Rozmowa z kierownikiem produkcji Mateuszem Królem i recenzja aplikacji FACTORY plus w 10 punktach

Żeby napisać recenzję książki trzeba ją najpierw przeczytać. To samo w przypadku restauracji – ocenić jej menu można dopiero po skosztowaniu zaserwowanych dań. Oczywistym jest, że najbardziej rzetelne recenzje dają ci, którzy przetestowali produkt na własnej skórze. Dlatego też postanowiliśmy zapytać użytkowników aplikacji FACTORY plus o ich wrażenia.

Zaprosiliśmy do rozmowy Mateusza Króla, planistę i kierownika produkcji w firmie STRAMA, działającej od lat w branży meblarskiej. Aplikację do zarządzania produkcją FACTORY plus wprowadzili ponad rok przed naszą rozmową. Obecnie w firmie jest zatrudnionych 80 osób, ale jeszcze w tym roku planują zwiększyć zatrudnienie do 200.

Podczas rozmowy wyłoniły się nam główne punkty, na które warto zwrócić uwagę rozważając wdrożenie aplikacji do zarządzania produkcją.

1. Kulawe trio. Rozliczenie produkcji, procesy nadzorcze i harmonogramowanie

Aplikacja do zarządzania produkcją nie jest oczywistą potrzebą, która pojawia się w firmie w tym samym czasie co konieczność zakupu narzędzi, laptopa, czy samochodu służbowego. Wiele firm funkcjonuje bez aplikacji przez lata, a jednak bez samochodu, narzędzi, czy laptopa byłoby to niemożliwe. Kiedy zatem pojawia się pomysł, że trzeba wdrożyć coś jeszcze i jakie sytuacje go wywołują? O zwiastunach wdrożenia aplikacji do zarządzania produkcją mówi Mateusz Król:

„Przede wszystkim rozliczenie produkcji było dla nas dużym problemem, ponieważ opierało się ono na starym systemie zapisów, kartek, segregatorów i bardzo dużej dokumentacji papierowej. Było to uciążliwe, ponieważ jedna osoba musiała pisać sprawozdania, druga sprawdzać, przeliczać, robić z tego raporty, a to wszystko trwało. Ten czas można było wykorzystać na zupełnie inne działania. (…) W firmach, w których wcześniej pracowałem dokumentacja była w formie papierowej. Jako młodą osobę – przerażały mnie takie rozwiązania. Wielkie sterty papierologii, które trzymało się w jakichś regałach – nikt nie miał czasu tego analizować i robił się z tego wielki bałagan”.

Wszędzie tam, gdzie pojawia się duża ilość danych do przetworzenia, których nie da się przeanalizować w krótkim czasie, papierowa wersja dokumentacji przestaje spełniać swoją funkcję. Okazuje się, że istnieją trzy główne elementy zarządzania pracą na produkcji, które mogą być w prosty sposób lepiej zorganizowane, dzięki przejściu z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

„Teraz, po wdrożeniu FACTORY plus, dane można wyciągać dużo szybciej, a nawet w czasie rzeczywistym. Możemy też dużo szybciej reagować na pewne rzeczy. Zanim coś przeanalizujemy, program robi to za nas, a my możemy reagować od razu. (…) Jest to bardzo duże ułatwienie jeśli chodzi o procesy nadzorcze, procesy harmonogramowania lub sprawdzania tego co się aktualnie dzieje, a przede wszystkim rozliczania”.

2. Dwa światy. Produkcja przed i po wdrożeniu.

Okazuje się, że dokumentacja papierowa jest nadal dość popularna w polskich firmach. Skoro już dawno przestała ona spełniać swoją funkcję, trzeba rozejrzeć się za alternatywą. Jak bardzo różnią się te dwa produkcyjne światy? Jak jest teraz, a jak byłoby bez aplikacji do zarządzania produkcją?

„Trzymając dane na komputerze, na serwerze, czy gdzieś w jakiejś chmurze jest do nich dostęp przez cały czas. Można je archiwizować w nieskończoność i tak naprawdę zajmują one dosłownie centymetry, a nie metry sześcienne. Co ważne, jest do nich dostęp on-line. Możemy z każdego miejsca sprawdzić co się dzieje w danej chwili w pracy. Bez aplikacji nie mógłbym tego zrobić siedząc w domu, tylko musiałbym pojechać do firmy i tam zorientować się co się dzieje”.

