aplikacja do zarządzania produkcją 10 przykazań

29 września 2021
Aneta

O tym, że aplikacja do zarządzania produkcją jest potrzebna i warto ją wdrożyć w swojej firmie można przeczytać w wielu źródłach. Uznajmy, że jest to fakt. Dla przypomnienia warto podkreślić, że prawidłowo wdrożone oprogramowanie, które wspiera zarządzanie produkcją pozwala na skuteczne harmonogramowanie, zatem wprowadza lepszą organizację pracy, do tego umożliwia lepsze wyciąganie wniosków na podstawie trafnych analiz i rzetelnych raportów, co w konsekwencji zmniejsza straty i podnosi rentowność przedsiębiorstwa. Świetnie! Tylko żeby przedsiębiorstwo zaczęło funkcjonować w takich realiach trzeba przejść dość wyboistą drogę.

Spis treści

Jak to sprytnie zrobić?

Trzeba pamiętać, że zawsze jest i druga strona medalu. Każde nieprawidłowe wdrożenie niesie za sobą marnotrawstwo czasu i pieniędzy, a w konsekwencji frustrację i niechęć do dalszych prób wprowadzania innowacyjności.

Co zatem zrobić, gdy widać już gołym okiem, że pomoc w zarządzaniu produkcją potrzebna jest od zaraz, a wprowadzona technologia ma przynieść korzyść przedsiębiorstwu, a nie tylko spowodować lawinę wydatków i frustracji?

Oto 5 pierwszych z 10 przykazań, których warto przestrzegać podczas zgłębiania tematu aplikacji do zarządzania produkcją. Kolejnych 5 znajduje się w tym artykule.

Spis treści:

Ustal cele, budżet i czas
Wybierz właściwy produkt
Opracuj plan wdrożenia
Starannie wybierz firmę, która dostarcza usługę
Przygotuj pracowników na nadchodzące zmiany

1. Ustal cele, budżet i czas

Czas

Dla niektórych hasło „ustal cele, budżet i czas” brzmi jak slogan z przeciętnego kursu motywacyjnego, po którym każdy wykrzykuje „JESTEŚ ZWYCIĘZCĄ!”. Można i tak. Jednak bardziej chodzi o to, by w pierwszej kolejności zauważyć, czy pomoc w zarządzaniu produkcja jest Ci w ogóle potrzebna. Kiedy widać to najwyraźniej? Wtedy, kiedy rozmawiając z przedsiębiorcą, na pytanie jak planuje rozwijać firmę mówi, że nie ma na to czasu, bo ciągle jest tak bardzo zapracowany, że nie ma nawet chwili, żeby się nad tym zastanowić.

Bingo! To jest ten moment. Tutaj pojawia się błędne koło – za dużo czasu zajmuje mi kontrola pracowników, więc nie mam czasu na wdrożenie programu → nie mam programu, więc tak dużo czasu muszę poświęcić na osobiste zaangażowanie w proces kontroli pracy.

Nie można oczywiście z dnia na dzień rzucić wszystkiego i wyjechać w Bieszczady, by z dala od przemysłowego zgiełku poddawać się kontemplacji. Chodzi o wygospodarowanie jednej godziny w tygodniu. Tylko JEDNEJ w całkowitym skupieniu się na pomysłach dotyczących zmian udoskonalających przedsiębiorstwo. Tak rozpoczniesz tworzenie złotego wieku w swojej firmie.

Więcej na ten temat znajdziesz w wywiadzie z Joanną Zagórską klikając tutaj.

Jeśli przeraża Cię wizja samego procesu wdrażania, zastanów się w której części roku firma ma najmniejsze obłożenie pracą. W większości branż jest to okres albo na początku roku, albo np. w wakacje. Wtedy wdrożenie nie spowoduje zbyt dużego zamieszania i będzie można poświęcić mu więcej uwagi, łatwiej je przeprowadzić i lepiej skorygować.

