Wdrożenie nowoczesnych technologii to oszczędność czasu w przedsiębiorstwie produkcyjnym

oszczędność czasu

Wdrożenie nowoczesnych technologii to oszczędność czasu w przedsiębiorstwie produkcyjnym


Każdy przedsiębiorca zakłada firmę, by odnieść sukces zarówno w sensie finansowym, jak i personalnym. Dobrze prosperujące przedsiębiorstwo jest powodem do dumy. Za rozwojem biznesu stoją dopracowane pomysły, kapitał, know-how, a także nowoczesne technologie. Digitalizacja – słowo, którego często boją się mali i średni przedsiębiorcy – to konieczność dla przedsiębiorstw, które chcą utrzymać się na rynku, rozwijać i odnieść sukces. Nie wystarczy inwestować. Trzeba też nauczyć się oszczędzać. I tu z pomocą przychodzą nowoczesne technologie.

Jak można oszczędzać w przedsiębiorstwie?

Pierwszą i najwyższą wartością jest czas. Jedni mówią, że czas to pieniądz, inni, że jest bezcenny. W każdym przypadku jego oszczędność wpływa na wyniki firmy. Oszczędności można wprowadzić w każdym dziale, redukując stanowiska, obcinając premie, prezenty okolicznościowe, zmieniając dostawców, samochody, lokal itp. Pomysłów jest wiele, natomiast trzeba dobrze rozważyć cięcia kosztów, bo nie zawsze zadziałają one na korzyść pracodawcy w takim wymiarze, w jakim by sobie tego życzył. Warto natomiast zawsze poszukiwać i wprowadzać oszczędność czasu.

Oszczędność czasu a dokumentacja

W każdym przedsiębiorstwie obieg dokumentacji ma swój porządek, a jego cykl zajmuje określoną ilość czasu. Umowy z kontrahentami, faktury, rozliczenia z biurem rachunkowym, zamówienia, dostawy – wszędzie pojawia się dokumentacja przychodząca i wychodząca. Część z nich musi być sporządzona w wersji papierowej zgodnie z obowiązującym prawem. Jednak korzystanie wyłącznie z papierowych dokumentów, co często nadal obowiązuje w wielu przedsiębiorstwach, pochłania niepotrzebnie zbyt dużą ilość czasu, a także obarczona jest ryzykiem popełnienia błędów. Człowiek jest omylny i wystarczy na chwilę rozproszyć uwagę, aby dokument trafił nie w to miejsce, gdzie powinien lub zagubił się w stertach kartek. Dokumenty w wersji papierowej to również stosy segregatorów, w których zawarte informacje trzeba nie tylko fizycznie gdzieś przechować, ale również zapewnić im odpowiednie zabezpieczenie.


Można zapanować nad tym procesem dzięki informatyzacji obiegu dokumentacji. Korzystając z aplikacji np. do zarządzania produkcją, wewnętrzny obieg dokumentów widoczny jest od zaraz dla użytkowników, którym dostęp przydziela administrator. Kiedy dociera dostawa, jest ona wprowadzana do systemu, a faktura w formie załącznika widoczna jest pod sygnaturą danego dostawcy. Zarówno dział księgowy, jak i np. kierownik produkcji mogą w każdej chwili sprawdzić szczegóły dostawy z własnego komputera, bez konieczności osobistej wizyty, czy nawet wykonania telefonu do działu księgowości, gdzie dopiero po przeszukaniu konkretnego segregatora można odnaleźć właściwy dokument z poszukiwanej dostawy. Kierownik produkcji może podjąć działanie od razu po odnalezieniu np. błędu w dostawie, bez konieczności czekania na odpowiedź z działu księgowości, gdzie nie zawsze jest czas na penetrację faktur w trybie natychmiastowym.


W formie załączników podpinane mogą być również rysunki techniczne, zdjęcia z reklamacji, czy np. procedura pakowania elementów. Wszystko widoczne w systemie pod danymi do konkretnego zlecenia, widoczne u każdego pracownika w jego indywidualnym profilu. Zmniejsza się wówczas szansa na pomyłkę, jeśli wytyczne są od razu widoczne na stanowiskach produkcyjnych, bez konieczności wizyt u przełożonego, uściślających co i w jakiej ilości należy wykonać pod dane zlecenie.

