Aplikacja do zarządzania produkcją – kiedy i jak najlepiej ją wdrożyć? 10 przykazań – cz. 2

Druga część dekalogu pokazuje, że prawidłowo wdrożona aplikacja do zarządzania produkcją odniesie sukces jeśli od samego początku w proces przygotowywania się do wdrożenia zaangażowany zostanie cały zespół.

A także co pożytecznego „przy okazji” wdrożenia można zrobić z obowiązkami, które od zawsze spychane są na później. Czyli w pewnym sensie jak pogodzić przyjemne z pożytecznym.

Jeśli do tej pory nie było okazji przeczytać wcześniejszej części, to warto zagłębić się w lekturze. Pierwszych 5 przykazań znajdziesz pod tym linkiem.

6. Zbierz wymagania od wszystkich zaangażowanych stron

Ten punkt pojawił się już kilka razy wcześniej, zarówno przy wyznaczaniu celów, jak i konsultacjach z pracownikami. To wymagania zarówno ze strony właściciela przedsiębiorstwa, jak i pracowników stworzą wspólna koncepcję projektu. Biorąc pod uwagę każdą ze stron będzie można wyznaczyć właściwe cele, które zadecydują, czy przedsięwzięcie okaże się sukcesem. Wprowadzenie aplikacji do zarządzania nie ma być celem samym w sobie. Ma służyć przedsiębiorstwu i pracującym w niej ludziom nie tylko na szczeblu managerskim.

7. Zbuduj zespół projektowy

Jeśli nie ma odpowiedzialnych za przeprowadzenie projektu, to z pewnością się on nie powiedzie. Musisz wyznaczyć lidera, który wokół siebie zbuduje zespół. Jak to zrobić? To zależy od struktury w firmie. Najczęściej za wdrożenie aplikacji do zarządzania odpowiedzialny jest kierownik produkcji, który wraz z kierownikami zmian pilnuje, aby wdrożenie aplikacji przebiegało zgodnie z planem. Kierownicy zmian wiedzą który z pracowników może pomóc podczas wdrożenia, który mocno się zaangażuje, a który wręcz przeciwnie będzie zniechęcał pozostałych do bliższego zapoznania się z tematem. Dlatego też od samego początku warto pomyśleć o sposobie zaangażowania i odpowiedniej gratyfikacji dla tych najbardziej wytrwałych.

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule jak zachęcać pracowników do zmiany.

8. Uporządkuj dane

Kiedy zdecydujesz się na wdrożenie aplikacji do zarządzania produkcją musisz pamiętać, że część posiadanych danych trzeba będzie wprowadzić do systemu. Są to np. stany magazynowe, czy baza danych klientów i dostawców. Jeśli posiadasz takie dane w pliku Excel, to jesteś na wygranej pozycji. Import danych z pliku Excel powinien pójść jak z płatka.

Przy okazji migracji danych warto pomyśleć o porządkach w bazie. Z pewnością widnieją w niej rekordy nieaktywnych klientów, zamkniętych już dawno hurtowni oraz nieistniejących od pewnego czasu dostawców. To dobry moment na pozbycie się nieaktywnych kontrahentów i produktów, czy usług, których nie ma już w ofercie. Zwykle tego typu prace spychane są na dalszy plan, bo pozornie nie są one potrzebne tu i teraz. Zwykle planuje się je na „luźniejszy czas”, który niestety nigdy nie przychodzi. Jednak jedynie praca w uporządkowanym środowisku daje możliwość zwiększenia efektywności i poczucia bezpieczeństwa w środowisku pracy. To dobry moment, by aplikacja do zarządzania stała się przyczyną do zrobienia porządków w zbiorach danych „przy okazji” wdrażania.

9. Wnikliwie przetestuj system przed wejściem na produkcję

Nawet prosta aplikacja do zarządzania produkcją musi być dobrze przygotowana przed ostatecznym wdrożeniem. W ciągu kilku chwil można ją pobrać i zalogować się do niej, ale warto poświęcić odpowiednią ilość czasu, by dobrze zaplanować marszruty i uzupełnić wszystkie dane. Zadbaj o to, by pracownicy mogli korzystać z komputera na hali w taki sposób, by każde logowanie nie kolidowało z codzienną pracą. Jeśli pracowników jest wielu, komputerów z dostępem do internetu powinno być więcej niż jeden. Aplikację FACTORY plus można również uruchamiać na obrabiarkach CNC, co zmniejsza konieczność współdzielenia komputera między wieloma pracownikami.

Pamiętaj, że o sukcesie wdrożenia aplikacji decyduje to, czy pracownicy będą z niej regularnie korzystać. Jeśli wszystko dobrze przygotujesz, zadbasz o sprzęt, ustalisz marszruty i nadasz uprawnienia, pracownicy przyjmą system jak ubranie szyte na miarę. Jeśli natomiast pojawi się wiele problemów wynikających z pośpiechu – mogą one zniechęcić załogę do nowej technologii.
Warto przemyśleć przetestowanie aplikacji np. na jednej linii produkcyjnej. Wszelkie ewentualne problemy łatwiej jest skorygować w przypadku mniejszego organizmu. Wówczas na pozostałych liniach będzie łatwiej uniknąć wcześniejszych błędów.

10. Korzystaj z oprogramowania

Jeśli nawet przejdziesz przez wszystkie 9 kroków z sukcesem i poprzestaniesz na nich, całe przedsięwzięcie będziesz mógł nazwać porażką. Każdy z wcześniejszych 9 kroków ma przygotować Ci grunt do głównego celu – korzystania z aplikacji na co dzień. Wszystko wcześniej ma umożliwić przeprowadzenie wdrożenia, ale chodzi o stan regularnego korzystania z aplikacji, bo dopiero wówczas będzie ona zarabiała na siebie i dla Ciebie.

Zatem:

• dawaj przykład pracownikom swoim zaangażowaniem i korzystaj z aplikacji;
• dziel się z nimi swoimi wrażeniami;
• bądź ciekaw opinii pracowników na temat aplikacji, wysłuchuj zarówno tych pozytywnych, jak i negatywnych;
• wspieraj pracowników w działaniach z aplikacją;
• korzystaj z raportów i analiz;
• prezentuj wyniki pracownikom, by widzieli po co została wdrożona aplikacja do zarządzania;
• wykorzystuj dostępne wyniki do dalszego rozwoju firmy;
• rozwijaj przedsiębiorstwo i generuj zyski;
• nieustannie przyglądaj się procesom produkcyjnym i udoskonalaj je również za pomocą aplikacji. Doskonalenie się jest procesem ciągłym.

Sprawdź jak działa aplikacja do zarządzania produkcją FACTORY plus i wypróbuj ją za darmo.