Cel

Podczas tej jednej godziny zastanowisz się w pierwszej kolejności nad powodem, dla którego chcesz coś udoskonalić:

Może to być potrzeba uzyskania większej kontroli nad pracownikami? Odpowiedni program w czasie rzeczywistym będzie pokazywał co robi pracownik, na której maszynie i dla jakiego zlecenia.
Może potrzebujesz większej precyzji w planowaniu pracy i w ustalaniu harmonogramu? Tonąc w papierach nie wiesz do końca którym zleceniem aktualnie zajmują się pracownicy. Z programem będzie to widoczne.
Może chcesz zredukować przestoje, które pojawiają się raz z powodu awarii maszyny, a raz z braku surowców w magazynie. Właściwe oprogramowanie nie spowoduje, że tych problemów w ogóle nie będziesz mieć. Ale dowiesz się o nich od razu, albo nawet chwilę przed ich wystąpieniem.

Ustalenie prawidłowego celu, albo przyczyny dla którego chcesz wdrożyć oprogramowanie, które pomoże Ci zarządzać produkcją to zasadniczy punkt całej operacji. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć z jakich modułów powinien się składać program, a jakie są Ci totalnie niepotrzebne. Jednym słowem nie dasz się nabrać na dodatkowe funkcje, z których nie skorzystasz.

Budżet

Tutaj nie ma filozofii. Musisz wiedzieć ile jesteś w stanie zainwestować w aplikację do zarządzania produkcją. Jeśli masz większą gotówkę, chciałbyś jednorazowo zapłacić za program z góry i cieszyć się nim bez końca, przeczytaj najpierw artykuł co bardziej się opłaca – wybrać abonament, czy jednorazowo zapłacić za całość.

2. Wybierz właściwy produkt

Wielu przedsiębiorców nie chce się zdecydować na zbyt duże wydatki, zbyt długi proces wdrożenia i zbyt skomplikowany system. Chcą mieć łatwą możliwość zarówno wejścia, jak i wyjścia z usługi. Być może w późniejszym etapie byliby bardziej skłonni do wdrożenia systemu ERP, ale na początku podchodzą do sprawy ostrożnie.

Przeczytaj artykuł co może pójść nie tak podczas wdrożenia systemu ERP i jak temu zaradzić?

Dobrym rozwiązaniem na początek jest gotowa aplikacja do zarządzania produkcją, której większość modułów jest uniwersalna, część usprawnień da się dostosować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, wdraża się ją w kilka godzin, płaci się miesięczny abonament jedynie za ilość obsługiwanych stanowisk, a rezygnacja to kwestia miesięcznego wypowiedzenia.

W tym miejscu pojawia się jeden z wielu punktów zbornych 10 przykazań – wybrana technologia musi być zgodna z postawionymi na początku celami. Te z kolei warto również określić podczas rozmów z pracownikami, ale o tym za chwilę.

Jaki sprzęt do obsługi aplikacji?

aplikacja do zarządzania produkcją w firmie Witowa — aplikacja FACTORY plus na hali produkcyjnej w firmie Witowa

A co ze sprzętem komputerowym? Czy obecnie posiadane urządzenia podołają wymogom nowoczesnego oprogramowania, które planujesz wdrożyć? Żeby nie tworzyć dodatkowych kosztów warto zwrócić uwagę i na ten aspekt. W aplikacjach w tzw. chmurze wystarczy dostęp do Internetu, przeglądarka Chrome i dowolny tablet, czy komputer – zatem żaden specjalistyczny sprzęt. Wszystko to można znaleźć w firmie i nie trzeba dodatkowo kupować.

Dzisiaj pobierasz aplikację do zarządzania produkcją, instalujesz i możesz rozpocząć wdrażanie. Szybko i sprawnie.

Sprawdź, czy aplikację do zarządzania produkcja FACTORY plus zrealizuje Twoje cele.