Oszczędność czasu a delegowanie zadań

Aplikacja do zarządzania produkcją pozwala na tworzenie powtarzalnych procesów produkcyjnych (marszrut) i schematu przepływu prac każdego pracownika, na każdej maszynie. Wprowadzając do systemu określony schemat produkcji wybranego elementu można z łatwością powtórzyć go na potrzeby nowego zlecenia zmieniając jedynie wybrane parametry dotyczące np. ilości, koloru, czy wymiarów. Zadanie pozostaje w pamięci systemu, zatem przedsiębiorca ustalający wytyczne dla danego zadania skupia się na aktualizacji kolejnych zleceń w systemie, bez konieczności każdorazowego wprowadzania pracowników kolejnych zmian.


Zadania wyświetlają się pracownikom na ich indywidualnych profilach. Wystarczy zalogować się podając hasło, a zlecenia wyświetlą się w kolejności od najpilniejszego. Pracownik nie musi zatem dopytywać przełożonego o zadania do wykonania, gdyż system informuje o jego zleceniach w danym dniu. Tu pojawia się oszczędność czasu pracownika, a także przełożonego. Administrator (przedsiębiorca) z własnego profilu widzi które zadania zostały rozpoczęte i jak efektywnie zarządzać pracownikami i parkiem maszynowym, by zoptymalizować korelację między nimi.


Zmiany te wydają się drobiazgiem, a jednak przyczyniają się w ogromnym stopniu do oszczędności czasu i pieniędzy. Nowoczesne technologie IT, pojawiające się w firmach w postaci prostych aplikacji do zarządzania produkcją wspomagają proces radzenia sobie z obowiązkami zarówno na hali produkcyjnej, jak i na szczeblu kierowniczym. Oszczędność czasu wynika również z łatwiejszego sposobu komunikowania się, gdzie w ramach każdego zlecenia przełożony może dodać uwagi dotyczące zlecenia, które nie umkną jak słowa wypowiedziane podczas spotkania.

Jak program do zarządzania produkcją pomaga w oszczędzaniu?

Istnieją dwa najważniejsze powody, dla których warto wprowadzić aplikację do zarządzania produkcją. Pierwszym jest pilnowanie terminowej realizacji zamówień, a drugim optymalizacja kosztów. Każdy z nich można nazwać synonimem oszczędności. Jeśli zostaną dopilnowane zakontraktowane terminy – nie będzie kar umownych, a precyzyjnie podana data realizacji zlecenia wpływa na wizerunek firmy jako stabilnego i dobrze zorganizowanego przedsiębiorstwa. Trzymanie się terminów pozwala planować inwestycje w odpowiednim dla przedsiębiorstwa czasie. Optymalizacja kosztów to wybieranie najlepszego rozwiązania, będącego wypadkową ceny, jakości i dostępności. Dobrze dopracowana kalkulacja, połączona z technologicznym przygotowaniem produkcji, harmonogramowanie i rozliczenie, którego efekty można w prosty, ale sumienny sposób zaraportować – to klucz do sukcesu każdej firmy produkcyjnej, która ma dostęp do danych w jak najkrótszym czasie.
Ważne, żeby zdecydować się na program, który jest łatwy w obsłudze, nie wymaga długiego procesu wdrożenia, a przez prosty interfejs będzie czytelny i zachęcający dla pracowników. Bo to od ich zaangażowania zależy powodzenie wprowadzenia aplikacji do przedsiębiorstwa.

Jakie inne korzyści dla przedsiębiorstwa dają nowoczesne technologie, w tym aplikacje do zarządzania produkcją?

