Wdrożenie nowoczesnych technologii to oszczędność czasu i pieniędzy w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Poznaj 4 dodatkowe korzyści

Każdy przedsiębiorca zakłada firmę, by odnieść sukces zarówno w sensie finansowym, jak i personalnym. Oszczędność czasu i pieniędzy to jeden z wielu czynników prowadzących do zysku, a dobrze prosperujące przedsiębiorstwo jest powodem do dumy. Za rozwojem biznesu stoją dopracowane pomysły, kapitał, know-how, a także nowoczesne technologie informatyczne. Digitalizacja – słowo, którego często boją się mali i średni przedsiębiorcy – to konieczność dla przedsiębiorstw, które chcą utrzymać się na rynku, rozwijać i odnieść sukces. Nie wystarczy inwestować. Trzeba też nauczyć się oszczędzać. I tu z pomocą przychodzą nowoczesne technologie. W służbie człowiekowi, bo jakby inaczej?

Jak można oszczędzać w przedsiębiorstwie?

Pierwszą i najwyższą wartością jest czas. Jedni mówią, że czas to pieniądz, inni, że jest bezcenny. W każdym przypadku jego oszczędność wpływa na wyniki firmy. Oszczędności można wprowadzić w każdym dziale, redukując stanowiska, obcinając premie, prezenty okolicznościowe, zmieniając dostawców, samochody, lokal itp. Pomysłów jest wiele, natomiast trzeba dobrze rozważyć cięcia kosztów, bo nie zawsze zadziałają one na korzyść pracodawcy w takim wymiarze, w jakim by sobie tego życzył. Warto natomiast zawsze poszukiwać i wprowadzać oszczędność czasu i pieniędzy.

Oszczędność czasu i pieniędzy, a dokumentacja

W każdym przedsiębiorstwie obieg dokumentacji ma swój porządek, a jego cykl zajmuje określoną ilość czasu. Umowy z kontrahentami, faktury, rozliczenia z biurem rachunkowym, zamówienia, dostawy – wszędzie pojawia się dokumentacja przychodząca i wychodząca. Część z nich musi być sporządzona w wersji papierowej zgodnie z obowiązującym prawem. Jednak korzystanie wyłącznie z papierowych dokumentów, co często nadal obowiązuje w wielu przedsiębiorstwach, pochłania niepotrzebnie zbyt dużą ilość czasu, a także obarczona jest ryzykiem popełnienia błędów. Człowiek jest omylny i wystarczy na chwilę rozproszyć uwagę, aby dokument trafił nie w to miejsce, gdzie powinien lub zagubił się w stertach kartek. Dokumenty w wersji papierowej to również stosy segregatorów, w których zawarte informacje trzeba nie tylko fizycznie gdzieś przechować, ale również zapewnić im odpowiednie zabezpieczenie.

Z takim problemem zmagała się firma STRAMA. Przeczytaj w jaki sposób aplikacja FACTORY plus zmieniła ich sposób zarządzania produkcją.

Można zapanować nad tym procesem dzięki informatyzacji obiegu dokumentacji. Korzystając z aplikacji np. do zarządzania produkcją, wewnętrzny obieg dokumentów widoczny jest od zaraz dla użytkowników, którym dostęp przydziela administrator. Kiedy dociera dostawa, jest ona wprowadzana do systemu, a faktura w formie załącznika widoczna jest pod sygnaturą danego dostawcy. Zarówno dział księgowy, jak i np. kierownik produkcji mogą w każdej chwili sprawdzić szczegóły dostawy z własnego komputera, bez konieczności osobistej wizyty, czy nawet wykonania telefonu do działu księgowości, gdzie dopiero po przeszukaniu konkretnego segregatora można odnaleźć właściwy dokument z poszukiwanej dostawy.

Kierownik produkcji może podjąć działanie od razu po odnalezieniu np. błędu w dostawie, bez konieczności czekania na odpowiedź z działu księgowości, gdzie nie zawsze jest czas na penetrację faktur w trybie natychmiastowym. Wszystko staje się prostsze, gdy nowoczesna technologia w służbie człowiekowi robi swoją robotę. To się nazywa prawdziwa oszczędność czasu i pieniędzy.