3. Opracuj plan wdrożenia

Kiedy aplikacja do zarządzania produkcją jest już zainstalowana na komputerze, czy tablecie musisz poświęcić czas na opracowanie marszrut i wprowadzenie ich do systemu. Do tego momentu pracownicy nie mają jeszcze dostępu do zleceń za pośrednictwem aplikacji na swoich profilach. Pozwól sobie na dogłębne zapoznanie się z procedurą. Jest ona bardzo prosta, intuicyjna, jednak na początku wymaga uwagi. Lepiej przedstawić aplikację pracownikom tydzień później, ale z kompletnie uzupełnionymi danymi niż trochę wcześniej i narazić ich na niedomówienia i pobudzić tym samym niechęć do pracy w nowym systemie.

Zapewnij ich również, że w każdej chwili mogą poprosić o pomoc w obsłudze aplikacji do zarządzania produkcją. Bardziej cenione są popełniane błędy podczas wdrożenia niż brak jakiejkolwiek aktywności. Określ czas wdrożenia, aby pracownicy mieli jasność, że nie od razu muszą wszystko bezbłędnie obsługiwać. Ale jednocześnie zaznacz od kiedy obsługa aplikacji będzie obowiązywać już wszystkich.

4. Starannie wybierz firmę, która dostarcza usługę

Wiesz już czego potrzebujesz i co chcesz osiągnąć. Jeśli zdecydowałeś się, by aplikacja do zarządzania produkcją pomogła ci osiągnąć założone cele weź pod uwagę te elementy, które powinny zaważyć na podjęciu decyzji na która firmę się zdecydować:

dostępność usługi – dopytaj podczas rozmowy jak długo trwa wdrożenie aplikacji i jak trudna jest rezygnacja z usługi. Ile trwa okres wypowiedzenia jeśli zdecyduję się na usługę abonamentową? Jeśli zależy Ci na prostej aplikacji do zarządzania produkcją możliwość instalacji powinieneś móc uzyskać „od ręki”, a rezygnacji w ramach miesięcznego wypowiedzenia;
koszt wdrożenia – co musisz kupić, aby móc wdrożyć aplikację? Czy są jakieś koszty początkowe przy podpisywaniu umowy? Jeśli posiadasz komputer w firmie nie powinieneś ponosić żadnych dodatkowych kosztów poza wybranym przez siebie abonamentem;
częstotliwość aktualizacji – jak często aplikacja do zarządzania produkcją dopasowuje się do zmian technologicznych? Czy trzeba wgrywać aktualizacje, jeśli tak to jaki mają one wpływ na standardowy przebieg prac? Czy w związku z tym są przerwy w dostawie usługi? Aktualizacje nie powinny mieć żadnego wpływu na standardowy przebieg prac w Twojej firmie;
helpdesk – jeśli coś nie działa, jak można skontaktować się z serwisem i w jakim czasie udzielą pomocy? Zgłoszenie powinno być przyjęte natychmiast, a naprawa usterki w ciągu 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia;
dostępne materiały do wdrożenia – jeśli zdecydujesz się na aplikację, to czy poza szkoleniem podczas wdrożenia możesz liczyć na dodatkowe konsultacje i materiały offline z podstawowej obsługi? Przez pierwsze tygodnie pracy z aplikacją powinieneś mieć możliwość regularnych konsultacji wraz z dostępem do materiałów szkoleniowych;
referencje – co mówią o aplikacji inni klienci? Czy można się z nimi skontaktować, żeby zapytać o aplikację do zarządzania produkcją i jej obsługę? Firma powinna udostępnić referencje podmiotów, z którymi współpracuje. Najczęściej są one dostępne na stronie internetowej;
aplikacja do zarządzania produkcją a rozwój firmy – czy aplikacja będzie się rozwijać? Jeśli na teraz wystarcza to co aktualnie jest w pakiecie, to jak będzie wyglądać obsługa aplikacji, jeśli firma się rozwinie? Będzie wtedy konieczność przejścia i tak na system ERP, czy może są przewidziane perspektywy rozwoju w aplikacji? Dobrze napisana aplikacja do zarządzania produkcją powinna mieć możliwość rozwoju w wybranych kierunkach, a także niezawodny sposób migracji danych w razie konieczności ich transferu.
łatwość obsługi – nawet najlepszy program nie będzie używany, jeśli pracownicy będą dodatkowo obciążeni jego obsługą i zamiast korzystać z niego jako ułatwienia, będą uważać go za problem, którego należy unikać. Program musi być prosty w obsłudze.

