Zdalne zarządzanie produkcją ze smakiem! [Case Study Anielskie Ciastka]

Nie od razu każda firma produkcyjna jest gotowa na cyfryzację procesów. Nasza historia współpracy z Anielskimi Ciastkami przy wdrożeniu Factory Plus pokazuje, dlaczego wielkość przedsiębiorstwa i dojrzałość organizacyjna determinują sukces wdrożenia systemu zarządzania produkcją.

W tym artykule chcemy przełamać branżową narrację o nieustających sukcesach i pokazać, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem.

Czego dowiesz się z lektury?

• Małe firmy często nie są gotowe na systemy MES – 3-4 osobowy zespół Anielskich Ciastek okazał się zbyt mały dla wdrożenia Factory Plus, zabrakło dedykowanej osoby do nadzoru systemu MES, a właścicielka była zbyt często w delegacjach. W praktyce, może się okazać, że taki zespół nie potrzebuje systemu na etapie produkcji – tutaj dużo zależy od jej specyfiki, rozsądnego poukładania procesów i połączenia różnych czynników.
• Google Forms może wystarczyć małej manufakturze – dla bardzo małych firm z kilkoma pracownikami formularze Google i bezpośrednia komunikacja mogą być bardziej praktyczne niż zaawansowany system zarządzania produkcją.
• Czynnik ludzki decyduje o sukcesie – pracownicy zapominali rejestrować operacje, a bez stałego nadzoru system nie dostarczał wiarygodnych danych. Powstało błędne koło, wymagające obecności właścicielki.
• Uczciwa rezygnacja to też sukces – VISIX i Anielskie Ciastka wspólnie uznali, że “może jeszcze nie ten moment”, pokazując wartość transparentności zamiast forsowania czegoś za wszelką cenę.

Przeczytaj również

• Case study: Wdrożenie i działanie systemu do zarządzania produkcją w firmie Witowa
• Case Study: wdrożenie systemu do zarządzania produkcją w firmie S-LAB
• Który program do zarządzania produkcją wybrać dla małej firmy produkcyjnej?

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie systemu MES, umożliwiającego zdalne zarządzanie produkcją, to subskrybuj nasz kanał YouTube. Dowiesz się, jak nowoczesne oprogramowanie do zarządzania produkcją, wspiera właścicieli oraz kadrę menedżerską.

Anielskie Ciastka – kilka słów o małej firmie produkcyjnej

Anielskie Ciastka to niewielka manufaktura cukiernicza z Torunia, specjalizująca się w produkcji personalizowanych ciastek z logo. Zespół liczy zaledwie 3-4 osoby łącznie z właścicielką, która sama opisuje genezę swojego biznesu:

“Od kiedy sięgam pamięcią, zawsze lubiłam słodkie. (…) Żeby zjeść dobre ciastko do popołudniowej kawy, sama zaczęłam je piec. Okazało się, że piekąc dla znajomych i przyjaciół, sprawiam im ogromną radość”.

Szczyt zamówień w Anielskich Ciastkach przypada na okres październik-styczeń, gdy firmy zamawiają prezenty firmowe i upominki świąteczne dla pracowników, klientów i partnerów biznesowych.

Właścicielka często przebywa w podróży służbowej, co stanowiło rosnący problem przy zarządzaniu produkcją. Zamówienia były zbierane przez formularze Google Forms – rozwiązanie proste, jednak niewystarczające przy rosnącej skali działalności i braku właścicielki na miejscu.

Wyzwanie, czyli jak zarządzać produkcją, będąc poza firmą?

Główne wyzwania, z którymi borykała się firma, koncentrowały się wokół organizacji pracy podczas nieobecności właścicielki. Jak wynika z analizy sytuacji, problemem była “naprawdę bardzo duża ilość zapytań” w okresie przedświątecznym oraz trudność z odpowiednim przechowywaniem i zarządzaniem tymi informacjami.

Firma potrzebowała systemu, który umożliwiłby dostęp do danych “z każdego miejsca na świecie”, co było szczególnie istotne dla właścicielki, często przebywającej w delegacjach.

Jakie warunki musiało spełniać rozwiązanie?

1. Dawać możliwość zdalnego monitorowania postępów produkcji.
2. Pozwalać na szybkie sprawdzenie statusu zlecenia.
3. Być na tyle proste, by pracownicy mogli z niego korzystać bez ciągłego nadzoru.

Zewnętrzny konsultant, współpracujący z właścicielką, znający wyzwania branży produkcyjnej, podjął się znalezienia odpowiedniego systemu i polecił właśnie nas.

Od diagnozy do wyboru aplikacji do zdalnego zarządzania produkcją Factory Plus

Konsultant, który sam “śledził na LinkedInie” różne firmy technologiczne, natrafił na VISIX i nasz system Factory Plus – aplikację online do zarządzania małą i średnią firmą produkcyjną. My zajęliśmy się zmapowaniem procesów oraz wdrożeniem.

