Excel vs Trello vs Factory plus – efektywne zarządzanie mikro produkcją?

W dzisiejszych czasach, mimo że mamy już XXI wiek, wśród wielu mikro przedsiębiorców nadal panuje opinia, że do zarządzania mikro firmą produkcyjną, zatrudniającą kilku pracowników, nie jest wymagane użycie żadnych narzędzi informatycznych, poza standardową obsługą e-maili czy wystawianiem faktur.

Oczywiście, jeżeli taki przedsiębiorca dziennie wykonuje tylko kilka mało złożonych produktów, to faktycznie można wszystkiego przypilnować, wszystko obliczyć i zaplanować, korzystając wyłącznie z kartki papieru i długopisu. Wtedy nie trzeba wdrażać żadnych narzędzi informatycznych.

Minus tej strategii jest taki, że przedsiębiorca ZAWSZE musi być na miejscu i osobiście zapisywać i kontrolować to co jest na wspomnianej kartce papieru. Dodatkowo problem pojawia się gdy tych zleceń zaczyna przybywać, a nasz mikroprzedsiębiorca na bieżąco musi kontrolować ich status i pilnować dotrzymania terminów realizacji. Dziś przeanalizujemy temat Excel vs Trello vs FACTORY plus w kontekście małych i średnich firm produkcyjnych.

Jak więc powinno przebiegać efektywne zarządzania mikro produkcją?

Osobiście sam zarządzam mikro firmą i nie wyobrażam sobie codziennej pracy bez wsparcia pewnych narzędzi informatycznych. Z racji wielkości mojej firmy zależy mi na optymalizacji czasu pracy i związanych z nim kosztów. Dlatego szukam dobrych rozwiązań w najniższej możliwej cenie.

Analitycy wskazują, że od tego roku mają znacznie wzrosnąć nakłady na informatyzację w firmach produkcyjnych. Warto zastanowić się nad wdrożeniem technologii w swojej firmie, by nie pozostać w tyle. Poniżej przedstawiam porównanie trzech narzędzi, których użycie powinien rozważyć każdy mikro przedsiębiorca.

Arkusz kalkulacyjny (Excel)

Koszty stałe:

• płatna licencja Microsoft
• darmowy odpowiednik OpenOffice
• darmowa aplikacja online Google Spreadsheets

Zalety Excela

Excel to najprostsze narzędzie biurowe, które można wykorzystać do poprawy kontroli produkcji. Jego zaletą z pewnością jest łatwość obsługi oraz elastyczność. Mam tu na myśli możliwość dostosowania do różnych typów produkcji. Nie bez przyczyny powstało powiedzenie – “Excel przyjmie wszystko”. Program ten sprawdza się doskonale również, gdy pojawi się konieczność wizualizacji danych na wykresach.

Wady Excela

Niestety, jest to narzędzie ogólnego przeznaczenia, które wymaga poświęcenia sporej ilości czasu na dostosowanie go do realiów swojej produkcji. Wyobraźmy sobie sytuację, że przedsiębiorca posiada osobny arkusz produktów (często o strukturze drzewa), osobny arkusz do prowadzenia magazynu i jeszcze dodatkowy w którym trzyma zlecenia od klientów. Arkusze te naturalnie muszą być ze sobą powiązane, i można to zrobić ale w dłuższej perspektywie czasowej, przy rosnącej liczbie osób pracujących w firmie stanie się to bardzo czasochłonne.

Na dodatek, często zdarza się, że używanie jednego arkusza kalkulacyjnego przez wiele osób prowadzi do bałaganu. Piszą one komentarze do komórek zamiast je aktualizować, a dodatkowo nie mają czasu, albo chęci na utrzymywanie dyscypliny przy wprowadzaniu danych.

Warto wspomnieć, że za pomocą makr lub skryptów (Google Spreadsheets) można do prymitywnego arkusza danych dodać pewną “inteligencję” ale wymaga to posiadania umiejętności tworzenia takich dodatków.

Trzeba również zaznaczyć, że współdzielenie arkusza kalkulacyjnego przez kilku pracowników często robione jest poprzez wysyłanie do siebie pliku za pośrednictwem maila, co w ostateczności prowadzi do utraty kontroli nad tym, kto ma najbardziej aktualną wersję.

Podsumowując, jeżeli do tej pory ołówek i kartka papieru sprawdzały się w prowadzeniu biznesu, ale zaczynają już nie wystarczać, z pewnością Excel będzie pierwszym solidnym krokiem na drodze do lepszej kontroli produkcji.

Trello (https://trello.com/)

Koszty stałe:

• darmowa wersja podstawowa
• 9,90$ miesięcznie za użytkownika w wersji premium

Jeżeli głównym problemem jest kontrola etapów produkcyjnych konkretnych pozycji zamówień, a przy tym proces obróbki technologicznej jest bardzo prosty, wówczas Trello sprawdzi się bardzo dobrze. Trello to bardzo przyjazna i prosta aplikacja online, której działanie skupia się na zarządzaniu przepływem pracy w projektach. Interfejs aplikacji prezentuje wszystkie etapy projektu w postaci list z zadaniami. Aktualizacja statusu zadań następuje poprzez funkcję „przeciągnij – upuść” pomiędzy poszczególnymi etapami projektu. Jest to bardzo czytelne – z kolumny „do wykonania” przeciąga się zadanie do kolejnej np. „w trakcie realizacji”, a na końcu do „zakończone” – wszystko zgodnie z faktycznym etapem realizacji produkcji.

