Dlaczego nie wdrażasz aplikacji do zarządzania produkcją?

24 marca 2022
Joanna Wrzeszcz

Myślałeś o wdrożeniu aplikacji do zarządzania produkcją, ale nadal się to nie wydarzyło? Dzisiaj omawiamy najczęstsze powody, dla których takie wdrożenie nie następuje. Miłej lektury!

Spis treści

1. Nie masz czasu na wdrożenie

Jesteś bardzo zajęty. Nieustannie pojawiają się zlecenia, z których nie chcesz zrezygnować, bo boisz się, że nie będzie następnych. Bierzesz wszystkie, jakie pojawią się na horyzoncie.

Pracujesz szybko, żeby im podołać i niestety nie zawsze jesteś w stanie przeznaczyć taką ilość uwagi, jakiej wymaga produkt. Przez narzucone tempo nie masz czasu na dopracowanie produktu, a co dopiero dopieszczenie klienta.

Strata czasu

Dopiero po czasie zaczynają docierać do Ciebie informacje z rynku. Przez niedopracowany w pośpiechu produkt pojawiają się reklamacje. Musisz wrócić do zakończonego już zlecenia, poświęcić na niego czas, a nikt Ci nie zapłaci za dodatkowe godziny spędzone nad tym zleceniem, bo to reklamacja.

Zatem każdy zwrot wpływa na wzrost kosztów Twojej pracy, a tym samym produktów, które będziesz później wytwarzać. Im więcej reklamacji, które pochłaniają Twój czas, tym droższa produkcja. Nie mówiąc już o reklamacjach, które nie tylko wymagają wymiany produktu na nowy, ale co gorsza – zwrotu gotówki, którą już dawno przecież zainwestowałeś w zakup materiałów na poczet wytwarzania następnych produktów.

Jeśli popsuje się maszyna…

Do tego psuje się jedna z pięciu maszyn, więc jest zastój, a pracownik, który na niej pracował podpiera ściany zerkając na telefon. Musisz oderwać się od własnej pracy, żeby zorganizować dla niego coś, co umożliwiłoby mu dalszą realizację pracy.

Do tego trzeba zorganizować kogoś do naprawy zepsutej maszyny. Twoja produktywność spada nie o 1/5 w związku z zepsuciem się jednej z pięciu maszyn, a znacznie bardziej. Również Twoja praca zostaje zawieszona na czas naprawy. Opóźniają się realizacje i nie jesteś w stanie dotrzymać terminów. Masz jeszcze mniej czasu, a poziom frustracji rośnie coraz bardziej.

Nie masz, niestety, magicznego czasowstrzymywacza, a bardzo chciałbyś go mieć na co dzień, by zastanowić się jak znaleźć czas na wprowadzenie zmian na produkcji, i odzyskać panowanie nad swoim życiem.

2. Nie chcesz abonamentu

Słyszałeś o gotowych rozwiązaniach do zarządzania w firmie, które kupuje się raz i wdraża „na zawsze”. Abstrakcyjność pojęcia „na zawsze” polega na tym, że system musi być na tyle elastyczny, żeby dotrzymywał kroku rozwijającemu się przedsiębiorstwu. Zatem „na zawsze” oznacza na tyle, na ile to co zostało stworzone na początku odpowiada temu co mamy aktualnie.

Gotowa aplikacja do zarządzania produkcją?

Owe gotowe aplikacje do zarządzania integrują wszystkie działy, dając obraz tego, co się na bieżąco dzieje w firmie. Całkowity koszt takiego systemu często jest bardzo wysoki, a proces jego wdrożenia długotrwały. Zawsze trzeba brać pod uwagę zmiany, które mogą się pojawić w trakcie wdrażania, o których wcześniej nikt nie pomyślał. To może podnosić ostateczny koszt. Mimo wszystko decydujesz się na jednorazowy zakup, bo jest on Twoim zdaniem bezpieczniejszy niż regularny abonament. W końcu po wdrożeniu systemu zapłacisz ostateczną cenę i nie będziesz miał obowiązku płacenia co miesiąc stałej kwoty.