Jak wygląda kontrola produkcji w czasie rzeczywistym?

Co daje taka opcja względem rozwiązania sprzed wdrożenia aplikacji?

„Mogę w każdej chwili, z dowolnego miejsca zalogować się do aplikacji i zobaczyć, że np. na danym stanowisku jest jakiś przestój, produkcja jest spowolniona lub nic się nie dzieje od np. 40 minut. Oczywiście pomagają w tym też kamery.

Jeśli widzę, że od jakiegoś czasu nic się nie dzieje, włączam sobie wówczas kamerę i mogę zadzwonić, żeby zapytać co się stało. Bez aplikacji byłoby tak, że dopiero jutro rano, gdy przyszedłbym do pracy dowiedziałbym się, że przez całą zmianę produkcja stała. Nic się nie działo, bo któryś z szeregowych pracowników, lub kierownik zmiany nie umiał sobie poradzić z problemem, a że nie chciał zawracać mi głowy po godzinach pracy, to nic z tym nie zrobili. Z aplikacją można reagować od razu, w każdej chwili podejrzeć, czy wszystko idzie zgodnie z planem”.

3. Digitalizacja. Rozwiązanie przyniesione przez młode pokolenie.

Najczęściej pomoc poszukiwana jest na łamach różnych stron i blogów internetowych, gdzie ogromna ilość praktyków opowiada, w jaki sposób rozwiązali trudności na produkcji. Istnieją również firmy specjalizujące się w rozwiązywaniu takich problemów. Na rynku można kupić gotowe rozwiązania technologiczne w formie oprogramowania. Także na uczelniach wyższych pojawiły się już dawno kierunki, takie jak zarządzanie produkcją.

Czy zatem w razie problemów na produkcji trzeba skończyć dodatkowe studia?

Jeśli czytać, to które blogi, bo jest ich ogromna ilość w Internecie?

Co robić, gdy pojawia się problem z zarządzaniem i gdzie szukać pomysłu na jego rozwiązanie?

„Jestem młodym człowiekiem. Uważam, że należy zrobić wszystko, by za pośrednictwem digitalizacji usprawnić produkcję m. in. poprzez formy informatyczne lub wspomagane komputerowo. Zawsze staram się uprościć procedurę i zrobić to raz, a dobrze i zapomnieć o temacie. Kiedy przyszedłem do firmy i zobaczyłem jak to działa postanowiłem, że trzeba to zmienić i skomputeryzować. Zacząłem szukać różnych rozwiązań na rynku. Firma jeszcze wtedy była na tyle mała, że nie było nam potrzeba wielkiego systemu ERP. Myślę, że nawet, gdy dojdziemy do 200 zatrudnionych osób ten system nam się nadal będzie sprawdzał przez dłuższy okres. A później jak pojawi się tych zamówień dużo, dużo więcej, to będzie nam zależało na połączeniu tego z systemem sprzedaży i z fakturami”.

4. Obsługa. Kto, kiedy i dlaczego pokochał FACTORY plus.

Aplikacja do zarządzania produkcją FACTORY plus ma wprowadzić szeroko pojęty porządek w zarządzanie produkcją. Ma ułatwić harmonogramowanie, ustalanie priorytetów, a także umożliwić łatwe raportowanie i wyciąganie wniosków.

Takie funkcje ma większość aplikacji dostępnych na rynku. Dlaczego akurat aplikacja FACTORY plus została wybrana do firmy STRAMA?

„Przede wszystkim aplikacja FACTORY plus jest prosta w obsłudze. Szukałem czegoś takiego. Trafiłem na kilka aplikacji. Próbowałem postawić się w roli pracownika, który będzie ją obsługiwał na produkcji. Sprawdzałem kilka innych, ale były one zbyt szczegółowe. Pracownik był przyzwyczajony, że nic nie wypełniał, a jeśli nawet, to była to jedynie nazwa i ilość elementów. Zatem, gdyby nagle miał wypełniać kilka tabelek i danych, to pewnie by się wystraszył i nie wiadomo, czy by został w pracy. Tak właśnie ludzie podchodzą do zmian.

