Na czym polega zarządzanie produkcją?

Proces produkcyjny wydaje się dość prosty, bo powszechnie znany jest jako przetwarzanie surowców w gotowe towary, które w następnej kolejności zostaną sprzedane. Zatem produkcja i sprzedaż. Ale przecież sama produkcja to wieloetapowy proces, zaczynający się od planowania, a kończący na kontrolowaniu zarówno pracowników, jak i procesów produkcyjnych. Na każdym etapie tych procesów istnieją czynności, które mogą zostać usprawnione lub zautomatyzowane – wszystko w celu lepszego zarządzania produkcją.

Zarządzanie produkcją i usługami nie tylko pozwala na optymalizację czasu i jakości pracy, ale też na ograniczenie wydatków w firmie i zrównanie swoich osiągnięć z konkurencją. Z kolei łatwy dostęp do nowych technologii sprawił, że automatyzacja i wykorzystanie oprogramowania stały się powszechne w każdej gałęzi gospodarki – także w produkcji.

Co to jest i na czym polega zarządzanie produkcją?

Zarządzenie produkcją to proces, stojący na czterech następujących po sobie filarach: na planowaniu, uporządkowaniu, kierowaniu i kontrolowaniu wszystkich działań związanych z produkcją. Jeśli któryś z filarów zaczyna się kruszyć, wówczas powodzenie produkcji staje pod znakiem zapytania. Aby utrzymać solidną czterofilarową podstawę, przede wszystkim należy zarządzać produkcją w usystematyzowany sposób. Można to osiągnąć zwiększając nakład ludzkiej siły, co może spowodować wzrost kosztów, lub zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, które w systematyczny sposób będzie informowało przedsiębiorcę o postępach prac w każdym filarze produkcyjnym. Analitycy wskazują na rosnącą popularność wprowadzania programów do zarządzania produkcją i duże plany inwestycyjne wśród przedsiębiorców światowych, a także polskich firm, planujących wesprzeć swoją produkcję dobrym programem.

Etapy zarządzania produkcją

Cztery filary, o których była mowa w poprzednim akapicie stanowią cztery etapy zarządzania produkcją. Następują one po sobie i to od nich zależy utrzymanie produkcji:

• planowanie
• uporządkowanie
• kierowanie
• kontrolowanie

Planowanie to etap w którym należy zapoznać się z procesem technologicznym, dostępnością surowców, siły roboczej, a także możliwości realizacji zlecenia w określonym terminie. Na etapie planowania należy założyć w ramach jakich procesów produkcyjnych otrzymane towary będą mogły być wyprodukowane zgodnie ze specyfikacją, w określonej ilości i przy użyciu założonych kosztów. Jest to najważniejszy z etapów, któremu należy poświęcić odpowiednią ilość czasu. Pominięcie solidnie opracowanego planu i przejście od razu do działania spowoduje pojawienie się problemów w dalszych etapach produkcyjnych. Będą one wówczas trudniejsze do skorygowania.

Uporządkowanie to konsekwencja planowania. Jeśli wiadomo już co trzeba zrobić, na kiedy i w jakiej cenie, to teraz czas na wprowadzenie tych działań na oś czasu. Uporządkowanie pozwoli określić kolejność wykonywanych działań, a także marszruty i narzędzia, jakie będą potrzebne do procesu produkcyjnego.
Kierowanie jest niczym innym jak przyporządkowaniem osób do konkretnych działań. Jest to zatem włożenie pracy w odpowiednie ręce. Kierowanie to tworzenie nowych zleceń w ramach określonych procesów produkcyjnych, gdzie określa się jakie maszyny należy użyć oraz którzy pracownicy powinni je obsługiwać.
Kiedy praca już jest w toku, musi podlegać kontroli. Również po jej zakończeniu kontrola jest etapem sprawdzającym zarówno produkt sam w sobie, jak i stan poniesionych kosztów, w tym zużycia surowców, czy czasu pracy.

