15 kwietnia 2022
Joanna Wrzeszcz

Excel to program, którego człowiek zaczyna się uczyć już w okresie szkoły podstawowej. Powoduje to, że arkusz kalkulacyjny to coś, co w pewnym stopniu zna każdy. Cechują go duże możliwości zastosowania oraz liczne formuły, które ułatwiają przeliczanie i gromadzenie różnych danych. Nic dziwnego, że programy takie, jak Excel, stały się podstawowym sposobem na planowanie i organizowanie produkcji w poszczególnych firmach. Niosą za sobą wiele zalet, ale często pojawiają się także wady takiego rozwiązania. Co trzeba wiedzieć, zanim zdecydujesz się na planowanie w arkuszu kalkulacyjnym? W jakich kwestiach okaże się pomocny, a w jakich problematyczny? Czy warto zaczynać od planowania w Excelu? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w naszym artykule.

Spis treści

Jedno narzędzie o wielu możliwościach, ale czy wystarczające?

Łatwość dostępu

Dzięki dużej powszechności trudno znaleźć osobę, która nigdy nie korzystała z programu Excel. Planowanie produkcji w Excelu jest dość popularne. Arkusz kalkulacyjny odznacza się kilkoma istotnymi zaletami, a jedną z nich jest łatwy dostęp do programu. Nie wymaga on określonych parametrów na urządzeniu, na którym chcemy z niego skorzystać. To program wyjątkowo prosty do pobrania i zainstalowania, a koszty jego użytkowania są stosunkowo niewielkie.

Prostota obsługi

Excel cechuje się również prostotą arkusza. Każda strona jest wypełniona rzędami kolumn i wierszy, które tworzą poszczególne komórki. Istotne jest, że arkusz Excela nie ma swojego końca, a co za tym idzie, dane mogą być wprowadzane przez wiele lat w ramach jednego pliku.

Wiele opcji modyfikacji

Excel posiada wiele funkcji i możliwości modyfikacji. Rozmiary wierszy i kolumn można dowolnie modyfikować pod własne potrzeby, aby zmieścić w nich konkretną zawartość. Komórki mogą zostać wyróżnione kolorem lub obramowaniem, a tekst w nich zawarty można modyfikować pod kątem wielkości czy czcionki. Takie zabiegi pozwolą na wyznaczanie poszczególnych kategorii, podkreślanie najważniejszych punktów i wypracowanie najwygodniejszego systemu.

Arkusz kalkulacyjny jest wyposażony w specjalne formuły, z pomocą których bez trudu obliczysz wszystkie potrzebne dane. Przydadzą się zarówno do prostego podliczania i rachunkowości, jak i do bardziej skomplikowanych wyliczeniach ze zmiennymi wartościami. Excel we właściwych rękach staje się programem wielofunkcyjnym i niezwykle przydatnym.

Jednak, gdy Twoja produkcja zaczyna rosnąć, możesz odczuć, że ręczne wprowadzanie danych zajmuje Ci zbyt wiele czasu. A przecież mógłbyś go poświęcić na rozwijanie swojej firmy! Nasz program do planowania produkcji dla małych i średnich firm plus pozwoli Ci zautomatyzować swoją produkcję.

Planowanie produkcji w Excelu – dobre rozwiązanie dla niedużej firmy

Dzięki swojej prostocie oraz dużym możliwościom zastosowania Excel to dobry wybór na początek działalności firmy lub w mniejszych biznesach. Jedna osoba może skutecznie działać i planować za pomocą arkuszu kalkulacyjnego, ponieważ zawiera on wszystkie niezbędne funkcje. Wykorzystując plik w Excelu, bez trudu podliczysz koszty działalności firmy, sprzedaż produktów i usług oraz rozplanujesz nowe projekty.