A gdy nasi pracownicy zobaczyli aplikację w takiej prostej formie i w równie prostym sposobie obsługi, chętniej do niej podeszli. Mamy sporo starszych pracowników. Dlatego, gdy zobaczyli na dotykowym tablecie przyciski ROZPOCZNIJ, ZATRZYMAJ odpowiadające symboliką PLAY, PAUZA standardowych ikon w dowolnym sprzęcie grającym – skojarzyli to ze znanym im dobrze magnetofonem, a nie ze skomplikowanym programem komputerowym. Dzięki temu aplikacja stała się bardziej przystępna dla nich i nie było zbyt wielkich problemów z wprowadzaniem systemu zwłaszcza ze względu na intuicyjny panel.

Przekonała mnie łatwość w obsłudze i prostota oraz dostęp do tych informacji, które potrzebujemy. Przeglądałem kilka innych podobnych programów, w których tego nie było”.

5. Aplikacja a pracownicy. Kto i czego się tak naprawdę boi?

Często zdarza się, że pracownicy czują dużą obawę i dystans przed wprowadzeniem programu. Boją się najczęściej o to, że ktoś im „dołoży roboty”, podniesie normy i będą przeładowani pracą. Boją się także o to, że ktoś pomyśli, że pracują za wolno i ich stanowisko jest zbędne, przez co stracą pracę. Żaden z tych przypadków nie sprzyja wprowadzaniu aplikacji. A przecież sukces całego przedsięwzięcia zależy właśnie od zaangażowania pracowników. To oni mają za zadanie wdrożyć pracę z aplikacją w codzienne obowiązki, żeby raportowanie weszło im w nawyk, bo jedynie systematyczne korzystanie z oprogramowania daje rzetelne wartości do analizy.

Jak zatem poradzić sobie z oporem pracowników?

„Nikt nie lubi zmian. Tu się pojawia pole do popisu dla kierowników zmian na produkcji, żeby wytłumaczyli pracownikom dlaczego i w jaki sposób mają korzystać z aplikacji. Wytłumaczyliśmy im, że nie jest ona po to, żeby im dołożyć pracy, albo ją utrudnić. Również nie po to, żebyśmy my mieli nad nimi większy nadzór. Aplikacja jest po to, żeby pracownik mógł w każdej chwili podejrzeć co zrobił, ile zrobił i nie musiał biegać za kartką czy długopisem. Wystarczy podejść do tabletu i kliknąć. Również dzięki kodom kreskowym może podejrzeć w aplikacji plik konstrukcyjny tego elementu i sprawdzić, czy dobrze go obrabia. Jeśli np. zgubi jakiś element, albo z jakiegoś powodu mu go brakuje, to może podejść na poprzednie stanowisko i w komputerze sprawdzić, czy ta osoba już to wykonała, czy jeszcze nie. Przez to ustali, czy się pomylił. Nie podchodząc z każdym problemem do kierownika pracownicy są bardziej samodzielni. W ten sposób poczuli, że wiele od nich zależy w naszym zakładzie”.

Każde wdrożenie musi trwać. Ludzie zapoznają się z programem, testują go, napotykają na trudności. Ile czasu trwało wdrożenie pracowników i korzystanie z aplikacji pełną parą?

