Rozliczanie produkcji krok po kroku – jak do tego podejść mądrze?

Rozliczanie produkcji to podstawowa czynność, dzięki której dowiemy się nie tylko tego, jakie firma przyniosła zyski w danym okresie, ale także na jakim etapie pojawiły się ewentualne przeszkody. Dokonanie analizy kosztów i zysków to zgromadzenie dużej ilości danych dotyczących funkcjonowania Twojej firmy. Można za każdym razem dokonywać tego krok po kroku w tradycyjny sposób, czyli poprzez analogowe zapisywanie i obliczanie danych. Jest to jednak niezwykle czasochłonne! O wiele szybciej zrobisz rozliczanie produkcji, dzięki wykorzystaniu nowych technologii, czyli poprzez wdrożenie programu do zarządzania firmą produkcyjną. 

Rozliczanie produkcji – na czym to polega?

Bardzo często rozliczanie produkcji odbywa się poprzez podstawowe podsumowanie zysków z danego okresu i porównanie wyniku z poprzednimi okresami działalności. Niestety to o wiele za mało, aby przeprowadzić optymalizację procesów produkcyjnych i wdrożyć poprawki.

Poprawne przeanalizowanie kosztów produkcji pozwala uzyskać informacje o tym, na jakich produktach Twoja firma zyskuje, a na jakich jest stratna. Po przeprowadzeniu rozliczenia produkcji krok po kroku, może się okazać, że z niektórych produktów trzeba będzie zrezygnować lub fundamentalnie zmienić proces ich wytwarzania. 

Zamiast ręcznego rozliczania produkcji, możesz korzystać z narzędzi, które zrobią to automatycznie i szybko. Zerknij na widok szczegółowego Raportu Produkcji w programie FACTORY plus (wyniki możesz też filtrować np. po nazwie produktu):

W Raporcie możesz wygenerować szczegółowe informacje na temat każdego procesu produkcji, sprawdzić ilość oraz wartość zużycia materiału, czas pracy, a także porównać go z planowanym czasem pracy, sprawdzić wydajność oraz koszty pracy. Wszystkie te dane jednym kliknięciem można wyeksportować do Excela.

Rozliczanie produkcji krok po kroku 

Poniżej przeczytasz o tym, jakie dane należy bezwzględnie zebrać, aby móc rzetelnie wykonać rozliczanie kosztów produkcji. Niezależnie od tego, czy będziesz dokonywać tego ręcznie, czy nanosić dane do programu do rozliczania produkcji, na początku będzie to wyzwaniem.

Co jest największym kosztem produkcji?

Odpowiedz sobie na pytanie – co stanowi największy koszt produkcji? Który czynnik decyduje o tym, czy dany produkt przynosi zyski lub straty?

W zależności od rodzaju produkcji, jaką prowadzisz, o rentowności produktu mogą decydować koszty robocizny, wykorzystywanych materiałów, maszyn lub elektryczności. Postaraj się zsumować wszystko co składa się na koszty produkcji w Twojej firmie. 

Ile czasu zajmują poszczególne zadania i jaki jest koszt surowców?

Ustal ile czasu zajmują poszczególne czynności przebiegające na hali produkcyjnej oraz jaki jest koszt surowców, które są potrzebne do wykonania produktu. To szczególnie istotne, jeśli produkty są wykonywane seryjnie. Aby nie komplikować sobie za bardzo pracy na początku rozliczania produkcji, wystarczy że będziesz obserwował proces produkcyjny i porozmawiasz z pracownikami hali. Jednak na dłuższą metę taki model się nie sprawdza. Żeby rozwijać swoją produkcję warto, żeby pracownicy prosto raportowali swoją pracę i zużycie surowców (tutaj znowu odsyłamy Cię do prostego programu do zarządzania produkcją FACTORY plus).

Z uzyskanych danych wyciągnij średnią. Tak samo postąp z kosztami surowców – oblicz średnie ceny nabycia surowców na przestrzeni danego okresu i użyj ich przy kalkulacji kosztów. Jeśli masz program do rozliczania produkcji, będzie łatwiej, ponieważ dane automatycznie będą aktualizowane.