W formie załączników podpinane mogą być również rysunki techniczne, zdjęcia z reklamacji, czy np. procedura pakowania elementów. Wszystko widoczne w systemie pod danymi do konkretnego zlecenia, widoczne u każdego pracownika w jego indywidualnym profilu. Zmniejsza się wówczas szansa na pomyłkę, jeśli wytyczne są od razu widoczne na stanowiskach produkcyjnych, bez konieczności wizyt u przełożonego, uściślających co i w jakiej ilości należy wykonać pod dane zlecenie.

Oszczędność czasu i pieniędzy, a delegowanie zadań

Aplikacja do zarządzania produkcją pozwala na tworzenie powtarzalnych procesów produkcyjnych (marszrut) i schematu przepływu prac każdego pracownika, na każdej maszynie. Wprowadzając do systemu określony schemat produkcji wybranego elementu można z łatwością powtórzyć go na potrzeby nowego zlecenia zmieniając jedynie wybrane parametry dotyczące np. ilości, koloru, czy wymiarów. Zadanie pozostaje w pamięci systemu, zatem przedsiębiorca ustalający wytyczne dla danego zadania skupia się na aktualizacji kolejnych zleceń w systemie, bez konieczności każdorazowego wprowadzania pracowników kolejnych zmian. To również nazywa się oszczędnością czasu i pieniędzy.

Zadania wyświetlają się pracownikom na ich indywidualnych profilach. Wystarczy zalogować się podając hasło, a zlecenia wyświetlą się w kolejności od najpilniejszego. Pracownik nie musi zatem dopytywać przełożonego o zadania do wykonania, gdyż system informuje o jego zleceniach w danym dniu. Tu pojawia się oszczędność czasu pracy pracownika, a także przełożonego. Administrator (przedsiębiorca) z własnego profilu widzi które zadania zostały rozpoczęte i jak efektywnie zarządzać pracownikami i parkiem maszynowym, by zoptymalizować korelację między nimi.

Zmiany te wydają się drobiazgiem, a jednak przyczyniają się w ogromnym stopniu, by pojawiła się oszczędność czasu i pieniędzy. Nowoczesne technologie IT, pojawiające się w firmach w postaci prostych aplikacji do zarządzania produkcją wspomagają proces radzenia sobie z obowiązkami zarówno na hali produkcyjnej, jak i na szczeblu kierowniczym. Oszczędność czasu pracy wynika również z łatwiejszego sposobu komunikowania się, gdzie w ramach każdego zlecenia przełożony może dodać uwagi dotyczące zlecenia, które nie umkną jak słowa wypowiedziane podczas spotkania. Takie rozwiązania są na wagę złota nie tylko w branży produkcyjnej. Wprowadzając nowoczesne technologie w logistyce to gwarancja na oszczędność czasu i pieniędzy dla każdego kto koordynuje pracę wielu osób.

Jak program do zarządzania produkcją pomaga w oszczędzaniu?

Istnieją dwa najważniejsze powody, dla których warto wprowadzić aplikację do zarządzania produkcją. Pierwszym jest pilnowanie terminowej realizacji zamówień, a drugim optymalizacja kosztów. Każdy z nich to również oszczędność czasu i pieniędzy. Jeśli zostaną dopilnowane zakontraktowane terminy – nie będzie kar umownych, a precyzyjnie podana data realizacji zlecenia wpływa na wizerunek firmy jako stabilnego i dobrze zorganizowanego przedsiębiorstwa. Trzymanie się terminów pozwala planować inwestycje w odpowiednim dla przedsiębiorstwa czasie.

Optymalizacja kosztów to wybieranie najlepszego rozwiązania, będącego wypadkową ceny, jakości i dostępności. Dobrze dopracowana kalkulacja, połączona z technologicznym przygotowaniem produkcji, harmonogramowanie i rozliczenie, którego efekty można w prosty, ale sumienny sposób zaraportować – to klucz do sukcesu każdej firmy produkcyjnej, która ma dostęp do danych w jak najkrótszym czasie.
Ważne, żeby zdecydować się na program, który jest łatwy w obsłudze, nie wymaga długiego procesu wdrożenia, a przez prosty interfejs będzie czytelny i zachęcający dla pracowników. Bo to od ich zaangażowania zależy powodzenie wprowadzenia aplikacji do przedsiębiorstwa.

Więcej na temat sposobów oszczędzania w przedsiębiorstwie znajdziesz tutaj.

