Rzeczywistość wdrożeń systemów ERP w firmach produkcyjnych

Rzeczywistość wdrożeń systemów ERP w firmach produkcyjnych

Obraz polskiego przemysłu, opartego na konkurowaniu tanią siłą roboczą powoli się zmienia, wciąż jednak zbyt wolno! Excel? Przyjmie wszystko i mimo wdrażania wyrafinowanych systemów ERP, wciąż króluje w rodzimych zakładach produkcyjnych.

Jak wygląda rzeczywistość i poziom wdrożenia systemów ERP w polskich firmach produkcyjnych? Jak to naprawdę zmienić, by Polska stała się liderem innowacji w przemyśle w naszym regionie? Sprawdźmy!

Czego dowiesz się z lektury?

• Excel rządzi, mimo że są systemy ERP czy MES – wiele polskich firm produkcyjnych ma drogie systemy ERP, ale na hali wciąż króluje Excel, bo jest elastyczny i dopasowany do potrzeb. Niekoniecznie optymalny.
• Tradycyjne wdrożenia ERP to często porażka – koszt dla małych i średnich firm produkcyjnych (20-200 pracowników) wynosi zazwyczaj 45-120 tys. zł, czas wdrożenia 6-24 miesiące, opór pracowników i niedopasowanie do rzeczywistości produkcji powodują, że systemy nie są używane.
• Problem leży w podejściu – Firmy wybierają systemy dla prestiżu, nie pytając zespołu o potrzeby, co prowadzi do większego chaosu i istnienia dwóch równoległych systemów.
• Factory Plus to inna filozofia – wdrożenie w 14 dni, miesięczna opłata od 1500 zł, interfejs jak w telefonie, tablice kanbanowe zamiast skomplikowanych formularzy.
• Szybki zwrot inwestycji – klienci osiągają ROI nawet w 3-6 miesięcy dzięki 15% redukcji przestojów i 30% wzrostowi wydajności.

Przeczytaj również

• Wdrożenie systemu do kontroli produkcji – przewodnik na przykładzie firmy Tryumf
• Przestarzałe oprogramowanie to duży problem w organizacjach – raport
• Jakie są najczęstsze problemy właścicieli firm produkcyjnych i jak je rozwiązywać?

Jeżeli interesuje Cię podniesienie efektywności pracy w Twoim zakładzie, to subskrybuj nasz kanał YouTube i dowiedz się, jak nowoczesne systemy do zarządzania produkcją, zmieniają krajobraz polskiego przemysłu.

System ERP a MES – ważne rozróżnienie!

Zanim przejdziemy dalej, warto wyjaśnić podstawową różnicę. System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to kompleksowe oprogramowanie, wspierające zarządzanie całą firmą – od finansów, przez handel, po magazyn (rzadko produkcję). System MES (ang. Manufacturing Execution System) to wyspecjalizowane narzędzie, dedykowane wyłącznie do zarządzania produkcją i halą produkcyjną.

W praktyce wiele firm próbuje wykorzystać moduły produkcyjne ERP do zadań, które lepiej realizuje dedykowany MES, taki jak Factory Plus.

Polski przemysł zawieszony między Excelem a nowoczesnością

Rzeczywistość większości zakładów produkcyjnych w Polsce to często wciąż bardziej chaos i gaszenie pożarów, niż mapowanie i optymalizacja procesów biznesowych. Tak określają to sami menedżerowie i osoby związane z zarządzaniem produkcją. Systemy ERP owszem, są – wspierają procesy sprzedażowe, obsługę zamówień, księgowość oraz gospodarkę magazynową.

Problem w tym, że na poziomie planowania i realizacji produkcji, integracja ERP często kończy się niepowodzeniem. Moduły produkcyjne pozostają niewykorzystane, a rzeczywiste zarządzanie halą produkcyjną wciąż opiera się na rozproszonych arkuszach i dokumentach.

