Jak wygląda pierwszy dzień wdrożenia systemu na produkcji? (Bez marketingowej ściemy)

Kiedy w gronie właścicieli firm produkcyjnych pada hasło „wdrożenie systemu IT”, na twarzach wielu z nich pojawia się grymas. W głowie natychmiast uruchamiają się obrazy wielomiesięcznych batalii z konsultantami, setek tysięcy złotych wydanych na licencje i buntu załogi, która zamiast produkować, uczy się klikać w skomplikowane tabelki.

Ale czy cyfrowa transformacja w dzisiejszych realiach MŚP naprawdę musi być drogą przez mękę?

Postanowiliśmy zdjąć zasłonę milczenia i pokazać Wam, jak dokładnie – godzina po godzinie – wygląda pierwszy dzień płatnego pilotażu nowoczesnego systemu do zarządzania produkcją na żywym organizmie. Zero teorii, same fakty. Na tapet bierzemy firmę Radfrez – przedsiębiorstwo, którego specyfika doskonale odzwierciedla polski rynek. Połowa ich działalności to skomplikowane oprzyrządowanie dla branży lotniczej, a drugie 50% to masowa produkcja i obróbka z dużą rotacją zleceń.

Jak w ciągu zaledwie 8 godzin (od 8:00 do 15:40) udało się zmapować procesy, przeszkolić ludzi i uruchomić zbieranie danych? Prześledźmy ten proces z naszymi ekspertami wdrożeniowymi.

Krok 1: Wdrożenia nie zaczyna się w biurze. Zaczyna się na hali (Wizja lokalna)

Największym grzechem korporacyjnych wdrożeń systemów ERP jest zamykanie się informatyków w sali konferencyjnej z zarządem i rysowanie idealnych procesów na tablicy. W rzeczywistości, plan w Excelu a realia na hali to dwa różne światy. Dlatego pierwszy dzień wdrażania zwinnego systemu zawsze zaczyna się od tzw. Gemba Walk – spaceru tam, gdzie powstaje realna wartość.

Jak relacjonuje Piotr Laskowski, jeden z naszych ekspertów, który prowadził wdrożenie:

„Zaczęliśmy od wizji lokalnej na produkcji. Zobaczyliśmy, jak fizycznie wygląda proces, co jest dla nich krytyczne. Pokazali nam wszystko od początku do końca: jak jest przyjmowany materiał, kto go tnie, gdzie rozwidlają się dwa główne strumienie wartości. Przeszliśmy przez stanowiska, które firma wytypowała do pilotażu.”

Wniosek dla właściciela: Jeśli firma wdrożeniowa nie chce pobrudzić sobie butów na Twojej hali i nie pyta o to, gdzie pracownicy odkładają palety po cięciu materiału, to znak, że dostaniesz system niedopasowany do Twoich realiów. Oprogramowanie ma odwzorowywać fizyczny ruch materiału, a nie na odwrót.

Krok 2: Lider wdrożenia. Mit idealnego kandydata

Kto powinien odpowiadać za wdrożenie systemu z ramienia Twojej firmy? Wielu właścicielom wydaje się, że musi to być dyrektor produkcji z 20-letnim stażem albo główny technolog, który zna firmę na wylot. Problem w tym, że takie osoby są zazwyczaj najbardziej obciążone bieżącą pracą („gaszeniem pożarów”).

Firma z naszego case study podeszła do tego zupełnie inaczej – i zagrała va banque, co okazało się strzałem w dziesiątkę.

„Firma wzięła chłopaka, który ma otwartą głowę, świeży umysł i to on został liderem wdrożenia” – zauważa Piotr. „Być może nie miał jeszcze wiedzy, by odpowiedzieć na wszystkie specjalistyczne pytania technologiczne, ale nie o to chodziło. Kiedy czegoś nie wiedział, po prostu dopytywał i wołał odpowiednią osobę z danego działu.”

Wniosek dla właściciela: Lider wdrożenia (tzw. ambasador zmiany) nie musi wiedzieć wszystkiego o Twojej produkcji. Jego najważniejszą kompetencją jest komunikatywność, brak strachu przed nowymi technologiami i sprawczość. To ma być osoba, która zepnie działania technologów, jakościowców i operatorów maszyn w jedną całość.

Krok 3: Prawdziwe problemy zderzają się z technologią (i jak z nich wybrnąć)

Około południa, po zebraniu danych i warsztatach w sali, przychodzi moment prawdy. System trafia na tablety przemysłowe bezpośrednio na stanowiskach pracy. I tutaj pojawiają się niuanse, o których nie przeczytasz w kolorowych broszurach sprzedażowych oprogramowania, a które decydują o tym, czy pracownicy zaakceptują zmianę, czy ją odrzucą.

Okazało się, że wpisywanie na dotykowym ekranie loginów i haseł przez operatorów, którzy często mają rękawice robocze lub brudne dłonie, wywołuje niepotrzebną irytację. Pomyłki, literówki, szukanie kartek z hasłem… To klasyczny opór materii, który potrafi zabić każdą innowację.

Jak szybko rozwiązaliśmy ten problem w trakcie pilotażu?
Eksperci natychmiast zarekomendowali proste, fizyczne rozwiązanie: czytniki i karty RFID (kosztujące dosłownie po kilkanaście złotych).