Jakie inne korzyści dla przedsiębiorstwa dają nowoczesne technologie informatyczne, w tym aplikacje do zarządzania produkcją?

• Porządek. To często stan, którego pragną przedsiębiorcy patrząc na zasypane dokumentacją papierową biurka swoich pracowników. Porządek w pojawiających się zleceniach, w kolejności ich wykonywania, w szczegółach dotyczących zleceń – tak niewiele brakuje, by któraś z kartek z rysunkiem technicznym wysunęła się i wpadła między inną dokumentację. Jeśli zadania pojawiają się na liście zleceń nie ma wątpliwości co i w jakiej kolejności wykonać. Do kontroli porządku przydają się szczególnie nowoczesne technologie w logistyce. Kontrola łańcucha dostaw stanowi ważny element dla utrzymania płynności produkcji.
  
• Czas pracy. Karty pracy to jeden z elementów codziennej rutyny, do której większość pracowników podchodzi niechętnie. Raczej nikt nie chce ich wypełniać, zajęcie to jest pracochłonne, łatwo o nadużycia, a możliwości ich interpretacji są dość trudne i pracochłonne, co wydłuża czas na dostęp do rzetelnych analiz. Kontrolując czas pracy maszyny i realną produktywność pracownika nie potrzeba już kart pracy. Wszystko jest widoczne na bieżąco, a raport można wygenerować każdego dnia po zakończeniu zmiany.
  
• Komunikacja. Zarówno w delegowaniu obowiązków, jak i raportowaniu postępu prac, stanów magazynowych i awaryjności maszyn – aplikacja jest niezastąpionym narzędziem. Przez uporządkowanie zleceń eliminuje błędy, a przy każdym epizodzie informuje o awariach, czy brakach magazynowych, co pozwala przedsiębiorcy zareagować odpowiednio wcześnie, by wyeliminować zbędne przestoje.
  
• Kontrola. Świadomość, że panuje się nad sytuacją musi obejmować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa i składające się na niego działy. W innym przypadku nie będzie poczucia kontroli. Obserwując procesy zachodzące w przedsiębiorstwie zarówno z perspektywy spływających zamówień, jak i działających maszyn, zaangażowanych pracowników, a także zrealizowanych zleceń i wpływających z tego tytułu zysków ma się poczucie kontroli nad swoim przedsiębiorstwem. Zwłaszcza, że w każdej chwili można mieć wpływ na dowolny element, a co najważniejsze – z dowolnego miejsca na świecie. Nie trzeba być fizycznie obecnym w firmie. Można zdalnie zarządzać i nadal mieć kontrolę, a to zdecydowanie daje oszczędność czasu i pieniędzy.

Korzyści z wprowadzenia aplikacji do zarządzania produkcją

Oszczędność czasu i pieniędzy, nazywana często optymalizacją wydatków, to najprostszy sposób na załatanie dziury budżetowej lub odnalezienie środków na inwestycje bez konieczności podnoszenia cen, czy zmiany dostawców. Wystarczy przyjrzeć się procesom produkcyjnym i wyciągnąć odpowiednie wnioski. Jednak, by robić to regularnie i efektywnie przydaje się aplikacja do zarządzania produkcją. Niesie ona wiele korzyści dla przedsiębiorstwa:

• oszczędność czasu i pieniędzy,
• efektywny sposób organizacji pracy,
• skuteczne planowanie i harmonogramowanie produkcji ,
• optymalne wykorzystanie zasobów i obniżenie kosztów,
• skuteczna komunikacja wewnętrzna i szybkie korygowanie błędów,
• kontrola realizowanych zadań i terminowość,
• poprawa jakości wyrobów,
• zdalne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Wszystko to jest w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy. Jednak kluczem do sukcesu jest konsekwentne wdrożenie pracowników i ich regularne korzystanie z programu. Bez zaangażowania ze strony ludzi wszystkie wymienione korzyści pozostaną nadal celem, a nie elementem codziennej rzeczywistości. Warto zatem poświęcić czas na wdrożenie pracowników w obsługę systemu. Zwykle po ok. miesiącu regularnej pracy ani pracownicy, ani przedsiębiorca nie wracają do wcześniejszych przyzwyczajeń organizacji pracy, bo za wdrożona nowością idzie oszczędność czasu i pieniędzy.

Zdjęcie: freepik.com