Uczciwie mogę powiedzieć, że Trello jest podstawowym narzędziem codziennej pracy mojego zespołu. Używamy go zarówno do zarządzania postępem prac technicznych, jak i do działań marketingowych. W związku z tym, że prowadzę firmę informatyczną, moja działalność nie wymaga posiadania magazynu i kontrolowania dostaw oraz np. procesów produkcji. Gdyby tak było, wybrałbym inną aplikację, dedykowaną zarządzaniu produkcją.

Trello działa również bardzo dobrze na urządzeniach mobilnych, chociaż przesuwanie zadań pomiędzy listami na wąskim ekranie jest dość problematyczne.

Jednak podobnie jak w przypadku Excela, Trello jest narzędziem dosyć ogólnego przeznaczenia i NIE MA tam funkcji bardzo potrzebnych do zarządzania produkcją takich jak:

kontrola realizacji produkcji dla elementów złożonych,

przygotowanie kart zleceń dla pracowników,

rejestracja zużycia materiałów.

Ciekawym pomysłem może być połączenie używania Trello i arkusza kalkulacyjnego, przy czym opcja eksportu danych Trello do zewnętrznych formatów jest dostępna tylko w opcji premium.

Prosta do wdrożenia aplikacja online – np. FACTORY plus (https://visix.pl/factory-plus)

Koszty stałe:

• 65 zł miesięcznie za użytkownika
• darmowy 14 dniowy okres próbny

Na rynku pojawiły się gotowe rozwiązania, które pomagają przedsiębiorcom usprawniać zarządzanie produkcją. Wprowadzenie aplikacji w dowolnej firmie mikro, małej i średniej zajmuje dosłownie kilkanaście minut.

W związku z tym, że poszczególne części w zarządzaniu produkcją są uniwersalne dla różnych branż, tak i aplikacja bazuje na uniwersalnych rozwiązaniach, które każdy przedsiębiorca może zdefiniować pod kątem własnej produkcji. Gotowy program do zarządzania kompleksowo obsługuje jej najważniejsze etapy.

Wystarczy, by każdy pracownik hali na bieżąco aktualizował stan produkcji, za który jest odpowiedzialny w ramach indywidualnego konta, logując się przez przeglądarkę, wpisując login i hasło nadane przez kierownika.

W praktyce więc wystarczy laptop i konto STARTER w aplikacji FACTORY plus. Interfejs jest intuicyjny, a sposób wdrożenia krok po kroku wyjaśnia konsultant, który przesyła również zestaw instrukcji ułatwiających poruszanie się w programie na poziomie pierwszych zleceń. Aplikacja nie wymaga specjalistycznych umiejętności informatycznych, dlatego już po wprowadzeniu pierwszego zlecenia przy asyście konsultanta, przedsiębiorca swobodnie może wprowadzać kolejne i korzystać z dobrodziejstw, które przyniesie mu aplikacja FACTORY plus.

Co można zyskać dzięki aplikacji do zarządzania produkcją? 

• kontrolę produkcji złożonych elementów (np. meble, urządzenia elektryczne itd.), pogrupowanych w zlecenia dla klientów,
• możliwość zdefiniowania indywidualnej marszruty wg której będą wykonywane operacje dla każdego produktu,
• bazę produktów z dołączonymi rysunkami technicznymi,
• opcję rejestracji zużycia surowców,
• listę zadań widoczną dla każdego pracownika na jego indywidualnym koncie, bez obaw o różnice w interpretacji otrzymanych poleceń ustnych,
• bazę klientów i dostawców,
• możliwość wyeksportowania historii produkcji do Excela,
• sposób na wydelegowanie niektórych czynności (np. przyjmowania zleceń od klientów) do innych pracowników poprzez nadawanie im odpowiednich uprawnień do poszczególnych części systemu,
• przejrzysty interfejs i dostęp z każdego miejsca na świecie.

Aplikacja FACTORY plus pomaga zaoszczędzić czas i energię straconą na utrzymywanie porządku produkcyjnego w firmie. Przy relatywnie niewielkich kosztach w jednym miejscu można przechowywać katalog produktów i materiałów, a także efektywnie kontrolować postępy zleceń i planować pracę. 

Aplikacja FACTORY plus polecana jest przede wszystkim przedsiębiorcom, ale także kierownikom oraz planistom produkcji w większych firmach, jako pierwszy krok zbliżający firmę do usprawnienia produkcji poprzez prosty sposób informatyzacji przebiegu prac i realizacji zamówień.

Czytaj też…

Excel czy system zarządzania produkcją – co wybrać do niedużej firmy? https://visix.pl/excel-czy-system-zarzadzania-produkcja-co-wybrac/

System zarządzania produkcją – jak go wdrożyć w małej firmie? 6 wskazówek https://visix.pl/system-zarzadzania-produkcja-jak-go-wdrozyc-w-malej-firmi/

Nowoczesne systemy zarządzania produkcją – jak to działa? https://visix.pl/nowoczesne-systemy-zarzadzania-produkcja-jak-to-dziala/