„To kłopotliwe wpisywanie haseł to niepotrzebne zamieszanie. Zamiast tego przypisujemy każdemu kartę z chipem, podpisujemy ją flamastrem i pracownik po prostu zbliża ją do tabletu, by się zalogować. To ułatwia życie i robi na hali ten pożądany efekt ‘wow’.”

Wniosek dla właściciela: Ergonomia pracy na stanowisku to klucz do sukcesu każdego systemu zarządzania produkcją (MES). Jeśli raportowanie czasu pracy będzie dla pracownika trudniejsze i bardziej czasochłonne niż wypisanie papierowej karty – system polegnie. Bariera wejścia dla operatora maszyny musi być zerowa.

Krok 4: Skomplikowane zlecenia vs Pragmatyzm. Pułapka „przeinżynierowania”

Podczas wdrożenia wyszedł na jaw jeden z największych bólów firm pracujących dla zaawansowanych gałęzi przemysłu (w tym przypadku dywizja lotnicza). Technologia produkcji nie jest tam prosta.

Jak tłumaczy inżynier wdrożeniowy, Kamil Zieja:

„Lotnictwo jest bardzo skomplikowane. Mają elementy składające się z mniejszych części, które sami produkują. Potem dochodzą detale handlowe, które dokupują. W międzyczasie półprodukt wysyłany jest na kooperację (np. na utwardzanie), wraca, i jest składany dalej. Taka drabinka produkcyjna potrafi mieć pięć, sześć poziomów (tzw. wielopoziomowy BOM).”

Instynkt wielu wdrożeniowców IT podpowiada w takiej sytuacji: „Zbudujmy w systemie potężne, sześciopoziomowe drzewo powiązań, w którym wszystko wynika z wszystkiego!”. To ogromny błąd, który prowadzi do „przeinżynierowania” systemu. Po miesiącu nikt w firmie nie jest w stanie rozczytać takiego harmonogramu.

Dlatego w zwinnych wdrożeniach kierujemy się pragmatyzmem. Po dyskusji z kierownikiem produkcji ustalono, że nie każdą zależność trzeba na siłę spinać w jeden wielki projekt. Część podzespołów, które można produkować niezależnie, wydzielono jako osobne, płaskie zlecenia. Zamiast budować wielką sieć powiązań (w której jeden błąd opóźnia wszystko inne), stworzono czytelny system modułowy, który jest zrozumiały dla zwykłego technologa i operatora.

Krok 5: Reakcja pracowników. Czy ludzie na hali nienawidzą systemów?

Największy strach właścicieli: „Moi pracownicy powiedzą, że ich inwigiluję, rzucą narzędziami i się zwolnią”. Jak to wyglądało w rzeczywistości podczas opisywanego pierwszego dnia?

Do procesu włączono pięciu operatorów maszyn z dwóch różnych strumieni produkcyjnych oraz dział kontroli jakości. Pod koniec dnia dołączyli również technologowie, którzy odpowiadają za projektowanie.

„Zostaliśmy przyjęci z bardzo pozytywnym nastawieniem” – mówi Kamil. „Pracownicy byli świadomi ogromu pracy, jaki przed nimi stoi przy nauce nowego narzędzia, ale byli bardzo chętni do działań. Nie było oporu. Widzieli celowość robienia tego.”

Statystyki z systemu pokazały to najlepiej: w trakcie szkolenia (pierwszy dzień) kliknięć było niewiele – pracownicy przyswajali wiedzę. Już drugiego dnia rano system zaczął zapełniać się realnymi, odklikanymi operacjami z maszyn. Maszyna ruszyła.

Dlaczego się to udało? Ponieważ firma prowadziła wcześniej działania uświadamiające (konsultingowe). Zespół wiedział, że system ma odciążyć ich z biurokracji i uchronić przed chaosem, a nie służyć jako „bat” w rękach zarządu.

Podsumowanie: To nie musi trwać rok

O godzinie 15:40 nasi wdrożeniowcy opuścili zakład. W ciągu jednego dnia roboczego udało się:

• zmapować dwa skrajnie różne procesy produkcyjne,
• wypracować kompromis między złożonością BOM-u a czytelnością systemu,
• przeszkolić kilkanaście kluczowych osób (od operatora piły po kierownika),
• uruchomić fizyczne urządzenia do raportowania (tablety) na stanowiskach.

Wdrożenie systemu informatycznego na produkcji nie musi oznaczać paraliżu firmy. Nowoczesne oprogramowanie SaaS, dedykowane dla sektora MŚP, opiera się na zwinności, słuchaniu ludzi i dostosowywaniu ekranów do fizycznych ograniczeń hali, a nie na odwrót.

Chcesz przetestować, jak szybko możemy zaprowadzić porządek w Twojej firmie?
Zamiast ryzykować setki tysięcy złotych na system, którego Twoi pracownicy nie będą chcieli używać, wejdź z nami w płatny, krótki pilotaż. Przetestujemy rozwiązanie na „żywym organizmie” kilku Twoich maszyn. Zobaczysz fakty i twarde dane, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.