Który program do zarządzania produkcją wybrać dla małej firmy produkcyjnej?

Ten kompleksowy poradnik, przedstawi Ci, jak wybrać najlepsze rozwiązanie informatyczne dla Twojej firmy produkcyjnej. Znajdziesz tutaj porównanie różnych programów do zarządzania produkcją, uwzględniające funkcjonalności, skalowalność i dostosowanie do specyficznych potrzeb małych przedsiębiorstw.

Krok po kroku, z samymi konkretami, przejdziemy przez następujące tematy:

1️⃣ Jakie masz opcje, czyli różne klasy systemów informatycznych dedykowanych dla firm produkcyjnych

2️⃣ Nad czym się zastanowić zanim przystąpisz do testowania programów do zarządzania produkcją

3️⃣ Na co zwrócić uwagę podczas testowania danego programu

Dzięki temu będziesz mógł stworzyć sobie klarowny plan działania i podjąć właściwą decyzję, jaki program do zarządzania produkcją dla małej firmy będzie dla najlepszy. 

Masz wiele opcji. Pytanie, która z nich najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie?

Jeśli Twoja firma jest niewielka, ale rośnie, to wraz z nią rosną także wyzwania związane z zarządzaniem produkcją. 

Jeśli korzystałeś dotychczas z papierowych kartek do gromadzenia danych o produkcji albo z Excela, nadchodzi czas, żeby coś zmienić. Świat idzie do przodu i dlaczego nie ułatwić sobie zarządzania firmą, dzięki automatyzacji? 

Odpowiedzią na potrzeby firmy z sektora MŚP (przyjmijmy do 100 pracowników) jest prosty program do zarządzania produkcją. Dlaczego prosty? Ponieważ, jeśli Twoja firma jest mała lub średnia, na 99% nie potrzebujesz wielkich systemów z setkami funkcji, które kosztują po kilka tysięcy albo nawet miliona złotych.

Od czego zacząć?

✅ Poznaj różne możliwości

✅ Ustal swoje cele i potrzeby

✅ Przeanalizuj dostępne na rynku opcje

✅ Zacznij testować wybrany program

Zacznijmy od poznania możliwości, czyli klasy systemów informatycznych stosowanych w firmach produkcyjnych

Poniższe systemy informatyczne są często wykorzystywane w firmach produkcyjnych, aby zautomatyzować i zoptymalizować procesy biznesowe, co przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości i lepszego zarządzania zasobami.

ERP (Enterprise Resource Planning)

System ERP zapewnia centralne zarządzanie kluczowymi procesami biznesowymi, takimi jak zarządzanie zasobami ludzkimi, finanse, logistyka, zamówienia, produkcja itp. ERP integruje różne działy organizacji, umożliwiając lepszą synchronizację działań i udostępnianie danych wewnątrz firmy.

Koszty: 

ERP to system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, który kosztuje od kilkudziesięciu tysięcy złotych do nawet milionów złotych. Z racji ceny i wysokiego poziomu zaawansowania nie jest wykorzystywany w małych firmach.

MES (Manufacturing Execution System)

MES to system wykonawczy dla produkcji. Jest odpowiedzialny za śledzenie i kontrolowanie procesów produkcyjnych w czasie rzeczywistym. MES gromadzi dane z różnych źródeł w fabryce, takich jak maszyny, urządzenia, pracownicy itp. Dostarcza informacje o postępie produkcji, efektywności, jakości i zasobach.

Koszty:

Systemem MES jest np. FACTORY plus – program dedykowany małym i średnim firmom. Kosztuje 325 zł za 5 użytkowników miesięcznie i 45 zł za każdego kolejnego. 

CMMS (Computerized Maintenance Management System)

CMMS to zautomatyzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu. Jest używany do planowania, nadzorowania i utrzymania infrastruktury technicznej oraz urządzeń produkcyjnych. CMMS pomaga w harmonogramowaniu przeglądów, napraw, konserwacji i zarządzaniu zapasami części zamiennych.

