Excel czy system zarządzania produkcją – co wybrać do niedużej firmy?

Prowadzisz małą firmę produkcyjną i szukasz rozwiązań, które mogłyby poprawić wydajność Waszej pracy? Wielu właścicieli firm nie rozstaje się z Excelem, żeby mieć wszystko uporządkowane. Jednak Excel wymaga ręcznego dodawania wielu informacji oraz tworzenia reguł. Dlatego alternatywą jest specjalne oprogramowanie do zarządzania firmą produkcyjną, które posiada szereg rozwiązań przyspieszających pracę. Jaki system zarządzania produkcją sprawdzi się w przypadku niedużej firmy? Sprawdźmy!

Planowanie produkcji w niedużej firmie produkcyjnej

Planowanie produkcji w firmie, która ma niewielu pracowników wcale nie jest łatwe. Jeśli zadajesz sobie pytanie Excel czy system zarządzania produkcją, zacznijmy od ustalenia jakie zadania są do wykonania. Do największych wyzwań należą:

• problem z przepływem informacji
• braki informacyjne wśród pracowników na hali
• identyfikacja błędów, które spowalniają procesy produkcyjne
• problem z przejrzystymi instrukcjami dla pracowników
• kontrola stanów magazynowych i ich optymalizacja
• analiza czasu pracy i optymalizacja 

Zanim odpowiemy na pytanie Excel czy system zarządzania produkcją, sprawdźmy zalety i wady tego pierwszego.

Excel kontra system zarządzania produkcją – wady i zalety 

Tak jak wspomnieliśmy, wielu kierowników produkcji i właścicieli niedużych firm produkcyjnych korzysta z Excela. Oczywiście jest to bardzo popularne i przejrzyste narzędzie, które ma wiele zalet. Jednak możesz zorientować się, że w niektórych momentach Excel nie wystarcza.

Możliwe wady Excela przy planowaniu produkcji

• danych jest coraz więcej i coraz trudniej kontrolować je oraz efektywnie nimi zarządzać w programie Excel
• ręczne wprowadzanie danych może generować błędy
• harmonogramy produkcji zmieniają się w szybkim tempie i trudno aktualizować wszystko w Excelu
• arkusz kalkulacyjny nie daje możliwości śledzenia zmian przez kilku pracowników naraz w czasie rzeczywistym, a korzystanie z arkuszy na dysku Google niesie ryzyko, że ktoś przez pomyłkę wprowadzi złe dane
• planowanie produkcji w narzędziu, które nie jest stricte do tego dedykowane jest trudniejsze

Jeśli chcesz dokładnie poznać wady i zalety planowania produkcji w Excelu przeczytaj ten artykuł: Planowanie produkcji w Excelu – wady i zalety

Jakie systemy do zarządzania produkcją w niedużej firmie mogą okazać się rewolucyjne?

Jak widzisz odpowiedź na pytanie Excel czy system zarządzania produkcją wcale nie jest oczywista. Dużo zależy od tego czy Excel aktualnie Ci się sprawdza.

Jeśli jednak czujesz, że nie do końca spełnia on Twoje oczekiwania, pomyśl o programie do zarządzania produkcją. Na rynku możemy znaleźć różne systemy do zarządzania produkcją w niedużej firmie. Możemy sobie podzielić dostępne opcje według rozmiarów Twojej firmy.

Wielkość firmy – od tego zależy czy Excel czy system zarządzania produkcją będzie lepszy

• mikro firmy – to małe firmy produkcyjne, które zatrudniają maksymalnie 10 osób. Dla nich podstawą pracy jest bardzo często Excel lub prosty program do zarządzania produkcją typu Factory Plus

• nieduża firma produkcyjna do 30 pracowników – w takim przypadku również najlepiej sprawdzą się nieskomplikowane systemy zarządzania produkcją. Zwykle oferują one możliwość wykupienia abonamentu w zależności od liczby pracowników np. koszt Factory Plus to 95 zł miesięcznie + 30 zł za kolejnego pracownika.