Obawy przed abonamentem

Ważysz wszystkie za i przeciw pomiędzy abonamentem, a jednorazowym kosztem i na szali korzystniej wygląda dla Ciebie to drugie rozwiązanie. W abonamencie obawiasz się najbardziej, że jeśli spadną Ci dochody, albo z jakiegoś powodu będziesz musiał ograniczyć produkcję, nie będzie Cię stać na dalsze regularne płatności. A przecież włożyłeś już jakąś pracę we wdrożenie systemu, a także w szkolenia i zaangażowanie pracowników.

Chwilowy przestój

Przez wiele miesięcy płacisz stałą kwotę i nagle, na skutek chwilowego przestoju, nie będziesz mógł zapłacić abonamentu i cały system zarządzania produkcją oparty na oprogramowaniu opłacanym abonamentem zamrozi Twoją firmę. To będzie całkowity paraliż, bo wprowadzając aplikację do zarządzania produkcją cały proces planistyczny odbywa się za jej pośrednictwem. Nie czujesz się bezpiecznie z abonamentem. Nie chcesz ryzykować przestojem w firmie. Wolisz ponieść wyższy koszt, ale mieć oprogramowanie na własność.

Własność

Od zarania dziejów poczucie własności dawało ludziom poczucie władzy. Istnieje przeświadczenie, że jeśli coś posiadamy na własność, nikt nam tego nie odbierze. Własność ma głębokie zakorzenienie w ludzkich zwyczajach. Lubimy mieć dom, samochód na własność, a nie wynajmować, bo wówczas nikt nie ma prawa nam go odebrać. Jeśli wynajmować, to jedynie na chwilę, przejściowo. O przedsiębiorstwie myślisz w kategoriach długofalowych, chcesz zapewnić stabilizację zarówno firmie, jak i pracującym w niej ludziom. Dlatego własność daje poczucie bezpiecznego posiadania i tym samym użytkowania. Podobny schemat powstaje z myślą o oprogramowaniu.

3. Uważasz, że Twój biznes potrzebuje dedykowanego rozwiązania

Wiesz, że istnieją dobre uniwersalne programy do zarządzania produkcją, które można szybko i łatwo wdrożyć, ale uważasz, że jeśli „coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”. Skoro taka aplikacja jest „gotowa”, to znaczy, że każda firma, nawet jeśli jest z całkowicie innej branży, będzie bazować na tym samym schemacie produkcyjnym. Przejrzałeś oferty, widziałeś filmiki instruktażowe na YouTube, czytałeś opinie i widzisz w tych aplikacjach wspólny mianownik – to firma musi się dostosować do aplikacji, a nie aplikacja do firmy. Takie rozwiązanie Cię nie interesuje. Nie chcesz sprawdzić, jak taka aplikacja zadziała na produkcji w twojej firmie.

Brak czasu?

Nie badasz funkcji, możliwości raportowania, nie sprawdzasz systemu integracji produkcji z magazynem i dostawcami. Nie masz na to czasu.

Nie chcesz wdrażać na początku czegoś małego, szkolić i przyzwyczajać do tego ludzi, żeby później to zmieniać na coś zupełnie innego. Chcesz od razu dedykowane rozwiązanie szyte na miarę dla Twojego przedsiębiorstwa.

Jeśli masz angażować swój czas, to chcesz go zainwestować mądrze. Wprowadzając do swojej firmy innowacje i nowoczesne technologie chcesz, by były one najlepiej dopasowane do twojego biznesu. Nie interesuje Cię uniwersalne podejście. Skoro konkurencja posiada własny system, a Ty chcesz do niej dorównać, a nawet ją prześcignąć, to idąc jej tropem chcesz mieć u siebie tak samo dobre dedykowane rozwiązanie.