CRM (Customer Relationship Management)

CRM to system zarządzania relacjami z klientami. Służy do zarządzania i śledzenia interakcji z klientami, zarządzania sprzedażą, kampaniami marketingowymi i obsługą klienta. CRM pomaga w utrzymywaniu pozytywnych relacji z klientami, śledzeniu historii komunikacji i dostarczaniu lepszych doświadczeń klientom.

MRP (Material Requirements Planning)

MRP to system planowania zapotrzebowania na materiały. Umożliwia śledzenie i zarządzanie potrzebnymi materiałami do produkcji na podstawie harmonogramu produkcji i prognoz popytu. MRP uwzględnia dostępność zapasów, zamówienia klientów i inne czynniki, aby określić optymalne zapotrzebowanie na materiały.

WMS (Warehouse Management System)

WMS to system zarządzania magazynem. Pomaga w skutecznym zarządzaniu operacjami magazynowymi, takimi jak odbiór, składowanie, wydawanie i śledzenie zapasów. WMS kontroluje lokalizację towarów, optymalizuje układ magazynu i ułatwia zarządzanie przepływem materiałów.

Kiedy już wiesz, jakie typy systemów są wykorzystywane przez firmy produkcyjne, czas zastanowić się nad swoimi potrzebami  i oczekiwaniami.

Co trzeba rozważyć podczas wdrożenia systemu do zarządzania produkcją? 10 przykazań

1️⃣ Zrozumienie potrzeb i celów

Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie potrzeb i celów przedsiębiorstwa. Należy określić, jakie funkcje i możliwości są niezbędne dla efektywnego zarządzania produkcją, jakie problemy mają być rozwiązane i jakie cele mają zostać osiągnięte.

Przykładowo, jeden z naszych klientów, tak mówił o potrzebach dotyczących programu do zarządzania produkcją:

(…) szukaliśmy innego rozwiązania niż tzw. statyczny Excel, który wymaga bardzo dobrego nadzorowania. Żeby Excel mógł rzeczywiście odzwierciedlać plan produkcji, różnorodność zleceń i terminów, trzeba wykonywać regularnie bardzo dużo pracy. (…) 

zdarzało się, że pewne zlecenia potrafiły zginąć, a kontrola terminu wykonania była mocno utrudniona w natłoku informacji. Postanowiłem więc poszukać odpowiedniego systemu, który wyeliminuje bieżące problemy.”

Cały wywiad z naszym klientem, który korzysta z systemu FACTORY plus możesz przeczytać tutaj:

Case study: Wdrożenie i działanie systemu do zarządzania produkcją w firmie Witowa

2️⃣ Integracja z istniejącymi systemami

Ważne jest, aby uwzględnić istniejącą infrastrukturę IT i systemy w przedsiębiorstwie. Program do zarządzania produkcją powinien być łatwo integrowalny z innymi systemami, które chcesz wykorzystywać w firmie, aby zapewnić płynny przepływ danych i informacji.

3️⃣ Skalowalność i elastyczność

Warto mieć na uwadze, czy system jest skalowalny i elastyczny. Firmy często rozwijają się i zmieniają, dlatego ważne jest, aby system mógł rosnąć i dostosować się do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

4️⃣ Interfejs użytkownika

Przy wyborze systemu MES (który sprawdza się świetnie w małych i średnich firmach produkcyjnych) warto zwrócić uwagę na intuicyjny interfejs użytkownika. System powinien być łatwy w obsłudze i zapewniać czytelne, zrozumiałe informacje dla użytkowników.

Archaicznym interfejsom mówimy NIE:

Zobacz widok z programu do zarządzania produkcją FACTORY plus, na którym widzimy PROSTY I NOWOCZESNY interfejs użytkownika (pracownika).

Interfejs posiada tylko najważniejsze funkcje, żeby jak najbardziej ułatwić każdemu jego obsługę.