„Jest to zróżnicowane. Osoby młodsze w zasadzie od razu podchwyciły co to jest, po co to jest i nie trzeba było im zbyt wiele tłumaczyć. W zasadzie z dnia na dzień, a z tygodnia na tydzień zaczęły podsuwać pomysły, co by im dodatkowo ułatwiło pracę. Ze starszymi osobami był trochę większy problem. Niektóre nawet w domu nie siadały do swojego komputera, bo się bały. A u nas pojawił się tablet dotykowy jako namiastka komputera i wtedy to już całkiem pojawiła się panika w oczach. Wówczas wybraliśmy sobie najbardziej opornego pracownika, który miał wpływ na resztę. I w chwili, kiedy on się przekonał, to reszta pracowników poszła za nim jak za pasterzem. Trwało to ok. 2-3 miesiące, ale dlatego, że budowaliśmy aplikację pod własne potrzeby firmy. Przy pierwszym podejściu było wiele informacji z produkcji, że to nie działa, a tamto mogłoby działać inaczej, bo na początku było wiele zmian. Ale później ludzie zaczęli korzystać z aplikacji, chcieli próbować, testować ją, nie robili oporów. Tak naprawdę szyliśmy aplikację na miarę w trakcie jej tworzenia. Dopiero w fabryce na żywo wychodziły pewne problemy, z których nie zdawaliśmy sobie wcześniej sprawy, że coś jeszcze może być potrzebne, że może się przydać. Wcześniej nie pomyśleliśmy o tym”.

6. Mamy to. Kluczowe funkcje aplikacji.

W aplikacji jest sporo funkcji przygotowanych dla przedsiębiorstw produkcyjnych. Nie wszystkie jednak przydają się w każdej firmie.

Które zatem funkcje w aplikacji FACTORY plus okazały się dla Państwa najważniejsze?

„Przede wszystkim planowanie kolejności pracy. Można sobie wybrać harmonogram, wg którego kluczowe elementy mają się poruszać po określonej ścieżce w fabryce. Chodzi o tzw. marszruty czyli kolejność wykonywanych działań.

Określony element z produkcji ma przeskoczyć na to stanowisko, później wrócić i znowu przeskoczyć. To widać w aplikacji w panelu administratora jak element przeskakuje w okienkach między maszynami.

Od niedawna kierownicy produkcji mogą to manualnie przenosić, ustawiać w odpowiednim priorytecie, co pozwala nam z poziomu komputera zarządzać całą produkcja. Wymalowaliśmy sobie na hali produkcyjnej pewne pola z oznaczeniami. Na etykietkach elementów drukujemy nazwy pól i dzięki temu, że jest opracowana marszruta pracownicy nie muszą się do nas przy każdym zleceniu zwracać i pytać gdzie mają szukać poszczególnych elementów, bo program im to powie. Stali się dzięki temu samodzielni”.

7. Czasowstrzymywacz potrzebny od zaraz. Gdzie widać oszczędność czasu po wprowadzeniu aplikacji?

Opierając zarządzanie produkcją na aplikacji, firma decyduje się na zaangażowanie określonych środków. Przede wszystkim chodzi o czas na wdrożenie, który musi poświęcić najpierw szczebel zarządzający, a następnie pracownicy przy dalszej asyście przełożonych. Tylko poprzez zaangażowanie z obu stron – kierownictwa i pracowników – wdrożenie aplikacji ma sens.

Ale skoro jest to czasochłonne, to gdzie widać oszczędność po wprowadzeniu aplikacji?

„Po wprowadzeniu aplikacji pojawiła się bardzo duża oszczędność czasu w administracji, a także w harmonogramowaniu i rozliczaniu produkcji. Bardzo dużą oszczędność widać też w przepływie informacji. Ktoś kto chce podjąć jakieś działanie lub decyzję może to zrobić z poziomu aplikacji, jeżeli ma do niej określone uprawnienia. Nie musi biec do kogoś, albo dzwonić i pytać, czy może tak zrobić. Telefon to też strata czasu. Z poziomu aplikacji może podjąć decyzję sam od razu. Później my możemy zweryfikować, czy była to dobra decyzja, czy zła”.

8. Zmiana. Jak aplikacja wpłynęła na firmę?

Wprowadzenie do firmy technologii ma na celu usprawnienie produkcji, która ma przynieść za sobą większą wydajność, sprzedaż, a w konsekwencji lepszą pozycję na rynku.

Czy widać w jaki sposób aplikacja wpłynęła na zmianę lokaty względem konkurencji?