Efekt? Na produkcji nadal każdy ma gdzieś schowanego swojego Excela. Dlaczego? Bo Excel jest dopasowany do potrzeb – możesz go łatwo modyfikować, wprowadzać zmiany na bieżąco, dostosować do własnego działu, a nawet do swoich bardzo indywidualnych upodobań. Nie potrzebujesz prosić informatyka o każdą zmianę.

Niestety, gdy kierownik idzie na urlop, produkcja praktycznie staje, bo nikt nie wie, o co chodzi w jego Excelu – albo co gorsza, nikt nie ma do niego dostępu. Cała wiedza o zleceniach, terminach i priorytetach jest w głowie jednej osoby lub w arkuszu na jego komputerze.

A w dodatku każdy ma “swojego Excela”…

Jak naprawdę wygląda wdrożenie systemu ERP? Nie zawsze jest kolorowo…

Dlaczego właściwie ludzie wdrażają drogie oprogramowanie ERP, z którego potem nikt nie chce korzystać? Dlaczego nikt nie chce korzystać z systemów, które przecież mają usprawnić pracę – przynajmniej w teorii. Przyjrzyjmy się, jak często wygląda proces decyzyjny.

Faza odkrycia – czyli zarząd poznaje własną firmę

Analiza przedwdrożeniowa to moment, gdy zarząd często ze zdziwieniem odkrywa, jak naprawdę funkcjonuje firma. Okazuje się, że każdy dział przedsiębiorstwa stworzył własne procedury. Produkcja inaczej liczy stany niż magazyn, handlowcy obiecują terminy, których nikt nie jest w stanie dotrzymać.

Konsultanci próbują to wszystko zmapować i ujednolicić. Powstaje dokument analizy – często na kilkadziesiąt stron – który ma określić docelowy model działania. Problem? Ten model jest mocno teoretyczny, a rzeczywistość produkcji bywa nieprzewidywalna.

Co więcej, często ta “faza odkrycia” nie jest równoznaczna z rzeczywistym odkryciem swoich potrzeb. Właściciele i prezesi niejednokrotnie kierują się zgoła innymi pobudkami. Często jest to myśl “konkurencja wdrożyła, to my nie możemy być gorsi, a w dodatku są dofinansowania do wykorzystania” albo “mamy chaos w firmie i kierownicy nie wiedzą, jak sobie z nim poradzić, więc na pewno wdrożenie ERP rozwiąże problem”.

Niestety, w tym miejscu często nikt nie szuka prawdziwej przyczyny problemów i zaniedbań. Osoby decyzyjne nie pytają zespołu – co myśli o zakupie nowego systemu klasy ERP do zakładu produkcyjnego. Decyzja jest podejmowana ponad głowami osób, od których faktycznie zależy powodzenie wdrożenia oprogrogramowania do zarządzania produkcją. To droga donikąd – a właściwie do jeszcze większego chaosu!

Migracja danych – nowe porządki w bałaganie budowanym od lat

Przygotowanie danych do migracji to odkrywanie lat zaniedbań. Indeksy materiałowe są zdublowane lub przestarzałe. Struktury wyrobów (tzw. BOM) nie były aktualizowane od dekady. Czasy technologiczne? Często wzięte z sufitu, bo “zawsze tak robiliśmy”.

Firma musi zatrudnić dodatkowe osoby tylko po to, by uporządkować dane przed wrzuceniem ich do systemu. Parametryzacja i konfiguracja systemu przy współpracy konsultantów zajmuje miesiące. Każda zmiana wymaga kolejnych uzgodnień i testów. Mijają dni, miesiące, a czasem lata, zanim nowy system zarządzania produkcją zostanie w pełni zaimplementowany.

Pojawia się opór pracowników – “kierowniku, ale po co nam to?”

