5 sierpnia 2021
Aneta

Porażka to jeden ze scenariuszy, który niestety trzeba brać pod uwagę decydując się na wdrożenie systemu ERP w firmie. Dlaczego się tak dzieje? Często przy tak dużym przedsięwzięciu pojawiają się komplikacje, które nie tylko opóźniają zamknięcie projektu, ale również podnoszą znacząco koszty, co dla niektórych firm może zadecydować o ich dalszym być, albo nie być.

Spis treści

Skąd bierze się porażka?

Nie można jednoznacznie powiedzieć co zadecyduje o tym, że wdrożenie systemu ERP w firmie zmienia się w porażkę. Nie można również powiedzieć, że większość wdrożeń kończy się tragicznie. Z pewnością zarówno ze strony klienta, jak i firmy wdrażającej pojawiają się grzechy, które po zsumowaniu przechylają szalę w kierunku sukcesu, bądź w drugą stronę. Często bywa tak, że największą trudnością jest duża ilość mało istotnych problemów, które dopiero gdy zaistnieją w tym samym momencie mogą przyczynić się do stworzenia dużego większego problemu.
W większości analiz zarówno eksperci, jak i doświadczeni przedsiębiorcy wskazują na kilka elementów, które pojawiają się w wielu firmach, gdzie wdrożenie systemu ERP zakończyło się fiaskiem. Przyjrzenie się im z bliska to dobra lekcja dla wszystkich, starających się podejść do tak ogromnego przedsięwzięcia, jakim jest wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej.

O czym należy pamiętać, żeby wprowadzenie systemu ERP nie stało się wieloletnią i drogą porażką?

Określenie faktycznego celu integracji systemu.

Jednym z największych błędów, jaki mogą popełnić przedsiębiorcy, a który często pojawia się na samym początku pracy nad implementacją, jest określenie, by wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej było celem samym w sobie. Nie można go traktować w tej kategorii, ponieważ ma on stanowić narzędzie, którym będą się posługiwać pracownicy realizując określone cele biznesowe. Jest zatem środkiem, a nie celem. Zarząd firmy powinien przedstawić cele wdrożenia oprogramowania jeszcze na etapie wyboru najlepszej dla firmy opcji. Co ważne, cele powinny być mierzalne, żeby określić przedsięwzięcie mianem porażki, bądź sukcesu po zakończonym etapie wdrożenia. Redukcja kosztów firmowych nie jest właściwie określonym celem. Sama inwestycja będzie ogromnym kosztem, więc jak się to ma do założonej na początku redukcji?

Zdarza się, że przyczyną rozpoczęcia procesów związanych z wdrożeniem ERP jest fakt, iż konkurencja już taki system posiada, albo świadomość, że wszystkie nowoczesne firmy inwestują w technologię IT, zatem „zróbmy u nas też coś w ten deseń”. Wdrożenie systemu ERP na przykładzie analogii do firmy konkurencyjnej jest błędem. Niestety założenie, że nowa technologia rozwiąże wszystkie firmowe problemy jest błędem. Bez jasno określonego celu biznesowego nie da się opracować prawidłowej drogi przemian w firmie, a chaotycznie wdrażana technologia niestety może dość szybko okazać się nie tylko drogim i gorzkim lekarstwem na panujące bolączki, a co gorsza nieskutecznym.

Może się nawet okazać, że po dokładnym określeniu faktycznych celów przedsiębiorstwa do ich osiągnięcia wcale nie będzie potrzebny system ERP.

Włączenie pracowników do procesu decyzyjnego na etapie projektowania i wdrożenia.

Hierarchiczność w każdej organizacji jest zjawiskiem potrzebnym i nie da się bez niej funkcjonować. To managerowie tworzą plany biznesowe, ale pracownicy je wykonują. Skoro mają korzystać z jednego systemu bezwzględnie musi istnieć dialog pomiędzy poszczególnymi szczeblami. Wiele organizacji podkreśla, że ich największą wartością są pracownicy i to oni stanowią trzon oraz siłę napędową firmy. Najpierw trzeba przyjrzeć się przedsiębiorstwu zarówno z perspektywy managerskiej, jak i pracowniczej. Z każdej z tych stron problemy wyglądają inaczej. Obarczając pracownika dodatkowymi zadaniami wynikającymi wdrożenia systemu trzeba mieć świadomość, że nie będzie on w stanie wykonywać w takim samym stopniu wszystkich dotychczasowych obowiązków. Dlatego tak ważne jest włączenie pracowników w proces analizy problemów, a także późniejszego wdrożenia systemu w struktury firmy.