„Cały czas próbujemy wyprzedzać konkurencję różnymi narzędziami. Takie mamy czasy, że klienci chcą zobaczyć szczegóły produkcji i nie chcą kupować kota w worku. Oprowadzając naszych klientów lub potencjalnych klientów po hali produkcyjnej i prezentując im cały proces produkcyjnym, jest to dla nas pewien prestiż. Wchodząc na halę widzą, że wszystko jest skomputeryzowane, są kody kreskowe, pracownik podchodzi ze skanerem, skanuje, uruchamia proces w aplikacji. To jest prestiż, którym można się pochwalić. Jest to możliwość pokazania klientowi, że idziemy z duchem czasu. To, co u nas kupi jest na pewno nowoczesne i stworzone przy użyciu najnowszych technologii”.

9. Nie dla wszystkich? Dla kogo zatem jest aplikacja FACTORY plus?

Usprawnień w procesie produkcyjnym szukają zarówno firmy kilkuosobowe, jak i kilkusetosobowe.

Czy każda z tych firm znajdzie coś dla siebie w tej aplikacji? Czy tylko czynnik ilości pracowników jest kluczem do podjęcia decyzji? Komu poleciłby pan wprowadzenie aplikacji FACTORY plus?

„Wszystkim od mikro do średnich przedsiębiorstw. Szefom, liderom, kierownikom takich przedsiębiorstw, którzy mają bardzo dużo danych do przetrawienia. Excel jest dobrym narzędziem, tylko kto ma czas na poznanie wszystkich jego super funkcji? FACTORY plus to gotowe narzędzie, którego raporty można eksportować do Excela. Natomiast ktoś, kto miałby przygotować takie narzędzie w Excelu musiałby poświęcić wiele miesięcy, jak nie lat, żeby zrobić coś podobnego. A jeszcze do tego nauczyć ludzi – to byłby problem. A FACTORY plus jest prostym narzędziem i naprawdę jest przystępne. Poleciłbym go każdemu kto chce zaoszczędzić czas, wiedzieć co się dzieje w jego firmie i za pomocą dosłownie 2-3 kliknięć wiedzieć co się stało w tym tygodniu, miesiącu, w ostatnich 3 godzinach lub nawet w przeciągu ostatniego roku. Raportowanie jest bardzo ważne. Bo wyciąganie takich informacje z segregatora, wpisywanie ich do Excela, sumowanie wyników – potrzeba na to ogromnej ilości czasu, a z aplikacją jest to proste. Za niewielkie pieniądze jest to bardzo fajne narzędzie m. in. właśnie do raportowania”.

10. A gdyby tak się wycofać?

Czasami ludzie brną w wybraną drogę, bo boją się przyznać, że to co wybrali nie do końca spełnia ich oczekiwania. To nie jest podejście przedsiębiorcze, ale ambicje czasem biorą górę.

Czy pojawiają się również momenty zwątpienia, że nie wybraliście czegoś, co jest Wam dedykowane, że aplikacja nie „robi swojej roboty”? Czy widzi pan możliwość powrotu do wcześniejszych rozwiązań sprzed wprowadzania aplikacji?

„Zdecydowanie nie. Chyba, że cała sieć globalna Internetu padnie. Kiedyś nowy pracownik musiał szukać wszystkich informacji w segregatorach. Najpierw musiał się dowiedzieć w którym segregatorze ma w ogóle tego szukać. Ktoś musiał go w to wprowadzić. Teraz każdy element produkcyjny ma etykietę i nawet nowy pracownik może sam sprawdzić w programie co to jest i co ma z tym zrobić. Wdrożenie nowego pracownika w tryb pracy jest szybsze niż wcześniej. Wystarczy go nauczyć obsługi programu. A z informacji na etykietach dowie się reszty”.

Zobacz jak wygląda marszruta w nowym zleceniu wprowadzonym do aplikacji FACTORY plus.

Czytaj też…

Case study: Wdrożenie i działanie systemu do zarządzania produkcją w firmie Witowa https://visix.pl/case-study-wdrozenie-i-dzialanie-systemu-do-zarzadzania-produkcja-w-firmie-witowa/

Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie produkcją https://visix.pl/systemy-informatyczne-wspierajace-zarzadzanie-produkcja/

Optymalizacja kosztów produkcji w przedsiębiorstwie https://visix.pl/optymalizacja-kosztow-produkcji-w-przedsiebiorstwie/