4. Pracownicy storpedują pomysł

Podjąłeś decyzję – potrzebujesz skutecznego rozwiązania. Jesteś gotów zaangażować pół roku i dużą sumę pieniędzy na wdrożenie najlepszego rozwiązania, jakie istnieje na rynku dla Twojej branży. Sprowadzasz do filmy najlepszych specjalistów, analityków, inżynierów, którzy budują system dla ciebie i Twojej firmy od podstaw, synchronizują programy do księgowania, zarządzania produkcją, magazynowania, zamówień – synchronizują wszystkie możliwe działy. Wydałeś dużo pieniędzy, poświęciłeś masę czasu i uwagi na ten krok. Teraz czekasz na efekty, które lada dzień pojawią się na ekranie twojego komputera w postaci świeżych raportów, które pomogą Ci jeszcze sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem.

Program / aplikacja do zarządzania produkcją

Program wydaje się być doskonały. Co z tego, jeśli handlowcy nadal zamiast w nowej bazie swoje kontakty trzymają w Excelu, pracownicy logistyki przyzwyczajeni się do starego programu synchronizującego dostawy i stany magazynowe nadal w nim pracują, a nowy system traktują jak karę, bo jej rubryki muszą uzupełniać po godzinach.

Co zatem w innych działach? Sprawy kadrowe wraz z urlopami i tak załatwiane są za pośrednictwem kartek wypełniających segregatory, a na produkcji zamiast korzystać z załączników do delegowanych zleceń pracownicy i tak podchodzą do przełożonych, by z nimi ustalać szczegóły wykonywanych zleceń.

Powody

Dlaczego się tak dzieje? Dlaczego ludzie nie chcą pracować w Twoim doskonałym programie? Bez ich zaangażowania, nawet najlepszy program nie spełni swojej funkcji. Jeśli nie znajdziesz sposobu na to jak przekonać pracowników do wdrożenia innowacji i na włączenie ich do nowego procesu, Twoja inwestycja nigdy się nie zwróci, a zaangażowane środki finansowe oraz czas będzie można uznać za wyrzucone w przysłowiowe błoto.

Przeczytaj Case study: Wdrożenie i działanie systemu do zarządzania produkcją w firmie Witowa

Przechodzę do Case Study

5. Chcesz wdrożyć cały system ERP od razu zamiast robić małe kroki

Dowiedziałeś się, że system ERP rozwiązuje wiele problemów w firmie. Jest polecany w zasadzie dla każdej firmy bez zwracania uwagi na to, czym się zajmuje. Taki system zainteresował Cię dlatego, że może zintegrować wszystkie działy w firmie, począwszy od kadrowo-księgowego, przez dział handlowy, a przede wszystkim produkcję, magazyn i dostawy.

Wiedząc, że możesz mieć „wszystko w jednym” nie analizujesz każdego działu z osobna, nie starasz się usprawnić mniejszymi krokami poszczególnych komórek, bo zwyczajnie nie masz na to czasu. Chcesz mieć efekty od razu i całościowo.

Przygotowania

Znajdujesz zatem firmę, która przez kilka miesięcy najpierw bada Twoją sytuację, następnie przygotowuje system i wdraża go przez kolejne miesiące. Całość jest bardzo droga i wymaga nieustannej uwagi, by wprowadzane poprawki były właściwie dopasowane do potrzeb twojego przedsiębiorstwa.

Jeśli nie poświęcisz się procesowi wprowadzania systemu ERP może okazać się, że po integracji nie wszystkie działy współgrają ze sobą w takim zakresie, w jakim życzyłeś sobie na początku. Zatem rozwiązanie całościowe będzie kosztowne zarówno ze względu na zaangażowanie dużych środków finansowych, jak i dużej liczby pracowników z poszczególnych działów, a przede wszystkim Twojego czasu. Decydujesz się mimo wszystko na całościowy system.

Nie wdrożysz aplikacji do zarządzania produkcją? A może jednak?

Jeśli pojawi się w Tobie wątpliwość i chciałbyś wiedzieć, jak można zastąpić ten proces rozpoczynając od mniejszych kroków i dlaczego bardziej się on opłaca możesz przeczytać w tym artykule na temat aplikacji do zarządzania produkcją.