5. Przygotuj pracowników na nadchodzące zmiany

Jeśli kierownik wszedłby do firmy i powiedział: „Od jutra zmiany! Szykujcie się”, to nie ma na świecie firmy, która przyjęłaby ten komunikat z radością. Ludzie nie lubią zmian, są negatywnie do nich nastawieni, często się ich boją, a strach pochodzi z braku wiedzy na temat wprowadzanych nowości. Zatem bardzo prosto odwrócić ten schemat. Zanim pojawi się komunikat o zmianie należy zacząć od pytania skierowanego do pracowników – co chcielibyście zmienić w strukturze organizacyjnej firmy, gdzie widzicie trudności, co zmniejsza efektywność waszej pracy itp.

Dlaczego rozmowy są tak ważne?

Takie rozmowy potrzebne są również po to, by dobrze określić cele opisane na początku w pierwszym punkcie. Pytając pracowników o to co chcieliby zmienić angażuje ich w proces zmiany. W ten sposób chętniej do niej podejdą, bo przecież ostatecznie to oni również będą użytkownikami aplikacji do zarządzania produkcją. Takie konsultacje oswajają pracowników z myślą, że idzie nowe, ale ono wcale nie jest straszne, bo nie jest niczym nowym, tylko tym o czym rozmawialiśmy z szefem.

Samo wdrożenie aplikacji do zarządzania produkcją będzie wisienką na torcie, swoistym uwieńczeniem procesu zmiany, który wziął swój początek w rozmowach na temat potrzeb z pracownikami. Nie trzeba będzie ich przekonywać do korzyści płynących z aplikacji, bo sami zobaczą, że aplikacja do zarządzania produkcją daje rozwiązanie dotychczasowych problemów, zatem łatwiej będzie im korzystać z niej na co dzień.

Jak szkolić pracowników z obsługi aplikacji?

Ważne jest przeszkolenie pracowników z obsługi aplikacji. Warto poświęcić na to odpowiednią ilość czasu. Pracownicy muszą zyskać pewność, że obsługa aplikacji do zarządzania produkcją ma im ułatwić pracę, a nie być kolejna trudnością w ramach obowiązków służbowych. Szkolenia powinny być przeprowadzane regularnie. Obszerne na początku oraz uzupełniające co miesiąc, lub np. raz na kwartał. Aplikacja do zarządzania produkcją powinna się rozwijać, zatem każda dodatkowa funkcja użyteczna z punktu widzenia przedsiębiorstwa powinna być przedstawiona pracownikom i od razu wdrożona.

Wdrożenie aplikacji do zarządzania produkcją – podsumowanie części pierwszej

Pamiętaj, że oprogramowanie jest tylko narzędziem. Bez zaangażowania pracowników będzie bezużyteczne. Dlatego dając przykład swoim zaangażowaniem budujesz zaangażowanie swoich podwładnych. Poświęcając czas na szkolenia i wdrożenie nowości przybliżasz synergię aplikacji z przedsiębiorstwem i ludźmi. A nade wszystko pokazując pracownikom ich efekty pracy w postaci wygenerowanych raportów, czy zwizualizowanych wyników pobranych z aplikacji do zarządzania produkcją udowadniasz im, że było warto podjąć te wyzwanie.

Za Tobą połowa dekalogu. Jeśli chcesz poznać kolejnych 5 przykazań, koniecznie przeczytaj drugą część dostępną tutaj.