Najważniejszym momentem na tym etapie była prezentacja online, w której uczestniczyły cztery osoby: właścicielka Anielskich Ciastek, konsultant oraz dwóch przedstawicieli VISIX, czyli Marcin oraz Filip. Spotkanie przebiegło pomyślnie i uzyskaliśmy wstępną akceptację..

System odpowiadał na zgłoszone problemy, oferując możliwość śledzenia produkcji z dowolnego miejsca. Po kilku dniach od prezentacji właścicielka podjęła decyzję o pilotażowym wdrożeniu i współpracy z nami.

Czas na wdrożenie i wycenę integracji Google Forms z Factory Plus

Wdrożenie rozpoczęło się od wyjazdu naszego zespołu do Torunia. W trakcie konfiguracji systemu pojawiło się istotne pytanie – czy możliwa jest integracja formularzy Google Forms z Factory Plus, tak aby dane z zamówień automatycznie trafiały do systemu jako zlecenia produkcyjne? Uwzględniliśmy to w wycenie implementacji Factory Plus, jednak finalnie ta propozycja została odrzucona.

Proces wdrożenia obejmował kilka etapów

• Konfigurację podstawowych modułów systemu pod specyfikę cukierni.
• Szkolenie pracowników z obsługi panelu produkcyjnego.
• Testowanie rejestracji czasu pracy na poszczególnych operacjach.
• Dostosowanie raportów do potrzeb małej firmy produkcyjnej.

Ze względu na koszty i wielkość firmy, właścicielka zdecydowała się rozpocząć od podstawowej wersji systemu, co oznaczało konieczność ręcznego wprowadzania zamówień do Factory Plus. To stało się jednym z problemów – dane trzeba było “wprowadzać w dwóch miejscach”, co generowało dodatkową pracę.

Dlaczego wdrożenie się nie powiodło i czego nas to nauczyło?

Ostatecznie współpraca zakończyła się rezygnacją z systemu. Marcin z VISIX otwarcie przyznaje: “finalnie to wdrożenie nam nie wyszło, do czego też się transparentnie przyznajemy”. Analiza przyczyn niepowodzenia ujawniła kilka współzależnych powodów.

Głównym problemem okazał się czynnik ludzki w małym zespole. Właścicielka skarżyła się: “muszę tam faktycznie doglądać, przypilnować pracowników, bo czasem zostawią, nie klikną, nie zrobią tego, że faktycznie rozpoczęte”. Pracownicy zapominali rejestrować rozpoczęcie i zakończenie operacji, a bez ciągłego nadzoru system nie dostarczał wiarygodnych danych.

Dodatkowym problemem były wyjazdy właścicielki – paradoksalnie właśnie wtedy, gdy zdalne zarządzanie produkcją było najbardziej potrzebne, brakowało osoby na miejscu do pilnowania, czy zespół właściwie używa systemu. Właścicielka nie miała czasu na wprowadzanie zleceń do systemu, a pracownicy nie rejestrowali swoich operacji. Powstało błędne koło – system miał pomóc w zarządzaniu firmą na odległość, ale wymagał stałej obecności do nadzorowania jego używania.

Zespół VISIX wyciągnął ważne wnioski z tego doświadczenia

• “Trzy osoby jednak to trochę mało” dla systemu MES.
• Firma była “zbyt zależna od właścicielki”.
• “Brakowało osoby, która mogłaby wziąć na siebie wdrożenie”.
• Czasami to “może jeszcze nie ten moment” dla cyfryzacji.
• Nie każda firma produkcyjna jest gotowa na taki krok.

Warto podkreślić profesjonalne podejście obu stron – zamiast forsować niedziałające rozwiązanie, wspólnie uznano, że małej manufakturze potrzeba więcej czasu na rozwój przed implementacją systemów informatycznych, takich jak aplikacja MES Factory Plus rozwijana przez VISIX.

Dla kogo system zarządzania produkcją Factory Plus jest odpowiedni?

Doświadczenie z Anielskimi Ciastkami pozwoliło nam lepiej zdefiniować optymalny profil klienta. System Factory Plus najlepiej sprawdza się w określonych warunkach organizacyjnych i strukturalnych.

Optymalne warunki dla wdrożenia systemu MES to przedsiębiorstwo, które spełnia następujące kryteria

• Zatrudnia minimum 5-6 pracowników produkcyjnych.
• Posiada wyodrębnioną funkcję kierownika produkcji lub brygadzisty.
• Ma ustabilizowane, powtarzalne procesy produkcyjne.
• Dysponuje osobą odpowiedzialną za utrzymanie ruchu systemu.
• Właściciel może oddelegować nadzór operacyjny innym osobom.

W firmach produkcyjnych o takiej strukturze system zarządzania produkcją pozwala na monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym. Dane produkcyjne są wprowadzane systematycznie, raporty odzwierciedlają faktyczny stan produkcji, a zarządzanie procesami produkcyjnymi może odbywać się zdalnie.

Większa liczba użytkowników oznacza też naturalną kontrolę wzajemną – pracownicy przypominają sobie nawzajem o rejestrowaniu operacji.

