Etapy Cyklu Deminga, czyli jak lepiej zarządzać produkcją

Etapy Cyklu Deminga – w skrócie z języka angielskiego PDCA: Plan, Do, Check, Act to łatwa do wdrożenia metoda zarządzania przedsiębiorstwem na każdym etapie.  Nazwa tej metody zarządzania pochodzi od nazwiska amerykańskiego specjalisty od systemów zarządzania jakością i eksperta w dziedzinie statystyki. Cykl Deminga znacząco ułatwia prowadzenie ciągłej strategii w firmie w uporządkowany i systematyczny sposób. W największym skrócie metoda ta polega na ciągłym wprowadzaniu do działalności firmy udoskonaleń, które mają na celu rozwiązywanie problemów, zwiększenie wydajności, a w konsekwencji także zwiększenie zysków. Dlatego, że jest powtarzalna, nazywa się ją też spiralą ciągłego doskonalenia. Najczęściej graficznie przedstawia się etapy Cyklu Deminga w formie koła. 

Więcej na temat tego, co to jest Cykl Deminga przeczytasz tutaj: https://visix.pl/co-to-jest-cykl-deminga/ 

Co obejmuje Cykl Deminga?

Cykl Deminga obejmuje:

• planowanie czynności umożliwiających rozwiązanie powtarzającego się problemu,
• wykonanie opracowanego rozwiązania,
• sprawdzenie jak wpłynęło ono na wyniki,
• wprowadzenie poprawek.

W dalszej części artykułu dowiesz się więcej o każdym z czterech etapów cyklu.

Etapy Cyklu Deminga: Pierwszy – Planowanie 

Teraz przyjrzymy się temu, jakie są etapy Cyklu Deminga. Pierwszy etap ma na celu zarysowanie problemu albo procesu, który wymaga usprawnienia. Przykładowe zagadnienia do których warto skorzystać z Cyklu Deminga to na przykład: błędy na etapie komplementowania i pakowania zamówień, opóźnienia produkcyjne, wysoki odsetek zwrotów lub reklamacji. Warto poddać dokładnej analizie problem, który chcesz rozwiązać, pomocny może być w tym program do zarządzania firmą produkcyjną Factory Plus – wszystkie dane będą w jednym miejscu, zawsze dostępne. 

Podziel ten etap na mniejsze części

Aby ułatwić sobie planowanie, podziel ten etap na trzy pomniejsze procesy: 

1. Określ obszar, który chcesz poprawić i przeanalizuj sytuację wyjściową. Należy skupić się na przyczynach, które doprowadziły do powstania problemu i przeanalizować jego pochodzenie. Możesz wykorzystać do tego zasadę Pareta. Pamiętaj, że większość negatywnych skutków danego zdarzenia, ma ograniczoną liczbę przyczyn.

2. Zdefiniuj wymierne cele. Powinny być jak najbardziej szczegółowe, możliwe do osiągnięcia w określonym przedziale czasowym, istotne i ukierunkowane na efekty. Cele mogą się opierać na danych gromadzonych przez firmę, powinny uwzględniać wskaźnik efektywności KPI. Możesz je dostosować także ściśle do tego czym się zajmujesz, na przykład tego, na jakim etapie produkcyjnym najczęściej dochodzi do przestojów. 

3. Opracuj plan działania. Powinien obejmować analizę i wybór najbardziej optymalnych i realnych rozwiązań, które doprowadzą do skorygowania sytuacji. Chodzi o to, by zdefiniować dokładnie metodę, dzięki której dokonane zostaną zmiany zmniejszające lub eliminujące problem. Plan powinien zawierać w sobie też wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za poszczególne działania. 

Etapy Cyklu Deminga: Drugi – Wykonanie 

Etapy Cyklu Deminga są cztery. Przyjrzymy się teraz drugiemu z nich. Ten etap polega na realizowaniu opracowanego w poprzednim kroku planu poprzez wdrażanie zmian do określonej części działalności firmy. Aby przebiegał sprawnie i po jakimś czasie przyniósł wymierne efekty, najlepiej przygotować szczegółowe wytyczne dla wszystkich osób zaangażowanych w dany proces.