Szkolenia z tradycyjnych, skomplikowanych systemów czy modułów produkcyjnych ERP, napotykają na mur niechęci. Planiści produkcji, liderowie zmian i brygadziści – czyli osoby, które faktycznie mają dostęp do systemów produkcyjnych – boją się, że aplikacja będzie ich monitorować. “Będą mierzyć mi czasy, okaże się, że jestem niewydajny, stracę pracę” – te obawy kadry średniego szczebla na produkcji nie są odosobnione.

Gdy po miesiącach przygotowań przychodzi dzień startu, pierwsze tygodnie to katastrofa. Produkcja zwalnia, bo nikt nie wie, jak obsługiwać nowy system. Po kilku tygodniach frustracji kadra zarządzająca produkcją wraca do tego, co zna – do Excela i papierowych kartek.

W efekcie jest jeszcze gorzej, bo równolegle działa nowy system ERP i dziesiątki rozmaitych arkuszy Excela…

Jakie są prawdziwe koszty wdrożenia ERP w firmie produkcyjnej?

Wdrożenie systemu ERP w małej lub średniej firmie produkcyjnej (20-200 pracowników) to zazwyczaj wydatek w przedziale 45-120 tysięcy złotych za podstawową konfigurację. W przypadku rozbudowanych wdrożeń z wieloma modułami, inwestycje mogą sięgać nawet 200-300 tysięcy złotych. Do tego dochodzi szereg ukrytych kosztów.

• Przestoje produkcji podczas wdrożenia.
• Czas pracowników spędzony na szkoleniach i testach.
• Zatrudnienie dodatkowych osób do obsługi systemu.
• Spadek wydajności w pierwszych miesiącach.
• Koszty integracji z innymi systemami w zakładzie.

Czas wdrożenia? Podstawowa konfiguracja to nawet 6-12 miesięcy. Pełne wdrożenie wszystkich modułów może trwać 2 lata. Przez ten czas Twoja firma działa na dwóch systemach równolegle – chaos? Gwarantowany! A przecież nie takich gwarancji potrzebujesz, prawda?

Dlaczego wdrożenia systemów ERP na produkcji często kończą się porażką?

Główny problem to niedopasowanie systemów do rzeczywistości produkcji. Większość systemów ERP powstała jako rozwiązania finansowo-księgowe, do których “doklejono” potem moduły produkcyjne, bo ktoś uznał, że to się dobrze sprzeda. I często miał rację. Niestety z perspektywy przemysłu to jak kupowanie sportowego samochodu do przewozu mebli – nikt Ci nie zabroni, ale to bez sensu.

Drugi problem to fakt, że decyzja o wdrożeniu często wypływa z mody lub kompleksów, o czym wspomnieliśmy już wcześniej. “Konkurencja ma SAP-a, to my też musimy mieć coś nowoczesnego”. Właściciel chce się pochwalić na spotkaniu branżowym, że firma jest innowacyjna i ma nowatorskie systemy informatyczne. Tyle że bez realnego zaangażowania kierownictwa oraz pracowników i przede wszystkim zrozumienia potrzeb produkcji, system staje się drogą ozdobą.

W czym Factory Plus od VISIX różni się od popularnego oprogramowania ERP?

Stworzony przez nas system do zarządzania produkcją Factory Plus powstał z obserwacji problemów opisanych powyżej. Nie jest zatem kolejnym systemem finansowym z doklejką produkcyjną, lecz rzeczywiście pełnoprawnym narzędziem dla przemysłu. To oprogramowanie MES stworzone od podstaw do zarządzania halą produkcyjną z naciskiem na firmy zatrudniające od 20 do 200 osób.

Jak wygląda nasze podejście?

• Wdrożenie w 14 dni, nie w 12 miesięcy.
• Miesięczna opłata zamiast ogromnej inwestycji.
• Tablice kanbanowe zamiast tabel i formularzy.
• Interfejs prosty, jak aplikacja w telefonie.
• Mamy gotowe procesy dla produkcji MŚP.

System nie wymaga miesięcy szkoleń ani armii konsultantów. Pracownicy uczą się obsługi w kilka dni, bo interfejs jest intuicyjny. Proces wdrożeniowy jest sprawny, a współpraca z nami – efektywna dla każdego.