Interfejs pracownika zawiera:

✅ listę maszyn, na których pracuje dana osoba

✅ po wejściu w daną maszynę, zadania do wykonania 

✅ po wejściu w zadanie, przyciski Rozpocznij, Zakończ (czas pracy zapisuje się w programie automatycznie)

✅ możliwość wpisania uwag do realizowanego zlecenia

5️⃣ Analiza danych i raportowanie

Program do zarządzania produkcją dla małej firmy produkcyjnej powinien umożliwiać analizę danych i generowanie raportów. Ważne jest, aby w łatwy sposób uzyskiwać informacje na temat wydajności produkcji, jakości, czasów przestojów itp., aby podejmować odpowiednie decyzje i wprowadzać ulepszenia. Dzięki temu firma będzie mogła szybciej się rozwijać.

6️⃣ Zgodność z przepisami i normami

W zależności od branży i lokalizacji, przedsiębiorstwa muszą przestrzegać różnych przepisów i norm regulujących produkcję. System zarządzania produkcją powinien być zgodny z wymaganiami branżowymi i mieć funkcje umożliwiające śledzenie i spełnianie tych przepisów.

7️⃣ Dostępność mobilna

W dzisiejszych czasach mobilność jest coraz ważniejsza. Przydatny może być wybór systemu, który oferuje dostęp mobilny, umożliwiający zarządzanie produkcją i dostęp do informacji z dowolnego miejsca i urządzenia.

8️⃣ Wsparcie techniczne i szkolenia dla pracowników

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, jakie wsparcie techniczne oferuje dostawca systemu do zarządzania produkcją. Ważne jest, aby mieć pewność, że można liczyć na pomoc w przypadku problemów czy awarii. Również zapewnienie odpowiednich szkoleń dla personelu jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia systemu.

9️⃣ Bezpieczeństwo danych

Przedsiębiorstwa muszą chronić swoje dane przed zagrożeniami. Warto upewnić się, że system ma odpowiednie mechanizmy zabezpieczające dane i chroniące je przed nieautoryzowanym dostępem czy utratą.

🔟 Referencje i opinie

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić opinie innych klientów i korzystać z referencji dostawcy systemu MES. To pomoże w ocenie jakości systemu i potwierdzić, czy dostawca spełnia oczekiwania.

Zaczynamy testy

🌐 Dostęp online z każdego miejsca na świecie  

Założenie jest takie, że program do zarządzania produkcją dla małej firmy produkcyjnej ma oszczędzać Twój czas i pieniądze, a także ułatwiać prowadzenie działalności.

Jeśli więc chcesz móc wyjeżdżać poza firmę, nie martwiąc się o to, co dzieje się aktualnie na produkcji, postaw na program, który:

✅ aktualizuje dane w czasie rzeczywistym (pracownik raportuje daną czynność, a Ty widzisz ją od razu, nawet będąc na drugim końcu świata)

✅ masz dostęp do niego online (wystarczy Ci dostęp do Internetu i tablet/laptop)

📅 Czytelny plan produkcji

W programie FACTORY plus otrzymujesz dostęp do planu produkcji w postaci tablicy Kanban. Pozwala to łatwo uporządkować zlecenia w ustalonej kolejności. Widzisz kolejność prac na danym stanowisku i ich status. Jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz przenosić zlecenia między maszynami za pomocą strzałeczek widocznych w prawym górnym rogu każdego zlecenia. Co zyskasz? Odpowiednio zaplanowane prace pomogą eliminować:

✅ nadprodukcję,

✅ niepotrzebne koszty,

✅ opóźnienia,

✅ niedopowiedzenia.

👷‍♂️ Prosty panel użytkownika dla Twoich pracowników (który nie wymaga długiej nauki)

Plan produkcji jest czytelny nie tylko dla Ciebie, ale także dla Twoich pracowników. Każdy z nich może otrzymywać od Ciebie zlecenia, które przypisujesz im za pomocą kilku kliknięć w programie (dodaj nowe zlecenie + wpisz szczegóły zamówienia + przypisz je do stanowiska i pracownika). 