Otwartość na to co nowe

Zdarza się, że firma wdraża system ERP i dziwi się, że nic nie działa prawidłowo mimo że tygodnie implementacji mijają, zamieszania jest coraz więcej, pracy nie ubywa, a frustracja pracowników rośnie. Dlaczego tak jest? Bo z wdrożeniem systemu jest jak z piórem ze złotą stalówką. Samo posiadanie nie oznacza, że charakter pisma będzie piękny. Jeśli procedury w firmie nie ulegną zmianie i nie będzie w nich elastyczności dla nowych rozwiązań pojawiających się wraz z wdrożeniem ERP, cała operacja spali na panewce. Żeby machina mogła działać potrzebna jest pewna elastyczność w strukturach, procesach i w ludziach. Bez otwarcia na to co nowe szybko okaże się, że system jest sztuką dla sztuki. Czas i energia poświęcona na wdrożenie wcale nie zoptymalizuje ilość dotychczasowych działań, a wręcz je podwoi, bo nierzadko zdarza się, że pracownicy korzystają z nowego systemu, bo takie mają polecenie odgórne, a oprócz tego równolegle prowadzą działania wg wcześniejszego porządku, bo do takiego są przyzwyczajeni.
Nie da się niestety wdrożyć systemu i działać „po staremu”.

Jak przekonać pracowników do wdrożenia innowacji przeczytasz w tym artykule.

Dzielenie implementacji na mniejsze etapy

Wdrożenie systemu ERP to poważne przedsięwzięcie, które niesie ze sobą wysokie koszty i duże ryzyko, jeśli nie zostanie ono przeprowadzone prawidłowo. I w tym zakresie zdarzają się porażki, o których niebawem będzie można przeczytać więcej…

Standardowo czas wprowadzenia systemu informatycznego w struktury firmy trwa kilka miesięcy. Łatwo się zorientować, że tworząc założenia na początku projektu, po upływie połowy roku część z nich może być już nieaktualna. Dlatego, alby uchronić się przed takim scenariuszem warto przemyśleć wprowadzanie zmian mniejszymi etapami. Jeśli np. w firmie produkcyjnej wdrożenie zmian rozpocznie się od uporządkowania kolejności wykonywanych zleceń, kontroli dostaw i stanów magazynowych, wówczas cała uwaga poświęcona zostanie porządkowaniu jedynie tej części przedsiębiorstwa. Pozostałe działy funkcjonują bez zmian.

Wprowadzając wdrożenie systemu ERP na przykładzie wybranej jednostki, np. produkcji, łatwiej jest kontrolować zmiany i testować dostępne rozwiązania, a co najważniejsze – w razie konieczności odwrócić je w szybki sposób, wracając do utrwalonych wcześniej praktyk. Warto w tym przypadku rozpocząć przygodę z nowoczesną technologią od wdrożenia aplikacji do zarządzania produkcją. Można w ten sposób łatwo i szybko reagować na pojawiające się zmiany, zdecydowanie ograniczyć wydatki na wprowadzanie kompletnego systemu ERP, a także do minimum obniżyć ryzyko zatopienia się w przytłaczających zmianach.

Wybór właściwego realizatora.

Dużym ryzykiem są niesprawdzone firmy, które podejmują się wdrożenia systemu i nie zawsze są w stanie podołać przedsięwzięciu, którego się podjęły. Brak określonego harmonogramu wdrażania wywołuje chaos i utratę kontroli, co w konsekwencji powoduje błędy. Również rotacja personelu jest sporym problemem, gdyż wdrażanie nowych pracowników podczas trwania projektu często obarczone jest wydłużeniem czasu pracy i dodatkowymi błędami. Każdy dobrze zorganizowany projekt musi mieć swój harmonogram, etapy, kamienie milowe oraz procedury wdrożeniowe. Umożliwia to rozpoznanie potrzeb użytkowników, uporządkowanie przebiegu ich prac, właściwy podział obowiązków, a także efektywne zarządzanie implementacją, kontrolę jej przebiegu, a wszystko to oparte na wcześniejszym doświadczeniu firmy.

Jak się przygotować? – wdrożenie systemu ERP – projekt + weryfikacja

Ekspert z zakresu analizy i projektowania systemów informacyjnych, Jarosław Żeliński, zwraca uwagę na następujące elementy:

Należy dobrze poznać własną firmę, przeprowadzić analizę i opracować model jej działania zanim rozpocznie się proces planowania wdrożenia nowej technologii.
Skupić się na obszarach budujących przewagę rynkową i opracować dokładne wymagania względem oprogramowania w tym zakresie.
Nowy system należy wdrażać etapami, skupiając się na wybranych funkcjonalnościach.
Nadzór nad realizacją projektu powinien obejmować zarówno firmę wdrażającą, która w określonym czasie ma za zadanie domykać kamienie milowe projektu, jak i firmę zlecającą, by dopilnować, że nowy porządek jest przyswajany i realizowany przez pracowników. Jest to nierozłączne działanie – wdrożenie systemu ERP = projekt + weryfikacja.
Zapomnieć, że jakikolwiek jeden wielki zintegrowany system sobie poradzi ze wszystkimi trudnościami w firmie.