Ile kosztuje wdrożenie Factory Plus?

Ile zapłacisz za pilotażowe wdrożenie Factory Plus? Cena wynosi 2900 zł netto online i 4900 zł netto w przypadku organizacji jednodniowego warsztatu w Twojej firmie. Miesięczny abonament za aplikację do zarządzania produkcją rozpoczyna się od 1500 zł netto dla kilkunastoosobowych firm. Większość klientów osiąga pełny zwrot już w 3-6 miesięcy dzięki redukcji przestojów o 15% i wzrostowi wydajności o nawet 30%.

Przeczytaj, dlaczego Factory Plus to warta uwagi alternatywa dla rozbudowanego systemu ERP i dobry wybór dla Ciebie.

Kiedy jest dobry moment na wdrożenie nowego systemu zarządzania produkcją?

Najlepszy moment na wdrożenie systemu zarządzania produkcją jest wtedy, gdy problemy zaczynają kosztować więcej niż rozwiązanie. Jeśli kierownik produkcji nie może pojechać na urlop, bo tylko on zna aktualny stan zleceń, to sygnał alarmowy. Gdy handlowcy nie potrafią podać terminów dostaw, a magazynier szuka materiałów zamiast je przygotowywać – to oznacza, że firma traci kontrolę nad procesami.

Warto działać zanim problemy staną się krytyczne. Firmy, które wdrażają systemy proaktywnie – gdy jeszcze “jakoś to funkcjonuje” – mają lepsze wyniki niż te, które czekają do momentu kryzysu. Wtedy zespół jest otwarty na zmiany, a nie skupia się tylko na gaszeniu pożarów.

Subskrybuj nasz kanał YouTube i dowiedz się więcej o nowoczesnym zarządzaniu produkcją!

Wdrożenia systemów ERP w polskich firmach produkcyjnych często kończą się rozczarowaniem. Wysokie koszty, długi czas implementacji i niedopasowanie do potrzeb produkcji sprawiają, że drogie systemy są wykorzystywane w minimalnym stopniu. Nasz system Factory Plus to odpowiedź na te problemy. Szybkie wdrożenie, przystępny koszt i koncentracja na rzeczywistych potrzebach produkcji.

Jeżeli interesuje Cię wiedza na temat rozwoju firmy produkcyjnej, dzięki wykorzystaniu praktycznych narzędzi informatycznych, takich jak Factory Plus, to subskrybuj nasz kanał YouTube i sięgaj po więcej!

FAQ – pytania, które zadaje każdy przedsiębiorca i prezes z branży produkcyjnej

Ile kosztuje wdrożenie ERP w małej firmie?

Tradycyjne systemy to koszt 45-120 tys. zł dla podstawowej konfiguracji w firmach MŚP, rozbudowane wdrożenia mogą sięgać 200-300 tys. zł plus miesięczne koszty utrzymania. Factory Plus działa w modelu subskrypcyjnym – od kilku tysięcy miesięcznie, bez wielkich wydatków na start. Mamy też wersję Factory Plus Light dostępną dla najmniejszych firm produkcyjnych.

Jak długo trwa implementacja systemu ERP?

Standardowe wdrożenie ERP to przeciętnie 6 miesięcy, a często rok lub więcej. Warto podkreślić, że nie zawsze jest ono konieczne. System MES, jakim jest Factory Plus możemy wspólnie uruchomić produkcyjnie w 14 dni.

Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu ERP?

Pierwszy błąd to wybór systemu nie pod potrzeby, a pod własne ego i ambicje. Drugi to próba wdrożenia ERP w przemyśle, bez zaangażowania pracowników. Trzeci to wiara, że drogi system do zarządzania produkcją rozwiąże problemy organizacyjne. System to narzędzie – bez zmiany procesów niewiele da, a nawet pogorszy sytuację.