Świetną funkcją w programach do zarządzania produkcją, jest opcja dodawania do zlecenia:

✅ zdjęć

✅ rysunków

✅ innych załączników dot. zlecenia

✅ Twoich uwag i komentarzy

Wpisując to wszystko przy jednym zleceniu, pracownik w czasie rzeczywistym może to odczytać. 

Dzięki temu oszczędzasz mnóstwo czasu (i tym samym pieniędzy), które musiałbyś poświęcić na tłumaczenie pracownikowi, co, jak i kiedy ma zrobić. 

Nie ma wymówek, że coś nie zostało przekazane lub inaczej zrozumiane. Wszystko jest zapisane w programie do zarządzania produkcją.

To także ogromny atut dla samych pracowników – nie muszą szukać kierownika czy właściciela, żeby dowiadywać się wielu rzeczy. Prawidłowe odczytanie danych ze zlecenia jest bardzo proste, dzięki prostemu interfejsowi pracownika.

Chcesz wiedzieć, ile dokładnie możesz zaoszczędzić korzystając z programu do zarządzania produkcją?

Podajemy dokładne KWOTY:

Ile pieniędzy możesz zaoszczędzić, dzięki FACTORY plus?

Łatwe zarządzanie magazynem, które pozwoli wyeliminować marnotrawstwo

W FACTORY plus magazyn został podzielony na cztery kategorie: PRODUKTY, PÓŁPRODUKTY, ODPADY i SUROWCE. Powyższy podział może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstwa np.:

✅ lepszą organizację magazynu, 

✅ łatwiejszą kontrolę stanów magazynowych, 

✅ poprawę wydajności procesu produkcyjnego, 

✅ łatwiejsze zarządzanie odpadami,

✅ optymalizację procesów produkcyjnych.

W takim programie możesz też łatwo przyjmować nowe dostawy i wydawać produkty z magazynu, a wszystkie działania są zapisywane w historii zmian. 

Zawsze możesz potem prześledzić, co się zadziało, co zostało wydane, ile materiału przyjęto, na co został zużyty itp.

Zobacz, jak to wygląda w FACTORY plus:

📊 Szybkie generowanie raportów produkcji, które umożliwią Ci analizę zdarzeń

Raport produkcji w systemie FACTORY plus zawiera wszystkie chronologicznie ułożone zdarzenia, jakie następowały po kolei w trakcie pracy nad zaplanowanymi zleceniami. 

Taka zapisana historia zdarzeń może przyczynić się do:

✅ znacznej poprawy kontroli jakości, 

✅ lepszego zarządzania zapasami, 

✅ zwiększenia efektywności produkcji, 

✅ ułatwić audyty i inspekcje,

✅ zwiększyć zadowolenie i zaufanie Twoich klientów.

Kiedy NIE powinieneś wybrać FACTORY plus? 5 sytuacji

Jeśli dotyczy Cię, któryś z poniższych 5 punktów, nasz system MES, czyli FACTORY plus może nie sprawdzić się u Ciebie w firmie.

Jesteś właścicielem firmy powyżej 150 pracowników

Program powstał z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach, dlatego nie jest stworzony w oparciu o potrzeby dużych firm produkcyjnych. 

Jeśli jesteś właścicielem firmy produkcyjnej powyżej 150 pracowników, warto rozważyć bardziej zaawansowane systemy typu ERP.

Dopiero otwierasz firmę i masz 2 pracowników

Jeśli jesteś z kolei na początku swojej drogi rozwoju firmy produkcyjnej, FACTORY plus może okazać się zbędnym wydatkiem. Na produkcji pracują 2 osoby, więc przepływ informacji może być szybki bez konieczności raportowania w programie. Zdarzeń nie ma wiele, więc raport produkcji w programie również mógłby nie być przez Ciebie wykorzystywany w pełni.