Zdalne zarządzanie produkcją w przedsiębiorstwie z Factory Plus

Nie każda firma produkcyjna potrzebuje oprogramowania MES czy ERP. Dla małej manufaktury z trzema pracownikami, dobrze działające Google Forms i bezpośrednia, ustrukturyzowana komunikacja mogą być wystarczającym rozwiązaniem na danym etapie rozwoju.

Sukces cyfryzacji w małej firmie produkcyjnej zależy nie od jakości systemu MES, ale przede wszystkim od gotowości organizacyjnej. Zdalne zarządzanie produkcją wymaga odpowiedniej kultury pracy, struktury zarządzania i zaangażowania całego zespołu. Technologia jest tylko narzędziem – bez odpowiednich procesów i ludzi nawet najlepszy system mes nie przyniesie oczekiwanych korzyści.

Historia współpracy VISIX z Anielskimi Ciastkami pokazuje też wartość uczciwości w branży IT. Zamiast obiecywać niemożliwe i forsować wdrożenia za wszelką cenę, czasem lepiej przyznać, że organizacja nie jest jeszcze gotowa.

Jak podsumowuje Marcin z VISIX: “nie staramy się sprzedawać na siłę, bo to później po prostu się mści”. Wierzymy, że to podejście buduje zaufanie i zostawia otwarte drzwi na przyszłość, gdy firma będzie gotowa na kolejny krok w rozwoju.

Zastanawiasz się, czy Twoja firma jest gotowa na system zarządzania produkcją?

Zespół VISIX przeprowadzi uczciwą analizę Twojej sytuacji. Czasem najlepszą rekomendacją jest poczekać – i to też jest wartościowa rada, która oszczędzi czas i pieniądze obu stronom.

FAQ – najczęstsze pytania o wdrożenia systemów w małych firmach produkcyjnych

Czy system Factory Plus można zintegrować z Google Forms lub innymi narzędziami do zbierania zamówień?

Tak, integracja jest technicznie możliwa. W przypadku Anielskich Ciastek wstępna wycena (odrzucona w kolejnym etapie), obejmowała integrację, która pozwoliłoby automatycznie przekształcać zgłoszenia z formularzy Google w zlecenia produkcyjne. Wymaga to jednak dodatkowej pracy programistycznej i może się wiązać z dodatkowymi kosztami. Dla małych firm często bardziej opłacalne jest rozpoczęcie od podstawowej wersji systemu i stopniowe rozbudowywanie integracji wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

Od jakiej wielkości firmy wdrożenie systemu MES ma sens ekonomiczny?

Doświadczenie z Anielskimi Ciastkami pokazało nam, że 3-4 osobowy zespół to może być za mało dla pełnego wykorzystania potencjału systemu zarządzania produkcją. Warto jednak podkreślić, że nie istnieje optymalna wielkość zespołu, stanowiąca rekomendację do wdrożenia. Bardziej liczy się specyfika produkcji, poukładane procesy czy określona hierarchia, a także gotowość samej organizacji na wdrożenie. Czynników jest naprawdę wiele.

 W mniejszych firmach Google Forms, arkusze kalkulacyjne i bezpośrednia komunikacja mogą być wystarczające i bardziej ekonomiczne.

Ile naprawdę kosztuje pilotażowe wdrożenie Factory Plus w małej firmie?

Pilotażowe wdrożenie Factory Plus kosztuje 2900 zł netto przy wdrożeniu online lub 4900 zł netto z jednodniowym warsztatem na miejscu. Miesięczny abonament zaczyna się od 1500 zł netto dla kilkunastoosobowych firm. To znacząco mniej niż tradycyjne systemy ERP, które dla firm MŚP kosztują 45-120 tysięcy złotych za podstawową konfigurację, nie licząc kosztów utrzymania. Warto dodać, że istnieje też wersja Factory Plus Light naszego systemu, której abonament zaczyna się od 450 zł/m-c.

Dlaczego pracownicy często opierają się przed używaniem nowych systemów produkcyjnych?

W przypadku Anielskich Ciastek problem polegał na tym, że pracownicy zapominali rejestrować operacje – “czasem zostawią, nie klikną”, jak relacjonowała właścicielka. To nie była zła wola, lecz naturalny opór przed zmianą przyzwyczajeń. Bez stałego nadzoru i przypominania, ludzie wracają do starych nawyków. Sukces wdrożenia wymaga przede wszystkim zaangażowania lidera na miejscu, który będzie pilnował systematycznego używania narzędzia, aż stanie się to normalnym nawykiem.

Co zrobić, gdy okaże się, że firma nie jest gotowa na system zarządzania produkcją?

Najważniejsze to uczciwa ocena sytuacji – tak jak w przypadku Anielskich Ciastek, gdzie wspólnie z VISIX doszli do wniosku, że “może jeszcze nie ten moment”. Rezygnacja z systemu na wczesnym etapie nie jest porażką, lecz dojrzałą i rozsądną decyzją biznesową. Lepiej poczekać na odpowiedni moment – gdy firma urośnie, ustabilizują się procesy i pojawi się osoba odpowiedzialna za nadzór systemu – niż forsować rozwiązanie, które nie przyniesie korzyści.