Zarządzanie produkcją w XXI wieku

Czasy się zmieniają – a wraz z nimi sposób zarządzania produkcją. Książki były kiedyś głównym źródłem wiedzy a zawarte w nich propozycje usprawnienia procesu produkcyjnego stanowiły swego rodzaju powszechne, podręcznikowe podejście. 

Wszystko zmieniło się wraz z rozwojem nowych technologii, a co za tym idzie także automatyzacji. Aktualnie, zarządzanie produkcją ciężko zrealizować bez pomocy dedykowanych systemów i programów. Oczywiście, literatura fachowa i proponowane przez ekspertów klasyczne modele zawsze będą mieć zastosowanie w optymalizacji procesu produkcji, ale coraz większą uwagę przykłada się do wyboru odpowiedniego oprogramowania.

Modele zarządzania produkcją – pracownik w systemie 

Możemy wyróżnić dwa modele zarządzania produkcją.

Model klasyczny to model stosowany w większości przedsiębiorstw w XX wieku. Polega on na maksymalizacji wydajności pracy w oparciu o racjonalne przesłanki dotyczące każdego z etapów produkcji.

Model społeczno-techniczny uwzględnia osiągnięcia pracowników i definiuje zadania zgodnie z ich predyspozycjami. Dzięki temu rośnie ich zadowolenie z pracy, a jakość i wydajność produkcji naturalnie wzrasta.

Model pierwszy daje zyski przedsiębiorcy, ale niekoniecznie zadowolenie z pracy pracownikom. Drugi model nastawia się na pracownika. Bo przecież od jego pracy zależy zysk pracodawcy. Zadowolony, dobrze zmotywowany pracownik jest bardziej wydajny, mniej konfliktowy i chętniej podejmuje dodatkowe działania, które prowadzą pracodawcę do zysku. Pytanie – jak sprawdzić motywację pracownika i jego wydajność? Dobry program do zarządzania produkcją wygeneruje raport pracownika, pokazujący m.in. czas jego pracy na określonych maszynach. Jeśli odbiega on od innych pracowników, pracodawca powinien poszukać możliwej przyczyny, która niekoniecznie jest oczywista.

• Pracownik jest wypalony zawodowo i nie zależy mu na szybkim postępie prac. Pracodawca może w określony sposób zmotywować pracownika do bardziej efektywnego działania, np. określając nagrodę za poprawę wyników.
• Pracownik nie może pracować szybciej na danej maszynie, ponieważ jest ona awaryjna i często ma przestoje. Pracodawca może zareagować wymianą maszyny, lub jej naprawą.
• Pracownik pracuje wolno, bo surowce, których potrzebuje nie docierają na czas. Przedsiębiorca może temu zaradzić, modyfikując łańcuch dostaw.

Bez raportu pracodawca nie dowiedziałby się o wolniejszym trybie pracy pracownika i nie zlokalizowałby problemów kryjących się za nim, niekoniecznie wynikających z winy pracownika.

Wizualne zarządzanie produkcją

Sygnały wizualne są podstawą komunikacji. Możemy je zauważyć niemalże w każdym aspekcie życia codziennego. Wizualizacja danych to chociażby tablice wyników meczu piłki nożnej, sygnał zielonego światła na przejściu dla pieszych, czy tablice adresowe z nazwami ulic. 

Wyjątkowo ciekawym zagadnieniem jest wizualne zarządzanie produkcją. Jest to metoda, która bazuje na przedstawieniu sygnałów, które mają ułatwić zarządzanie i organizację. Powszechnie wykorzystuje się ją w oprogramowaniu do zarządzania produkcją, a wizualnymi wyróżnikami przedstawionej treści mogą być kolory, wykresy czy tabele.

Te ostatnie są wyjątkowo często wykorzystywaną formą w zarządzaniu produkcją. Na myśl przychodzi tutaj chociażby Kanban, japońska metoda opracowana w latach 50-tych, która oparta jest na tabeli z zadaniami i wykorzystywana w różnych formach nawet dziś. 