W takiej sytuacji możesz rozważyć zakup FACTORY plus tylko dla Ciebie, czyli właściciela firmy. Będziesz mógł zarządzać wygodnie magazynem i porządkować zlecenia. Warto na początek przetestować program przez 14 dni za darmo:

Potrzebujesz zaawansowanego narzędzia do harmonogramowania produkcji typu APS

APS, czyli Advanced Planning and Scheduling, jak wskazuje nazwa, jest systemem zaawansowanym. Dlatego trzeba przygotować się na większe koszty narzędzia i wdrożenia. Jeśli wcześniej nie miałeś do czynienia z takim produktem, zachęcamy Cię do jego przetestowania i przemyślenia, czy wystarczy Ci proste narzędzie do zarządzania produkcją typu MES (takie jak Factory plus), czy raczej będziesz chciał iść w stronę właśnie APS.

Twoja organizacja jest bardzo duża i chcesz zinformatyzować od razu wszystkie działy

Jeśli Twoja działalność jest bardzo duża i chcesz zinformatyzować od razu wszystkie działy, to dobrym rozwiązaniem może być wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning). System ERP będzie dla Ciebie kompleksowym narzędziem, które zintegruje różne działy i procesy w organizacji, takie jak zarządzanie finansowe, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie produkcją, sprzedażą, zaopatrzeniem, logistyką itp.

Chcesz się pochwalić, że wdrożyliście system za 500.000 zł 🙂

W takiej sytuacji zdecydowanie nie powinieneś wybierać naszego systemu FACTORY plus, ponieważ kosztuje on bazowo tylko 325 zł miesięcznie (patrz cennik) 😀

Podsumowując, warto wybrać Factory plus wtedy gdy…

FACTORY plus to jeden z programów MES, który powstał z myślą o małych i średnich firmach produkcyjnych. Warto go wybrać, gdy:

✅ Jesteś właścicielem firmy produkcyjnej z sektora MŚP (10-100 pracowników)

✅ Potrzebujesz narzędzia do szybkiego planowania i rozliczania produkcji

✅ Potrzebujesz prostego narzędzia z super intuicyjnym interfejsem użytkownika

✅ Chcesz współpracować z firmą, która zapewni Ci wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu

✅ Chcesz mieć możliwość dostosowania programu do swoich potrzeb (w pakiecie premium oferujemy modyfikację i rozwój aplikacji na Twoje życzenie)

✅ Nie potrzebujesz od razu kupować bardzo drogiego systemu ERP z modułem zarządzania produkcją

✅ Masz już system magazynowo-księgowy, ale nie daje on możliwości zarządzania produkcją

✅ Wytwarzasz proste, ale również złożone produkty

✅ Zamówienia Twoich klientów są mocno zindywidualizowane

✅ Musisz szybko analizować duże ilości danych spływających z hali, co jest trudne do wykonania w Excelu

✅ Sprzedajesz lub planujesz sprzedaż online poprzez własny sklep internetowy lub marketplace, taki jak np. Allegro (możemy zintegrować Factory plus z Twoim sklepem)

✅ Chciałbyś rozwijać aplikację wraz ze wzrostem Twojej firmy i będziesz potrzebował nowych, dedykowanych dla siebie funkcji

✅ Potrzebujesz bieżącego, codziennego wsparcia na każdym etapie wdrożenia w postaci rozmowy z konsultantem

✅ Mimo wszystko, wolałbyś jednak trzymać wszystko na swoim serwerze firmowym

Testowanie programu do zarządzania produkcją FACTORY plus nic Cię nie kosztuje! 

Wypróbuj program za darmo

Jaki program do zarządzania produkcją dla małej firmy produkcyjnej – podsumowanie

Podsumowując, wybór odpowiedniego programu do zarządzania produkcją dla małej firmy produkcyjnej jest kluczowy dla optymalizacji procesów, zwiększenia efektywności i skalowalności. Przedstawione w artykule różne rozwiązania pozwolą na identyfikację najlepszych opcji uwzględniających specyficzne potrzeby i wymagania sektora MŚP.