Praca na produkcji trwa, zlecenia wpływają, a zamówienia są realizowane w ustalonym terminie. Jednak, żeby mieć pełną kontrolę nad tymi procesami potrzebne są regularne raporty, które każdego dnia powinny być analizowane przez przedsiębiorcę. Jak zbierać dane, by móc z nich wnioskować w najlepszy z możliwych sposobów? Jest kilka pomysłów na raportowanie.

Po co raportować ?

Raport to najistotniejsza wiedza płynąca bezpośrednio od pracowników na temat tego co się dzieje w zakładzie. Jest ona istotna dlatego, gdyż pomaga w szybkim podejmowaniu dobrych decyzji, które biorą się z dobrej komunikacji, co przekłada się na wzrost wydajności oraz zmniejszenie ilości ponoszonych niepotrzebnie wydatków. Raporty to cenne informacje na temat:

• postępu realizacji zleceń,
• wyprodukowanej ilości elementów,
• czasu pracy operatorów i maszyn,
• długości trwania awarii kluczowej maszyny,
• statusu maszyn (praca / przestój / awaria),
• zużycia surowców,
• procentu wadliwych produktów,
• partii surowca z której wyprodukowano wadliwy produkt.

Kto i jak często ma dostarczać dane ?

W większości przypadków czynnikiem raportującym produkcję nadal pozostaje człowiek pracujący na hali. Ma on do dyspozycji kartę pracy, arkusz kalkulacyjny, lub np. aplikację w komputerze. Dobrze jest, jeśli pracownik ma regularny dostęp do komputera, gdzie może na bieżąco uzupełniać dane, a brygadzista, również na swoim profilu aplikacji, kontroluje prace operatorów w gniazdach produkcyjnych. W zależności od potrzeb i możliwości analizy zebranych pomiarów, przedsiębiorca sam decyduje o częstotliwości raportowania. Zwykle odbywa się to raz dziennie po zakończonej zmianie.

Praktyczne sposoby raportowania

Karty pracy. Pierwszym, najstarszym i najbardziej powszechnym sposobem raportowania postępów produkcji są specjalnie przygotowane papierowe formularze (karty pracy), które pracownik otrzymuje na początku zmiany i uzupełnia je najczęściej pod koniec swojej pracy. Zaletą tego rozwiązania jest niski koszt i krótki czas wprowadzenia. Wad jest znaczenie więcej, począwszy od niskiej wiarygodności danych dotyczących realnego czasu pracy i braku możliwości całościowej analizy w krótkim czasie. Żeby dokonać rzetelnej analizy trzeba najpierw wprowadzić dane z kart pracy do wybranego programu. Jest to czasochłonne i nie trudno o pomyłkę. Papierowa karta pracy to jedyny egzemplarz dokumentu, który pracownik przekazuje przedsiębiorcy. Jeśli się on zagubi, pracownikowi trudno będzie odtworzyć utracone dane zwłaszcza, gdy minie kilka dni, a pracodawca zostanie z luką, przez którą analiza całościowa nie będzie rzetelna.

Arkusz kalkulacyjny. Drugim, już bardziej ulepszonym sposobem jest wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego (Excel). Zaletą raportowania przy użyciu tego narzędzia jest możliwość prowadzenia podstawowych analiz i łatwy sposób tworzenia kopii oraz przesyłania dokumentu. Automatyczne sumowanie wartości wprowadzanych liczb zmniejsza ryzyko popełnienia błędu. Jeśli plik zapisany jest na serwerze, a wszyscy jego użytkownicy mają do niego dostęp, wówczas istniejąca wersja posiada aktualne dane przeznaczone do dalszej analizy. Problem pojawia się natomiast gdy arkusz jest edytowany przez więcej niż jedną osobę, a pliki przesyłane są drogą mailową. Trudno wówczas zorientować się kto posiada aktualną wersję, co może prowadzić do sporego zamieszania. Arkusz kalkulacyjny może wiązać się z koniecznością ponoszenia pewnych kosztów. Zwykle jest to regularne wykupywanie licencji lub, jeśli pracodawca ma taką możliwość, może skorzystać z darmowej wersji legalnego oprogramowania.

Aplikacja. Trzecim pomysłem na praktyczny sposób raportowania prac odbywających się na hali jest zakupienie aplikacji pozwalającej rejestrować dane produkcyjne do transakcyjnej bazy danych. W tym przypadku analiza pracy odbywa się w czasie rzeczywistym, a raport dzienny można wygenerować w zasadzie jednym kliknięciem. Pracodawca na bieżąco widzi postęp prac w menu głównym, a pracownik nie musi uzupełniać żadnych dodatkowych dokumentów. Jego zadaniem jest jedynie sygnalizowanie w swoim panelu użytkownika momentu rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zleceniem. Na tej podstawie automatycznie tworzy się zestawienie wykonywanych prac dostępnych w formie raportu.

Aplikacja dostępna jest najczęściej w formie abonamentu, którego wysokość uzależniona jest od potrzeb przedsiębiorstwa. Koszt jest stosunkowo niski, gdyż zaczyna się już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Należy pamiętać, że automatyczne raportowanie produkcji przynosi największe korzyści przy produkcji wielkoseryjnej. Nie sprawdzi się to w każdej branży i w każdej firmie. Warto zatem dobrze przemyśleć które rozwiązanie jest najlepsze dla przedsiębiorstwa.

Zdjęcie: www.freepik.com