Wizualne sygnały w zarządzaniu produkcją można wykorzystać do:

• monitorowania stanu maszyn,
• monitorowania ilości komponentów i surowców,
• monitorowania liczby wytworzonych produktów (np. w odniesieniu do zapotrzebowania),
• monitorowania wydajności pracowników,
• zwiększenia bezpieczeństwa pracy na hali produkcyjnej,
• szybkiego wyszukiwania potrzebnych komponentów,
• szeroko pojętego ułatwienia przyswajania informacji przez pracowników.

Metody zarządzania produkcją

Skuteczny system zarządzania produkcją to podstawa. Firma nie musi decydować się na potężne oprogramowanie, którego wdrożenie trwa wiele miesięcy. Digitalizacja to wbrew pozorom łatwy proces, który jest w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy, jeśli zdecyduje się na zakup oprogramowania sterowanego zdalnie. Obecnie istnieje kilka popularnych metod do zarządzania produkcją:

Lean Manufacturing

Lean Manufacturing to system zarządzania produkcją, który dość mocno różni się od tradycyjnego podejścia. Ma na celu ograniczenie marnotrawstwa oraz zbytecznych zadań i procedur w procesie produkcji, z jednoczesnym naciskiem na najlepszą jakość wytwarzanych produktów. Innymi słowy, klient powinien otrzymywać dokładnie taki produkt jakiego potrzebuje, w jak najkrótszym czasie, ale z poszanowaniem praw pracowników. 

Obecnie Lean Manufacturing ma zastosowanie nie tylko podczas tradycyjnej produkcji towarów z branży motoryzacyjnej, lotniczej czy maszynowej, ale także przy wytwarzaniu oprogramowania. 

Lean Manufacturing funkcjonuje także pod terminami: Lean Production, Lean Management, Lean Enterprise lub po prostu Lean.

Kanban

Wspomniany wcześniej Kanban to system organizacji produkcji oparty na sygnałach wizualnych. Jego głównym założeniem jest wyeliminowanie nadprodukcji i realizowanie zadań wg bieżącego zapotrzebowania. Dzięki tej metodzie można radykalnie zmniejszyć liczbę przechowywanych zapasów, a jednocześnie zmniejszyć koszty związane z produkcją.

W Kanban wykorzystujemy fizyczną lub wirtualną tablicę, podzieloną na kilka kolumn. W tradycyjnej, oryginalnej wersji są to:

• do zrobienia, 
• w trakcie, 
• gotowe. 

W zależności od potrzeb tablicę można rozbudowywać o dodatkowe kolumny. Ta prosta wizualizacja stała się swego rodzaju symbolem zarządzania, a widok tablicy Kanban jest powszechnie stosowany także w wirtualnych systemach do zarządzania, takich jak CRM czy aplikacje do organizacji pracy.

MRP

MRP to skrót od “Material Requirements Planning” – czyli “Planowania Zapotrzebowania Materiałowego”. 

Jest to metoda, która zakłada planowanie i sterowanie produkcją oraz zarządzanie zapasami. W większości przypadków, MRP jest oparte o oprogramowanie, aktualnie nieco rzadziej o planowanie ręczne. 

MRP ma za zadanie zapewnić stałą dostępność materiałów wykorzystywanych w procesie produkcji,
utrzymać jak najniższe poziomy materiałów oraz produktów,
zagwarantować stabilną działalność opartą na harmonogramach dostaw i zakupów.

Benchmarking

W pewnym uproszczeniu – benchmarking to system zarządzania oparty na analizie konkurencji. Polega na porównywaniu działań przedsiębiorstwa do praktyk powszechnych w najlepszych organizacjach na rynku, a następnie wykorzystywaniu przyjętych przez konkurencję metod do doskonalenia swoich procesów. 

W tej metodzie kluczowe jest zrozumienie realiów własnej firmy i dopasowanie do nich innych rozwiązań, ale nie kopiowanie ich 1:1. 

Wykorzystując benchmarking do zarządzania produkcją nie można spocząć na laurach. Skuteczny benchmarking musi być systematyczny, a nowe rozwiązania powinny być poszukiwane i analizowane przez cały czas.