Pracownicy powinni zostać przeszkoleni i poinformowani o tym jakie są spodziewane efekty zmian. Okres w którym wcielane w życie są zmiany, to moment w którym należy dokładnie monitorować sytuację i odnotowywać odchylenia od planowanych założeń. 

Etapy Cyklu Deminga: Trzeci – Weryfikacja 

Ten etap Cyklu Deminga polega na ocenieniu efektów wdrożonych zmian. Należy porównać uzyskane wyniki z wcześniejszymi okresami działalności. Warto przedstawiać je przy pomocy diagramów i wykresów. Ważne jest, aby weryfikacji dokonywać w odpowiednim momencie, najlepiej w zgodzie z zaplanowanym harmonogramem.

Im bardziej skomplikowany plan i im więcej zmian, tym dłużej należy wstrzymać się z weryfikacją, aby uzyskać rzeczywiste dane i móc wyciągać wnioski. Po dokonaniu oceny efektów, odsłaniają się dwie możliwości. 

Dwie możliwości na trzecim etapie cyklu

1. Założony cel został osiągnięty. Wówczas należy dokładniej przyjrzeć się całemu procesowi przez kolejny okres, aby upewnić się że nie pojawią się niepożądane skutki, dowiedzieć się czy zmiany wpłynęły na mniej oczywiste wskaźniki, czy nie wprowadziły problemów na pozostałych etapach produkcyjnych.

2. Cel nie został osiągnięty. Istnieją dwie przyczyny, z których mogło się to wydarzyć: realizacja planu przebiegała w nieodpowiedni sposób lub błędnie określono problem i rozwiązanie na etapie planowania. W pierwszym przypadku ponownie i tym razem dokładniej wdrażaj zaplanowane działania. W drugim przejdź z powrotem do pierwszego etapu Cyklu Deminga, czyli przeanalizuj przyczyny, które prowadzą do występowania problemów. 

Etapy Cyklu Deminga: Czwarty – Dostosowanie

Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem i wyniki zgadzają się z założonymi celami możesz odnotować sukces. Czwartym etapem Cyklu Deminga jest dostosowanie. Po zweryfikowaniu skuteczności zmian dokonaj ich udokumentowania, jednolizacji i obejmij stałą kontrolą.

Wszyscy pracownicy powinni uzyskać dostęp do wyników, które zostały osiągnięte. To także moment, w którym powinieneś zorganizować kilka bardziej szczegółowych spotkań szkoleniowych, aby utrzymać obecny poziom. To szczególnie istotne, jeśli grupa testowa obejmowała jedynie część personelu.  Następnie pozostaje Ci monitorowanie tego procesu, aby zidentyfikować kolejne związane z nim problemy lub przejść do rozwiązywania problemów na innym etapie produkcji. 

Dlaczego warto korzystać z Cyklu Deminga? 

• Dostarcza jednolitą metodykę, którą można zastosować w dowolnym obszarze firmy,
• Oszczędza czas już na pierwszym etapie podczas szukania rozwiązania,
• Porządkuje kompleksowe instrukcje potrzebne do realizacji danego przedsięwzięcia,
• Pozwala na szczegółową analizę najczęstszych błędów,
• Kontroluje i dokumentuje wdrażanie zmian,
• Jest uniwersalnym przewodnikiem wdrażania zmian,
• Aktywizuje wszystkie zaangażowane w dany proces osoby.

Etapy Cyklu Deminga – podsumowanie 

Jak widzisz cztery etapy Cyklu Deminga to prosty sposób z jasnymi instrukcjami, jak wprowadzać do swojej działalności korzystne zmiany i jak eliminować problemy. Spirala ciągłego doskonalenia to świetny sposób na zwiększanie efektywności pracy, poprawę wykonywanych produktów, zwiększenie komfortu pracowników i dotrzymywanie terminów.

Cykl Deminga jest na tyle nieskomplikowany, że w małej i średniej firmie produkcyjnej wdrożysz go samodzielnie bez konieczności zatrudniania zewnętrznych konsultantów. Znasz już etapy Cyklu Deminga, teraz czas przetestować je w swojej pracy.

A jeśli interesują Cię narzędzia, które lepiej pozwalają zarządzać czasem pracy i zbierać dane, dowiedz się więcej o systemie do zarządzania produkcją Factory Plus: https://visix.pl/factory-plus/