Kiedy i jak wdrożyć aplikację do zarządzania produkcją?

24 marca 2022
Joanna Wrzeszcz

O tym, że aplikacja do zarządzania produkcją jest potrzebna i warto ją wdrożyć w swojej firmie można przeczytać w wielu źródłach. Uznajmy, że jest to fakt. Dla przypomnienia warto podkreślić, że prawidłowo wdrożone oprogramowanie, które wspiera zarządzanie produkcją pozwala na skuteczne harmonogramowanie, zatem wprowadza lepszą organizację pracy, do tego umożliwia lepsze wyciąganie wniosków na podstawie trafnych analiz i rzetelnych raportów, co w konsekwencji zmniejsza straty i podnosi rentowność przedsiębiorstwa. Świetnie! Tylko żeby przedsiębiorstwo zaczęło funkcjonować w takich realiach trzeba przejść dość wyboistą drogę.

Spis treści

Jak to sprytnie zrobić?

Trzeba pamiętać, że zawsze jest i druga strona medalu. Każde nieprawidłowe wdrożenie niesie za sobą marnotrawstwo czasu i pieniędzy, a w konsekwencji frustrację i niechęć do dalszych prób wprowadzania innowacyjności.

Co zatem zrobić, gdy widać już gołym okiem, że pomoc w zarządzaniu produkcją potrzebna jest od zaraz, a wprowadzona technologia ma przynieść korzyść przedsiębiorstwu, a nie tylko spowodować lawinę wydatków i frustracji?

Oto 10 przykazań, których warto przestrzegać podczas zgłębiania tematu kiedy i jak wdrożyć aplikację do zarządzania produkcją:

1. Ustal cele, budżet i czas

Czas

Dla niektórych hasło „ustal cele, budżet i czas” brzmi jak slogan z przeciętnego kursu motywacyjnego, po którym każdy wykrzykuje „JESTEŚ ZWYCIĘZCĄ!”. Można i tak. Jednak bardziej chodzi o to, by w pierwszej kolejności zauważyć, czy pomoc w zarządzaniu produkcja jest Ci w ogóle potrzebna. Kiedy widać to najwyraźniej? Wtedy, kiedy rozmawiając z przedsiębiorcą, na pytanie jak planuje rozwijać firmę mówi, że nie ma na to czasu, bo ciągle jest tak bardzo zapracowany, że nie ma nawet chwili, żeby się nad tym zastanowić.

Bingo! To jest ten moment. Tutaj pojawia się błędne koło – za dużo czasu zajmuje mi kontrola pracowników, więc nie mam czasu na wdrożenie programu → nie mam programu, więc tak dużo czasu muszę poświęcić na osobiste zaangażowanie w proces kontroli pracy.

Nie można oczywiście z dnia na dzień rzucić wszystkiego i wyjechać w Bieszczady, by z dala od przemysłowego zgiełku poddawać się kontemplacji. Chodzi o wygospodarowanie jednej godziny w tygodniu. Tylko JEDNEJ w całkowitym skupieniu się na pomysłach dotyczących zmian udoskonalających przedsiębiorstwo. Tak rozpoczniesz tworzenie złotego wieku w swojej firmie.

Więcej na ten temat znajdziesz w wywiadzie z Joanną Zagórską klikając tutaj.

Jeśli przeraża Cię wizja samego procesu wdrażania, zastanów się w której części roku firma ma najmniejsze obłożenie pracą. W większości branż jest to okres albo na początku roku, albo np. w wakacje. Wtedy przygotowanie do wdrożenia aplikacji do zarządzania produkcją może odbywać się wcześniej, ale sama implementacja dopiero w swobodniejszym dla firmy okresie.

Cel

Podczas tej jednej godziny zastanowisz się w pierwszej kolejności nad powodem dla którego chcesz coś udoskonalić:

Może to być potrzeba uzyskania większej kontroli nad pracownikami? Odpowiedni program w czasie rzeczywistym będzie pokazywał co robi pracownik, na której maszynie i dla jakiego zlecenia.
Może potrzebujesz większej precyzji w planowaniu pracy i w ustalaniu harmonogramu? Tonąc w papierach nie wiesz do końca którym zleceniem aktualnie zajmują się pracownicy. Z programem będzie to widoczne.
Może chcesz zredukować przestoje, które pojawiają się raz z powodu awarii maszyny, a raz z braku surowców w magazynie. Właściwe oprogramowanie nie spowoduje, że tych problemów w ogóle nie będziesz mieć. Ale dowiesz się o nich od razu, albo nawet chwilę przed ich wystąpieniem.

Ustalenie prawidłowego celu, albo przyczyny dla którego chcesz wdrożyć oprogramowanie, które pomoże Ci zarządzać produkcją to zasadniczy punkt całej operacji. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć z jakich modułów powinien się składać program, a jakie są Ci totalnie niepotrzebne. Jednym słowem nie dasz się nabrać na dodatkowe funkcje, z których nie skorzystasz.

Budżet

Tutaj nie ma większej filozofii. Musisz wiedzieć, ile jesteś w stanie zainwestować w program do zarządzania produkcją. Jeśli masz większą gotówkę, chciałbyś jednorazowo zapłacić za program z góry i cieszyć się nim bez końca, przeczytaj najpierw artykuł, co bardziej się opłaca – wybrać abonament, czy jednorazowo zapłacić za całość: https://visix.pl/abonament-czy-jednorazowy-koszt-finansowanie-inwestycji/

2. Wybierz technologię

Wielu przedsiębiorców nie chce się zdecydować na zbyt duże wydatki, zbyt długi proces wdrożenia i zbyt skomplikowany system. Chcą mieć łatwą możliwość zarówno wejścia, jak i wyjścia z usługi. Być może w późniejszym etapie byliby bardziej skłonni do wdrożenia systemu ERP, ale na początku podchodzą do sprawy ostrożnie.

Przeczytaj artykuł co może pójść nie tak podczas wdrożenia systemu ERP i jak temu zaradzić?

Dobrym rozwiązaniem na początek jest gotowa aplikacja do zarządzania produkcją, której większość modułów jest uniwersalna, część usprawnień da się dostosować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, wdraża się ją w kilka godzin, płaci się miesięczny abonament jedynie za ilość obsługiwanych stanowisk, a rezygnacja to kwestia miesięcznego wypowiedzenia.

W tym miejscu pojawia się jeden z wielu punktów zbornych 10 przykazań – wybrana technologia musi być zgodna z postawionymi na początku celami. Te z kolei warto również określić podczas rozmów z pracownikami, ale o tym za chwilę.

A co ze sprzętem komputerowym? Czy obecnie posiadane urządzenia podołają wymogom nowoczesnego oprogramowania, które planujesz wdrożyć? Żeby nie tworzyć dodatkowych kosztów warto zwrócić uwagę i na ten aspekt. W aplikacjach w tzw. „chmurze” wystarczy dostęp do internetu, przeglądarka Chrome i dowolny tablet, czy komputer – zatem żaden specjalistyczny sprzęt. Wszystko to można znaleźć w firmie i nie trzeba dodatkowo kupować.

Dzisiaj pobierasz aplikację, instalujesz i możesz rozpocząć wdrażanie. Szybko i sprawnie.
Sprawdź, czy aplikację do zarządzania produkcja FACOTRY plus zrealizuje Twoje cele.

3. Opracuj plan wdrożenia

Kiedy aplikacja jest już zainstalowana na komputerze czy tablecie, musisz poświęcić czas na opracowanie marszrut i wprowadzenie ich do systemu. Do tego momentu pracownicy nie mają jeszcze dostępu do zleceń za pośrednictwem aplikacji na swoich profilach.

Pozwól sobie na dogłębne zapoznanie się z procedurą. Jest ona bardzo prosta, intuicyjna, jednak na początku wymaga uwagi. Lepiej przedstawić aplikację do zarządzania produkcją pracownikom tydzień później, ale z kompletnie uzupełnionymi danymi niż trochę wcześniej i narazić ich na niedomówienia i pobudzić tym samym niechęć do pracy w nowym systemie.

Zapewnij ich również, że w każdej chwili mogą poprosić o pomoc w obsłudze aplikacji. Bardziej cenione są popełniane błędy podczas wdrożenia niż brak jakiejkolwiek aktywności. Określ czas wdrożenia, aby pracownicy mieli jasność, że nie od razu muszą wszystko bezbłędnie obsługiwać. Ale jednocześnie zaznacz od kiedy obsługa aplikacji będzie obowiązywać już wszystkich.

4. Starannie wybierz firmę, która dostarcza usługę

Wiesz już, czego potrzebujesz i co chcesz osiągnąć. Jeśli zdecydowałeś się na aplikację do zarządzania produkcją weź pod uwagę te elementy, które powinny zaważyć na podjęciu decyzji na która firmę się zdecydować:

dostępność usługi – dopytaj podczas rozmowy jak długo trwa wdrożenie aplikacji i jak trudna jest rezygnacja z usługi. Ile trwa okres wypowiedzenia jeśli zdecyduję się na usługę abonamentową? Jeśli zależy Ci na prostej aplikacji możliwość instalacji powinieneś móc uzyskać „od ręki”, a rezygnacji w ramach miesięcznego wypowiedzenia;
koszt wdrożenia – co musisz kupić, aby móc wdrożyć aplikację? Czy są jakieś koszty początkowe przy podpisywaniu umowy? Jeśli posiadasz komputer w firmie nie powinieneś ponosić żadnych dodatkowych kosztów poza wybranym przez siebie abonamentem;
częstotliwość aktualizacji – jak często aplikacja dopasowuje się do zmian technologicznych? Czy trzeba wgrywać aktualizacje, jeśli tak to jaki mają one wpływ na standardowy przebieg prac? Czy w związku z tym są przerwy w dostawie usługi? Aktualizacje nie powinny mieć żadnego wpływu na standardowy przebieg prac w Twojej firmie;
helpdesk – jeśli coś nie działa, jak można skontaktować się z serwisem i w jakim czasie udzielą pomocy? Zgłoszenie powinno być przyjęte natychmiast, a naprawa usterki w ciągu 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia;
dostępne materiały do wdrożenia – jeśli zdecydujesz się na aplikację, to czy poza szkoleniem podczas wdrożenia możesz liczyć na dodatkowe konsultacje i materiały offline z podstawowej obsługi? Przez pierwsze tygodnie pracy z aplikacja powinieneś mieć możliwość regularnych konsultacji wraz z dostępem do materiałów szkoleniowych;
referencje – co mówią o aplikacji inni klienci? Czy można się z nimi skontaktować, żeby zapytać o aplikację i jej obsługę? Firma powinna udostępnić referencje podmiotów, z którymi współpracuje. Najczęściej są one dostępne na stronie internetowej;
aplikacja a rozwój firmy – czy aplikacja będzie się rozwijać? Jeśli na teraz wystarcza to co aktualnie jest w pakiecie, to jak będzie wyglądać obsługa aplikacji, jeśli firma się rozwinie? Będzie wtedy konieczność przejścia i tak na system ERP, czy może są przewidziane perspektywy rozwoju w aplikacji? Dobrze napisana aplikacja powinna mieć możliwość rozwoju w wybranych kierunkach, a także niezawodny sposób migracji danych w razie konieczności ich transferu.
łatwość obsługi – nawet najlepszy program nie będzie używany, jeśli pracownicy będą dodatkowo obciążeni jego obsługą i zamiast korzystać z niego jako ułatwienia, będą uważać go za problem, którego należy unikać. Program musi być prosty w obsłudze.

5. Przygotuj pracowników na nadchodzące zmiany

Jeśli kierownik wszedłby do firmy i powiedział: „Od jutra zmiany! Szykujcie się”, to nie ma na świecie firmy, która przyjęłaby ten komunikat z radością. Ludzie nie lubią zmian, są negatywnie do nich nastawieni, często się ich boją, a strach pochodzi z braku wiedzy na temat wprowadzanych nowości. Zatem bardzo prosto odwrócić ten schemat.

Zanim pojawi się komunikat o zmianie, należy zacząć od pytania skierowanego do pracowników – co chcielibyście zmienić w strukturze organizacyjnej firmy, gdzie widzicie trudności, co zmniejsza efektywność waszej pracy itp. Takie rozmowy potrzebne są również po to, by dobrze określić cele opisane na początku w pierwszym punkcie. Pytając pracowników o to co chcieliby zmienić angażuje ich w proces zmiany. W ten sposób chętniej do niej podejdą, bo przecież ostatecznie to oni również będą użytkownikami aplikacji.

Takie konsultacje oswajają pracowników z myślą, że idzie nowe, ale ono wcale nie jest straszne, bo nie jest niczym nowym, tylko tym o czym rozmawialiśmy z szefem. Samo wdrożenie aplikacji będzie wisienką na torcie, swoistym uwieńczeniem procesu zmiany, który wziął swój początek w rozmowach na temat potrzeb z pracownikami. Nie trzeba będzie ich przekonywać do korzyści płynących z aplikacji, bo sami zobaczą, że aplikacja daje rozwiązanie dotychczasowych problemów, zatem łatwiej będzie im korzystać z niej na co dzień.

Przeszkolenie pracowników

Ważne jest przeszkolenie pracowników z obsługi aplikacji. Warto poświęcić na to odpowiednią ilość czasu. Pracownicy muszą zyskać pewność, że obsługa aplikacji ma im ułatwić pracę, a nie być kolejna trudnością w ramach obowiązków służbowych. Szkolenia powinny być przeprowadzane regularnie. Obszerne na początku oraz uzupełniające co miesiąc, lub np. raz na kwartał. Aplikacja powinna się rozwijać, zatem każda dodatkowa funkcja użyteczna z punktu widzenia przedsiębiorstwa powinna być przedstawiona pracownikom i od razu wdrożona.

Pamiętaj, że oprogramowanie jest tylko narzędziem. Bez zaangażowania pracowników będzie bezużyteczne. Dlatego dając przykład swoim zaangażowaniem budujesz zaangażowanie swoich podwładnych. Poświęcając czas na szkolenia i wdrożenie nowości przybliżasz synergię aplikacji z przedsiębiorstwem i ludźmi. A nade wszystko pokazując pracownikom ich efekty pracy w postaci wygenerowanych raportów, czy zwizualizowanych wyników pobranych z aplikacji udowadniasz im, że było warto podjąć te wyzwanie.

6. Zbierz wymagania od wszystkich zaangażowanych stron

Ten punkt pojawił się już kilka razy wcześniej, zarówno przy wyznaczaniu celów, jak i konsultacjach z pracownikami. To wymagania zarówno ze strony właściciela przedsiębiorstwa, jak i pracowników stworzą wspólną koncepcję projektu. Biorąc pod uwagę każdą ze stron będzie można wyznaczyć właściwe cele, które zadecydują, czy przedsięwzięcie okaże się sukcesem.

7. Zbuduj zespół projektowy

Jeśli nie ma odpowiedzialnych za przeprowadzenie projektu, to z pewnością się on nie powiedzie. Musisz wyznaczyć lidera, który wokół siebie zbuduje zespół. Jak to zrobić? To zależy od struktury w firmie. Najczęściej za wdrożenie odpowiedzialny jest kierownik produkcji, który wraz z kierownikami zmiany pilnuje, aby wdrożenie aplikacji przebiegało zgodnie z planem. Kierownicy zmiany wiedzą, który z pracowników może pomóc podczas wdrożenia, który mocno się zaangażuje, a który wręcz przeciwnie będzie zniechęcał pozostałych do bliższego zapoznania się z tematem. Dlatego też od samego początku warto pomyśleć o sposobie zaangażowania i odpowiedniej gratyfikacji dla tych najbardziej wytrwałych.

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule jak zachęcać pracowników do zmiany.

8. Uporządkuj dane

Kiedy zdecydujesz się na wdrożenie aplikacji do zarządzania produkcją musisz pamiętać, że część posiadanych danych trzeba będzie wprowadzić do systemu. Są to np. stany magazynowe, czy baza danych klientów i dostawców. Jeśli posiadasz takie dane w pliku Excel, to jesteś na wygranej pozycji. Import danych z pliku Excel powinien pójść jak z płatka.

Przy okazji migracji danych, warto pomyśleć o porządkach w bazie. Z pewnością widnieją w niej rekordy nieaktywnych klientów, zamkniętych już dawno hurtowni oraz nieistniejących od pewnego czasu dostawców. To dobry moment na pozbycie się nieaktywnych kontrahentów i produktów, czy usług, których nie ma już w ofercie.

9. Wnikliwie przetestuj system przed wejściem na produkcję

Nawet prosta aplikacja do zarządzania produkcją musi być dobrze przygotowana przed ostatecznym wdrożeniem. W ciągu kilku chwil można ją pobrać i zalogować się do niej, ale warto poświęcić odpowiednią ilość czasu, by dobrze zaplanować marszruty i uzupełnić wszystkie dane. Zadbaj o to, by pracownicy mogli korzystać z komputera lub tabletów na hali w taki sposób, by każde logowanie nie kolidowało z codzienną pracą. Jeśli pracowników jest wielu, komputerów z dostępem do Internetu powinno być więcej niż jeden.

Aplikację FACTORY plus można również uruchamiać na obrabiarkach CNC, co zmniejsza konieczność współdzielenia komputera między wieloma pracownikami.

Pamiętaj, że o sukcesie wdrożenia aplikacji decyduje to, czy pracownicy będą z niej regularnie korzystać. Jeśli wszystko dobrze przygotujesz, zadbasz o sprzęt, ustalisz marszruty i nadasz uprawnienia, pracownicy przyjmą system jak ubranie szyte na miarę. Jeśli natomiast pojawi się wiele problemów wynikających z pośpiechu – mogą one zniechęcić załogę do nowej technologii.

Warto przemyśleć przetestowanie aplikacji np. na jednej linii produkcyjnej. Wszelkie ewentualne problemy łatwiej jest skorygować w przypadku mniejszego organizmu. Wówczas na pozostałych liniach będzie łatwiej uniknąć wcześniejszych błędów.

10. Korzystaj z oprogramowania

Jeśli nawet przejdziesz przez wszystkie 9 kroków z sukcesem i poprzestaniesz na nich, całe przedsięwzięcie będziesz mógł nazwać porażką. Każdy z wcześniejszych 9 kroków ma przygotować Ci grunt do głównego celu – korzystania z aplikacji na co dzień. Wszystko wcześniej ma umożliwić przeprowadzenie wdrożenia, ale chodzi o stan regularnego korzystania z aplikacji, bo dopiero wówczas będzie ona zarabiała na siebie i dla Ciebie.

Kiedy i jak wdrożyć aplikację do zarządzania produkcją? – podsumowanie

dawaj przykład pracownikom swoim zaangażowaniem w korzystanie z aplikacji;
dziel się z nimi swoimi wrażeniami;
bądź ciekaw opinii pracowników na temat aplikacji, wysłuchuj zarówno tych pozytywnych, jak i negatywnych;
wspieraj pracowników w działaniach z aplikacją;
korzystaj z raportów i analiz;
prezentuj wyniki pracownikom, by widzieli po co została wdrożona aplikacja;
wykorzystuj dostępne wyniki do dalszego rozwoju firmy;
rozwijaj przedsiębiorstwo i generuj zyski;
nieustannie przyglądaj się procesom produkcyjnym i udoskonalaj je również za pomocą aplikacji. Doskonalenie się jest procesem ciągłym.

Zatem:

Wiesz już, kiedy i jak wdrożyć aplikację do zarządzania produkcją. Sprawdź, jak działa aplikacja do zarządzania produkcją FACTORY plus lub wypróbuj ją za darmo:

Chcę wypełnić formularz i wypróbować aplikację