Programy wspomagające zarządzanie produkcją

W dzisiejszych czasach na rynku wręcz roi się od nowych programów do zarządzania produkcją. Występują one zarówno w postaci prostych aplikacji, jak i rozbudowanych systemów. Największą popularnością wśród małych i średnich przedsiębiorstw cieszą się jednak rozwiązania „złotego środka” – czyli proste w obsłudze platformy, które posiadają kilka modułów i funkcji, ułatwiających zarządzanie produkcją w firmie.

Do najczęstszych funkcji programów wspomagających zarządzanie produkcją należą:

• planowanie pracy na każdym stanowisku hali produkcyjnej

• zarządzanie zleceniami od klientów, 
• raportowanie stanu prac na hali, 
• raportowanie stanu magazynowego surowców, 

• raportowanie pracy poszczególnych pracowników i potencjalnych przestojów, 
• rejestrowanie wszystkich zdarzeń na hali produkcyjnej, 

• katalogowanie produktów

Wszystkie powyższe funkcje zawiera w sobie system do zarządzania produkcją FACTORY Plus. Jest prosty w obsłudze, ma przejrzysty interfejs i zawiera tylko najpotrzebniejsze narzędzia do zarządzania produkcją, by maksymalnie uprościć jego obsługę.

Zarządzanie produkcją w małej firmie

Zarządzanie produkcją w niewielkiej firmie niesie ze sobą inne wyzwania niż w przypadku dużego producenta. Założyciel firmy często pełni rolę jej pracownika – zajmuje się np. zamawianiem materiałów do produkcji, kontaktem z kontrahentami, organizacją pracy w firmie, zatrudnianiem nowych pracowników, marketingiem i wieloma innymi obowiązkami, które w większych przedsiębiorstwach spadają na barki osobnych specjalistów lub zespołów. 

W tej sytuacji, proces zarządzania produkcją może znacząco ułatwić mu pracę, wykorzystując odpowiednie oprogramowanie. Monitorowanie przebiegu produkcji, stanu magazynowego, czy wydajności pracy będzie dużo prostsze, jeśli postawi on na zintegrowany system, który będzie na bieżąco monitorował i raportował stan produkcji.

Zarządzanie produkcją w średnim przedsiębiorstwie

Obowiązki planowania produkcji w nieco większych przedsiębiorstwach wyglądają zasadniczo odmiennie. Tutaj jednymi z głównych wyzwań jest większa liczba pracowników oraz wytwarzanych produktów i optymalne rozdzielenie zadań w zespole. 

Program do zarządzania produkcją z dedykowanym modułem będzie doskonałym wsparciem także w średnich firmach. Podstawą jest intuicyjny w obsłudze system, z którego bez przeszkód będą korzystać pracownicy w każdym wieku. 

Przy bieżącym trackowaniu postępu zadań i regularnych raportach, system może automatycznie rozdzielać pracę między pracowników produkcji. Równolegle do tej funkcji powinien występować tryb manualny, w którym osoba zarządzająca będzie mogła ręcznie przydzielać zadania – np. w prostym interfejsie typu “przeciągnij i upuść”. O zmniejszeniu kosztów zatrudnienia na produkcji pisaliśmy tutaj.

FACTORY plus – oprogramowanie do zarządzania produkcją w Twojej firmie

Program FACTORY plus to skuteczne rozwiązanie problemów z zarządzaniem produkcją w małych i średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych i usługowych. Jest to produkt polski, zatem zarówno tutorial, wszystkie materiały edukacyjne, jak i wsparcie techniczne dostępne jest w języku polskim. Przyjazny interfejs, szybkie i intuicyjne zarządzanie produkcją, katalog produktów i monitorowanie stanu magazynowego surowców – to uniwersalne funkcje, które odpowiednio zsynchronizowane z Twoim przedsiębiorstwem pomagają Ci wejść na wyższy poziom managementu.

Poznaj program FACTORY plus do zarządzania produkcją