Może także sprawdzić się przy podliczaniu czasu pracy i wynagrodzenia dla Twoich pracowników. Dobrze nada się do planowania i rozpisywania strategii marketingowych, kalendarzy promocji i reklam w social mediach. Możesz go dowolnie modyfikować i przesyłać, a dzięki rozwojowi technologii, Excel może być odczytywany i edytowany również na takich urządzeniach, jak tablet lub smartfon. Przy niewielkiej firmie, rodzinnym biznesie czy lokalnej produkcji Excel może być wystarczający, ale nie musi. Wszystko zależy od potrzeb właściciela firmy.

W pewnym momencie może się jednak okazać, że w Twojej firmie Excel jest niewystarczający i praca z nim zajmuje zbyt wiele czasu. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi prosty program do zarządzania produkcją Factory Plus.

Wada Excela: konieczność ręcznego wprowadzania danych

Jak każdy program, Excel posiada również swoje wady. Główną z nich jest potrzeba ręcznego wprowadzania wszystkich danych. O ile nie stanowi to problemów przy niedużych ilościach informacji, to w momencie znacznego rozwoju przedsiębiorstwa liczby mogą się drastycznie zwiększyć.

Ręczne wprowadzanie większej ilości danych może wiązać się również z wystąpieniem błędów, na których skutek powstaną rozbieżności w dalszych podsumowaniach. Może to generować straty firmy lub problemy z nadmierną czy niewystarczającą produkcją, a co za tym idzie, przyczynia się do wyższego poziomu stresu. Drobny błąd w kalkulacjach może czasem doprowadzić nawet do problemów z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Niezwykle istotne jest poświęcenie dużej ilości uwagi, aby zapobiec tego typu pomyłkom, co przekłada się jednak na dodatkowy czas pracy. W efekcie program Excel przestaje być wystarczającym sposobem planowania.

W dedykowanych programach do zarządzania produkcją ten problem zostaje rozwiązany. Możesz oczywiście manualnie wprowadzać pewne dane, ale system potrafi automatycznie rozdzielać pracę i planować kolejne jej etapy. Przydatna jest funkcja przeciągnij-upuść, która pozwala szybko przypisać pracę do danego stanowiska.

Wada Excela: brak śledzenia zmian w czasie rzeczywistym

Dodatkową wadą jest również ograniczona możliwość korzystania z pliku. W jednym czasie może być on edytowany tylko przez jedną osobę. To sprawia, że przy dużych firmach z wieloma działami, które również wprowadzają do niego swoje dane, trudnością staje się kwestia weryfikacji kompletności informacji.

Podobną przeszkodę stanowi samo przesyłanie arkusza kalkulacyjnego za pomocą poczty elektronicznej. Ciężko określić, u kogo znajduje się najbardziej aktualny plik, a to może skutkować zamieszaniem i nieporozumieniami w obrębie różnych działów. Zamieszanie, spowodowane brakiem płynności przepływu informacji, może negatywnie wpłynąć na firmę. Dlatego w momencie powstawania kolejnych działów oraz zatrudniania dużej ilości pracowników, lepiej zamienić klasyczny arkusz kalkulacyjny na bardziej funkcjonalne, profesjonalne narzędzia do planowania.

Planowanie produkcji w Excelu czy w FACTORY plus?

Program do zarządzania produkcją Factory Plus pozwala w czasie rzeczywistym śledzić postępy prac i wprowadzać nowe informacje np. dla pracowników. Są one widoczne także w ich panelu od razu po wprowadzeniu. Również w czasie rzeczywistym możesz monitorować poziom zapasów magazynowych.

Jeśli chcesz rozwijać, optymalizować i automatyzować swoją produkcję, nowoczesny system do zarządzania produkcją okaże się niezbędny.

Planowanie produkcji w Excelu – podsumowanie

Jak przy wielu rozwiązaniach, tak i w przypadku planowania produkcji w Excelu możemy doszukać się zalet i wad. Arkusz kalkulacyjny to wspaniałe narzędzie dla początkujących, niedużych firm, gdzie nie jest wymagane wprowadzanie dużych ilości danych ani przesyłanie pliku wielu osobom. Jeżeli program przestaje spełniać oczekiwania, warto pomyśleć o innym zamienniku, który będzie spełniał wszystkie potrzeby Twojej firmy.