Automatyzacja procesów biznesowych

Automatyzacja generowania ofert i wycen

Zbudowanie dobrej oferty to pierwszy krok w pozyskaniu zamówienia od klienta. 

Przygotowanie rzetelnej oferty i wyceny zajmuje często mnóstwo czasu i składa się wielu powtarzalnych czynności, takich jak policzenie kosztów zależnych od różnych parametrów (ilość, powierzchnia, grubość itd.).

Wiele z tych kroków można zautomatyzować w procesie ofertowania za pomocą gotowego lub dedykowanego oprogramowania, dzięki czemu nasz potencjalny klient otrzyma wycenę szybciej niż u konkurencji, a także sam proces przygotowania będzie mniej obciążający dla nas.

Automatyzacja obsługi klienta

Jakość obsługi klienta jest często decydującymi czynnikiem, który sprawia, że zostaje on z naszą firmą na dłużej. Warto zadbać o to, żeby każdy z klientów czuł się usatysfakcjonowany. Niestety wysoka jakość obsługi klienta wymaga dużych nakładów czasowych. Wykorzystując nowoczesne technologie, możemy znacznie ograniczyć czas poświęcany przez pracowników na żmudne i powtarzalne czynności. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów takich automatyzacji:

1. raportowanie informacji o statusie zlecenia,
2. obsługa klienta 24/7 w postaci ChatBota odpowiadającego na najczęściej,powtarzające się pytania,
3. cykliczne ankiety zadowolenia z usługi,
4. obsługa reklamacji i zwrotów towaru,
5. umawianie spotkań handlowych.

Automatyzacja przyjmowania zamówień

Proces przyjmowania nowych zamówień od klientów może zajmować dużo czasu i angażować kilku pracowników. Jest to szczególnie widoczne w przypadku bardzo dużej liczby zamówień składanych w skali miesiąca oraz w przypadku kiedy złożenie zamówienia na produkt wymaga bardzo szczegółowej parametryzacji złożonych produktów. Poniżej przedstawiamy przykłady automatyzacji w procesie przyjmowania zamówień:

1. Analiza treści wiadomości e-mail napływających do skrzynki odbiorczej firmy w celu wykrycia zamówień,
2. stworzenie centralnej bazy danych zamówień,
3. integracja z programem do fakturowania,
4. zarządzanie załącznikami do zamówień (schematy, zdjęcie, dokumenty itp.),
5. automatyczne przekazywanie zamówienia do systemu zarządzania produkcją.

Automatyzacja administracji

Administrowanie firmą to często dziesiątki arkuszy Excel i opasłe segregatory gromadzące dane na temat pracowników, umów, ofert itd. Możemy wdrożyć oprogramowanie do digitalizacji bazy dokumentów i zarządzania nimi co pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu na wyszukiwanie potrzebnych informacji i usprawni przepływ informacji pomiędzy działem administracji a resztą organizacji. Przykładowe automatyzacje w tym obszarze:

1. elektroniczny obieg dokumentów,
2. archiwizacja dokumentów,
3. generowanie dokumentów na podstawie informacji wprowadzonych do formularza,
4. powiadomienia i przypomnienia e-mail/sms.

Wyznacznikiem sukcesu wdrożenia automatyzacji w firmie są metryki obrazujące efektywność procesu przed i po wdrożeniu. Przykładami takich metryk mogą być:

1. porównanie czasu poświęconego przez pracowników na procesowanie 1 zamówienia obecnie i z wykorzystaniem systemu,
2. porównanie procentu błędów popełnionych w obsłudze zamówienia obecnie i po wdrożeniu systemu.

Sukces wdrożenia może zapewnić dogłębne zrozumienie, jak automatyzowane procesy działają obecnie, gdzie znajdują się wąskie gardła, co zużywa najwięcej zasobów firmy i jaki cel chcemy osiągnąć. Dlatego każde wdrożenie poprzedza analiza, którą często wykonujemy na podstawie wywiadów i materiałów zebranych podczas wizji lokalnej w siedzibie klienta. Efektem analizy przedwdrożeniowej jest dokument z rekomendacją dotyczącą wdrożenia odpowiedniego narzędzia IT, rozpisany na dokładne etapy i pokazujący jak cały proces automatyzacji będzie wyglądał w czasie i kogo z pracowników firmy będzie angażował.

Ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa ?

Cena przygotowania analizy przedwdrożeniowej zależy od rozmiaru firmy, liczby procesów do automatyzacji i poziomu ich skomplikowania. Ponieważ najczęściej konieczna jest wizja lokalna w siedzibie klienta, koszt zamyka się w kwocie kilku tysięcy złotych, uwzględniając koszty logistyki. W przypadku zdecydowania się na wdrożenie naszej automatyzacji koszt analizy jest wliczony w koszty wdrożenia.

Ile trwa analiza przedwdrożeniowa ?

W zależności od skomplikowania procesów biznesowych, analiza trwa od kilku tygodni do około miesiąca.

Czy mogę zrezygnować po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej?

Tak. Co więcej, mogą zdarzyć się sytuacje, w których sami będziemy rekomendowali rezygnację lub przełożenie wdrożenia, jeżeli uznamy że jego efekty nie byłyby opłacalne dla Twojej organizacji.
Brak wdrożenia zobowiązuje do opłaty za wykonanie dokumentów analizy przedwdrożeniowej.

Z jakich narzędzi korzystamy?

Bazujemy na oprogramowaniu firm zewnętrznych lub budujemy własne oprogramowanie jeżeli jest taka potrzeba. Często część procesu może zostać zautomatyzowana w oparciu o występujące na rynku oprogramowanie, a niektóre elementy wymagają stworzenia dedykowanej aplikacji. 

Do integracji pomiędzy systemami korzystamy z najlepszego na rynku integratora Zapier.

Co to jest Zapier ?

Zapier to narzędzie do automatyzacji zadań, które umożliwia łączenie różnych aplikacji i usług internetowych bez potrzeby programowania. Dzięki Zapier można tworzyć automatyczne przepływy pracy, tzw. „Zaps”, które uruchamiają określone akcje w jednej aplikacji na podstawie zdarzeń w innej. Jest szczególnie przydatne dla firm i indywidualnych użytkowników chcących usprawnić swoje procesy pracy i zaoszczędzić czas. Zapier obsługuje tysiące aplikacji, w tym popularne platformy takie jak Google Workspace, Slack, Trello i wiele innych.

Jeden z naszych klientów, lider branży obróbki metali z województwa dolnośląskiego poprosił nas o zautomatyzowanie rozbudowanego procesu przyjmowania zamówień.

Po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej okazało się, że optymalnym rozwiązaniem będzie zbudowanie dedykowanego oprogramowania.
Poniżej pokazujemy, jak wygląda zautomatyzowany proces: