Jak naprawdę wygląda wdrożenie systemu do zarządzania produkcją — krok po kroku, bez upiększeń

Decyzja zapadła. Wiesz już, że zmaganie się z chaosem, gubiącymi się kartkami i ciągłym „gaszeniem pożarów” na hali blokuje rozwój Twojej firmy. Chcesz przejść na cyfrowe zarządzanie. Jednak w głowie, jako właściciela lub dyrektora produkcji, natychmiast pojawia się potężna obawa: Kto mi zrobi to wdrożenie? Czy to nie sparaliżuje mojej firmy na długie miesiące?

W świecie IT krąży wiele mitów. Kolorowe foldery reklamowe obiecują, że oprogramowanie wdraża się „jednym kliknięciem”, a pracownicy od razu zaczynają z niego radośnie korzystać. Z drugiej strony, krążą opowieści grozy o wielkich systemach ERP, których instalacja zatrzymała fabryki na pół roku.

Gdzie leży prawda? Postanowiliśmy zabrać Cię za kulisy i pokazać, jak wygląda wdrożenie systemu do zarządzania produkcją w rzeczywistości polskiego MŚP. Żadnego lukrowania. Na tapet bierzemy nasz niedawny dzień wdrożeniowy w firmie MB Aluminium Poland – zakładzie produkującym nowoczesne aluminiowe konstrukcje ogrodowe (pergole, werandy).

Oto raport z linii frontu: czego naprawdę możesz się spodziewać i jak uniknąć wdrożeniowej katastrofy.

Krok 1: Jak przygotować halę do wdrożenia systemu (i o czym wszyscy zapominają)

Wiele firm przed wdrożeniem skupia się wyłącznie na analizie oprogramowania w biurze. Tymczasem prawdziwe zderzenie z rzeczywistością następuje na hali. Zanim na stanowiskach pracy pojawią się tablety i czytniki, środowisko fizyczne musi być gotowe.

Brzmi banalnie? A jednak nawet tak podstawowe kwestie potrafią skutecznie opóźnić wdrożenie systemu produkcyjnego.

Przekonaliśmy się o tym podczas wdrożenia w firmie Roeslein. Przyjechaliśmy na miejsce ze sprzętem, rozpoczęliśmy przygotowania do uruchomienia systemu i okazało się, że infrastruktura Wi-Fi na hali nie pozwala na jego prawidłowe działanie.

Z kolei podczas wdrożenia w MB Aluminium, które uruchamiało całkowicie nową halę produkcyjną, musieliśmy mierzyć się z innymi organizacyjnymi wyzwaniami – od przygotowania stanowisk po poszukiwanie odpowiednich przewodów, przedłużaczy i kabli HDMI.

To właśnie takie pozornie drobne rzeczy potrafią zabrać godziny, a czasem wymusić dodatkowy przyjazd do klienta.

Dlatego dziś jednym z obowiązkowych etapów przygotowania do wdrożenia jest dla nas wcześniejsza weryfikacja infrastruktury technicznej na hali produkcyjnej. Sam zakup systemu i urządzeń nie wystarczy – trzeba jeszcze upewnić się, że na miejscu są warunki do ich uruchomienia.

Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu? Zacznij od podstaw:

• Czy na każdym stanowisku, gdzie ma być tablet, jest zasięg stabilnego internetu?
• Gdzie dokładnie mają stać drukarki etykiet i czy jest tam gniazdko?
• Czy maszyny nie generują zakłóceń dla sieci bezprzewodowej?

Krok 2: Zderzenie z danymi, czyli jak przenieść dane produkcyjne do systemu

Jednym z największych strachów przed wdrożeniem jest migracja danych. W MB Aluminium zamówienia konfigurowane przez klienta na stronie spływały w formie plików PDF, z których ktoś musiał ręcznie przepisywać dane do Excela, generując przy tym setki drobnych pomyłek. Docelowo system miał to zautomatyzować.

Podczas testowego importu marszruty technologicznej z pliku XLS do naszego systemu MES, na ekranie wyskoczył błąd: „Operacja wiercenie i montaż ledów nie istnieje”. Co się stało? W pliku Excel ktoś przez lata wpisywał tę nazwę z niepotrzebną spacją na końcu, a w innej zakładce bez niej. Ludzkie oko tego nie wyłapie, system informatyczny – natychmiast. Chwilę później, podczas weryfikacji algorytmu liczącego zużycie poliwęglanu, wyszło na jaw, że wzór w starym pliku źle przeliczał sztuki na metry bieżące.

Czego się spodziewać przy wdrożeniu oprogramowania na produkcji? Tego, że system zadziała jak szkło powiększające. Obnaży wszystkie błędy, literówki i nielogiczności w Twoich dotychczasowych arkuszach, zestawieniach materiałowych (BOM) i technologiach. To doskonała wiadomość! Moment wdrożenia to unikalna szansa, by wreszcie posprzątać w danych i ustalić jedną, spójną wersję prawdy dla całej firmy.

Krok 3: Ergonomia pracownika. Tablet ma pomagać, nie przeszkadzać

Gdy pytamy właścicieli firm, czy wdrożenie systemu produkcyjnego jest trudne, najczęściej wskazują na czynnik ludzki. „Moi ludzie na hali nie będą chcieli tego klikać, będą się mylić, zapominać haseł”.

To prawda, jeśli dasz im skomplikowany interfejs biurowy. Podczas wdrożenia w MB Aluminium wyeliminowaliśmy ten problem u podstaw. Zamiast zmuszać operatorów do mozolnego wpisywania loginów i haseł na klawiaturze w roboczych rękawicach, wyposażyliśmy ich w proste breloki RFID (pastylki zbliżeniowe).

1. Pracownik podchodzi do stanowiska.
2. Odbija pastylkę na czytniku.
3. System od razu go rozpoznaje i wyświetla mu na dużym, dotykowym ekranie tylko te maszyny i zlecenia, do których ma uprawnienia (np. tylko stanowisko Cięcia Trójkątów na Pile nr 2).

„Tablet można wziąć do ręki i pójść z nim na regały, żeby sprawdzić, ile surowca faktycznie trzeba pobrać na przygotowanie produkcji” – zauważył jeden z pracowników podczas szkolenia. System ma być jak najprostszy. Start, stop, zakończ, wydrukuj etykietę.

Krok 4: Problemy podczas wdrożenia systemu produkcyjnego – „Szycie na miarę”

Każdy dostawca oprogramowania powie Ci, że jego system to gotowe rozwiązanie „z pudełka” (tzw. plug and play). Prawda jest taka, że gotowy system pokrywa zazwyczaj około 95% Twoich potrzeb. Pozostałe 5% to specyfika Twojej branży, którą trzeba dostosować „na gorąco”.

W MB Aluminium natrafiliśmy na idealny przykład takiego wyzwania z drukarkami etykiet.
Zgodnie z początkowym zamysłem systemu, pracownik po zakończeniu operacji miał na ekranie przycisk „Drukuj etykietę”. Jednak doświadczony kierownik produkcji, Artur (z 35-letnim stażem), natychmiast wychwycił problem:
„Dla mnie, jeżeli on zakończył cięcie, to ma być automatycznie wydrukowana etykieta. Koniec. Nie ma przycisku, bo inaczej zapomni. I nie jedna, ale jeśli ciął 10 sztuk krokwi, to ma z automatu wyjść 10 naklejek z informacją ‘element 1 z 4’, żeby inny gamoń nie wziął później złego profilu z palety”.

Zamiast przekonywać klienta, że „nasz system działa inaczej”, po prostu przyjęliśmy tę uwagę. Prawidłowe wdrożenie systemu produkcyjnego polega na tym, że to programiści (którzy są na miejscu lub w bezpośrednim kontakcie z wdrożeniowcem) dostosowują logikę oprogramowania do najlepszych praktyk klienta, a nie odwrotnie.

Podsumowanie: Czy wdrożenie paraliżuje firmę i ile to właściwie trwa?

Wróćmy do najważniejszych obaw. Ile trwa wdrożenie systemu MES i czy na ten czas musisz zamknąć zakład?

Zwinne wdrożenie (w przeciwieństwie do tradycyjnych ERP-ów z lat 90.) wcale nie oznacza wielomiesięcznego paraliżu. Sam proces uruchomienia sprzętu, zmapowania maszyn, naniesienia poprawek w danych i przeszkolenia załogi z używania pastylek RFID potrafi zamknąć się w kilku intensywnych wizytach (często wdrażanych etapami, sekcja po sekcji, by produkcja mogła nieprzerwanie trwać).

Sukces zależy jednak od jednego, krytycznego czynnika – odpowiedzialności dostawcy IT.
„W branży IT często spotykam się z tym, że programiści zrobią kod i zostawiają klienta samego sobie. Nie ma odpowiedzialności od A do Z” – zaznacza ekspert Visix. Skuteczne wdrożenie wymaga kogoś, kto weźmie projekt „na klatę”, spędzi dzień na Twojej hali, znajdzie błędy w Excelu, przyklei kody QR do odpowiednich stref i upewni się, że pan na pile potrafi wydrukować etykietę.

Wdrożenie systemu to faktycznie trudny dzień, pełen nowej wiedzy i ujawnionych błędów z przeszłości. Ale jak podsumował kierownik produkcji MB Aluminium: „Jestem zwolennikiem uporządkowanej pracy. Nie biorę przykładu z firm, dla których system kartkowy jest ważniejszy niż ułatwienie pracy każdemu pracownikowi”.

Bierzesz pod uwagę cyfryzację swojej produkcji, ale wciąż obawiasz się pierwszego kroku?
Przestań martwić się na zapas. Zapoznaj się z naszym podejściem do zwinnych wdrożeń i umów się na bezpłatną konsultację z inżynierem. Ocenimy przygotowanie Twojej hali, odpowiemy na techniczne pytania i pokażemy Ci, jak płynnie przenieść Twój biznes z ery Excela w erę rzeczywistych, twardych danych.