• firma średniej wielkości do 50 pracowników – w takim przypadku najczęstszy wybór pada na system do zarządzania produkcją w wersji premium, programy typu MES lub nawet systemy ERP. Jednak trzeba dobrze przemyśleć chęć wdrożenia zaawansowanego systemu MES lub ERP. Wydatek jest duży, a w praktyce może się okazać, że większość funkcji się nie przydaje.

Odpowiadając na pytanie Excel czy system zarządzania produkcją, możemy stwierdzić, że jeśli liczba danych zaczyna się zwiększać, Excel może nie wystarczyć.

Praktyczna porada: Na początek przetestuj system zarządzania produkcją za darmo. Dzięki temu zorientujesz się czy jest on wystarczający dla Twojej firmy. Wiele firm oferuje darmowy okres testowy. Możesz testować za darmo także nasz Factory Plus. 

Jak rozpocząć pracę z systemem zarządzania produkcją?

Jeśli zdecydujesz się na spróbowanie czegoś innego niż Excel, możesz testować różne funkcje. Różne narzędzia mogą mieć trochę inne funkcje, ale tutaj powiemy Ci na przykładzie naszego narzędzia jak to działa:

W programie możesz automatycznie dodawać i rozdzielać zlecenia

To jedna z najważniejszych funkcji prostego systemu zarządzania produkcją. Nie musisz być na hali, nie musisz dzwonić i tłumaczyć zleceń. Wystarczy, że dodasz w programie nowe zlecenie i automatycznie rozdzieli on pracę. Możesz także samodzielnie przypisywać pracę poszczególnym pracownikom za pomocą funkcji przeciągnij-upuść.

Plan produkcji aktualizuje się w czasie rzeczywistym, więc nie musisz być w firmie, żeby widzieć co się dzieje. Excel czy system zarządzania produkcją? W przypadku analizy danych w czasie rzeczywistym, system do zarządzania produkcją, taki jak Factory Plus, jest zdecydowanie wygodniejszy. Można oczywiście skorzystać z Google Sheets, żeby widzieć pewne w czasie rzeczywistym, ale nadal dużo jest pracy ręcznej.

Jasne polecenia dla pracowników na hali

Dobry system zarządzania produkcją dla niedużej firmy powinien mieć prosty panel kierownika produkcji i pracownika. Dzięki temu każdy pracownik będzie mógł bardzo szybko nauczyć się obsługi programu. Osoba odpowiadająca za planowanie produkcji może dodać do każdego produktu załączniki, które ułatwią zrozumienie zadania pracownikom hali. Może także jednym kliknięciem wybrać marszrutę technologiczną. Sprawi to, że pracownik będzie mógł w każdej chwili zerknąć czy wykonuje pracę prawidłowo. 

Pracownik po otrzymaniu zlecenia, może sprawdzić je na tablecie i otrzymać np.

• listę produktów do wykonania
• rysunki w załącznikach
• zdjęcia w załącznikach
• uwagi od kierownika bezpośrednio przy zleceniu

Więcej o funkcjach programu do zarządzania produkcją w niedużej firmie przeczytasz tutaj.

Podsumowując, Excel czy system zarządzania produkcją – odpowiedź nasuwa się sama. System zarządzania pozwala uniknąć wykonywania wielu czynności ręcznie, co oszczędza Twój czas i pieniądze. Koszty systemu w małej firmie to 100-500 zł w zależności od liczby pracowników. Czy się opłaca? Jak najbardziej!

Czytaj także…

Planowanie produkcji w Excelu – zalety i wady: https://visix.pl/planowanie-produkcji-w-excelu-zalety-i-wady/

Excel vs Trello vs Factory plus – efektywne zarządzanie mikro produkcją? https://visix.pl/excel-vs-trello-vs-factory-plus-jak-zarzadzac-produkcja/

Podejście systemowe jako holistyczne zarządzanie produkcją: https://visix.pl/podejscie-systemowe-jako-holistyczne-zarzadzanie-produkcja/