  • Porządek. To często stan, którego pragną przedsiębiorcy patrząc na zasypane dokumentacją papierową biurka swoich pracowników. Porządek w pojawiających się zleceniach, w kolejności ich wykonywania, w szczegółach dotyczących zleceń – tak niewiele brakuje, by któraś z kartek z rysunkiem technicznym wysunęła się i wpadła między inną dokumentację. Jeśli zadania pojawiają się na liście zleceń nie ma wątpliwości co i w jakiej kolejności wykonać.
  • Czas pracy. Karty pracy to jeden z elementów codziennej rutyny, do której większość pracowników podchodzi niechętnie. Raczej nikt nie chce ich wypełniać, zajęcie to jest pracochłonne, łatwo o nadużycia, a możliwości ich interpretacji są dość trudne i pracochłonne, co wydłuża czas na dostęp do rzetelnych analiz. Kontrolując czas pracy maszyny i realną produktywność pracownika nie potrzeba już kart pracy. Wszystko jest widoczne na bieżąco, a raport można wygenerować każdego dnia po zakończeniu zmiany.
  • Komunikacja. Zarówno w delegowaniu obowiązków, jak i raportowaniu postępu prac, stanów magazynowych i awaryjności maszyn – aplikacja jest niezastąpionym narzędziem. Przez uporządkowanie zleceń eliminuje błędy, a przy każdym epizodzie informuje o awariach, czy brakach magazynowych, co pozwala przedsiębiorcy zareagować odpowiednio wcześnie, by wyeliminować zbędne przestoje.
  • Kontrola. Świadomość, że panuje się nad sytuacją musi obejmować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa i składające się na niego działy. W innym przypadku nie będzie poczucia kontroli. Obserwując procesy zachodzące w przedsiębiorstwie zarówno z perspektywy spływających zamówień, jak i działających maszyn, zaangażowanych pracowników, a także zrealizowanych zleceń i wpływających z tego tytułu zysków ma się poczucie kontroli nad swoim przedsiębiorstwem. Zwłaszcza, że w każdej chwili można mieć wpływ na dowolny element, a co najważniejsze – z dowolnego miejsca na świecie. Nie trzeba być fizycznie obecnym w firmie. Można zdalnie zarządzać i nadal mieć kontrolę.

Korzyści z wprowadzenia aplikacji do zarządzania produkcją

Oszczędność, nazywana często optymalizacją wydatków, to najprostszy sposób na załatanie dziury budżetowej lub odnalezienie środków na inwestycje bez konieczności podnoszenia cen, czy zmiany dostawców. Wystarczy przyjrzeć się procesom produkcyjnym i wyciągnąć odpowiednie wnioski. Jednak, by robić to regularnie i efektywnie przydaje się aplikacja do zarządzania produkcją. Niesie ona wiele korzyści dla przedsiębiorstwa:

• oszczędność czasu i pieniędzy,
• efektywny sposób organizacji pracy,
• skuteczne planowanie i harmonogramowanie produkcji ,
• optymalne wykorzystanie zasobów i obniżenie kosztów,
• skuteczna komunikacja wewnętrzna i szybkie korygowanie błędów,
• kontrola realizowanych zadań i terminowość,
• poprawa jakości wyrobów,
• zdalne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Wszystko to jest w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy. Jednak kluczem do sukcesu jest konsekwentne wdrożenie pracowników i ich regularne korzystanie z programu. Bez zaangażowania ze strony ludzi wszystkie wymienione korzyści pozostaną nadal celem, a nie elementem codziennej rzeczywistości. Warto zatem poświęcić czas na wdrożenie pracowników w obsługę systemu. Zwykle po ok. miesiącu regularnej pracy ani pracownicy, ani przedsiębiorca nie wracają do wcześniejszych przyzwyczajeń organizacji pracy.

Zdjęcie: freepik.com

Oferta Nasza misja Skontaktuj się

VISIX Systemy informatyczne
ul. Reja 19 62-100 Wągrowiec
NIP: 766 19 40 695
Zajmujemy się projektowaniem i wytwarzaniem zaawansowanych systemów
informatycznych wspierających pracę w rozmaitych dziedzinach przemysłu
i badań naukowych. Nasze oprogramowanie cechuje wysoka jakość wykonania,
minimalizm, ukierunkowanie na użytkownika oraz bardzo konkurencyjna cena.
(c) 2018 by VISIX, Theme by trendyWebStar modified by Leospace