Jak monitorujesz produkcję i jak często?

Ustal sposób monitorowania danych z produkcji. Niezbędne jest określenie, jaki proces aktualnie monitorujemy oraz jak często tego dokonujemy. Czy możesz się zająć tym sam, czy będzie musiał zostać do tego oddelegowany oddzielny pracownik? Dane możesz zapisywać w zeszycie albo arkuszu kalkulacyjnym.

Rozliczanie produkcji a koszty materiałowe

Oblicz koszty materiałowe – jeśli korzystasz z drogich surowców, to przyjrzyj się dokładniej temu, co się z nimi dzieje podczas procesu produkcyjnego. Do każdego otrzymanego zlecenia powinieneś bez problemu przyporządkować odpowiednią ilość surowca o określonych cenach. To ważne, ponieważ bez rzetelnego monitorowania kosztów materiałowych może okazać się na przykład, że zbyt duża ilość surowca jest wyrzucana podczas obróbki. W Factory Plus możesz wygodnie monitorować zużycie surowców i rezerwować surowce pod konkretne zlecenia.

Zatrudnieni pracownicy 

Policz koszty związane z zatrudnieniem pracowników. Koszty są wysokie zwłaszcza wtedy, kiedy Twoja firma produkuje przedmioty jednostkowe lub małoseryjne albo jeśli obsługa maszyn produkcyjnych wymaga wyższych kwalifikacji. Musisz uzyskać informacje dotyczące np. tego ile osób jest zaangażowanych w wytworzenie jednego produktu. Weź pod uwagę także urlopy pracowników i zwolnienia chorobowe.

Rozliczanie produkcji a koszt maszyn i urządzeń

Oblicz ile wynoszą koszty maszyn i urządzeń. Tutaj chodzi oczywiście nie tylko o cenę ich zakupu, ale także to ile kosztują ich przeglądy, remonty i naprawy. Ważne jest ustalenie kosztów przezbrojeń i pozyskanie informacji przez ile godzin roboczych maszyna pracuje. Dobrą metodą ustalenia kosztów maszyn jest wyznaczenie średniego kosztu godziny pracy urządzenia. Bardzo łatwo uzyskać takie dane, kiedy firma posiada system do zarządzania produkcją. Wówczas czas pracy maszyn naliczany jest automatycznie poprzez zmiany wprowadzane do systemu przez pracownika.

Obejrzyj video o Factory Plus i dowiedz się, że rozliczanie produkcji i pracy maszyn może być prostsze! 

Podwykonawcy i koszty pośrednie

Oszacuj wysokość kosztów, które ponosisz na podwykonawstwo. Tutaj proces rozliczania ponoszonych kosztów jest bardzo podobny do przeliczania kosztów surowców. Uwzględnij koszty pośrednie, na przykład koszty wydziałowe, koszty budynków i sprzedaży. 

Koszty produkcji – podsumowanie 

Po uzyskaniu wszystkich wymienionych danych, możesz przystąpić do obliczenia kosztów produkcji. Jak widzisz danych do przeanalizowania jest naprawdę sporo, co może być dużym wyzwaniem, jeśli będziesz to robił bez pomocy programu do zarządzania produkcją. Sumę kosztów porównaj do tego, jakie były Twoje prognozy i przewidywania wstępne. Dzięki temu dowiesz się czy produkcja przebiega zgodnie z planem i na jakim etapie pojawiają się straty. Optymalizacja kosztów jest znacznie prostsza, kiedy twarde dane wskazują, gdzie w trakcie procesu produkcji znajdują się jego słabsze punkty. 

Rozliczanie kosztów produkcji przy pomocy Factory Plus – zalety

Factory Plus to przyjazny w obsłudze system informatyczny, który jest najlepszym rozwiązaniem na rynku dla małych i średnich firm produkcyjnych. Twórcy Factory Plus skupili się na tym, aby program do rozliczania produkcji ułatwiał identyfikowanie problemów w procesie produkcji oraz pomagał w optymalizacji pracy i kosztów. Rozliczanie produkcji z Factory Plus jest dużo prostsze niż z arkuszem kalkulacyjnym. 

Wdrożenie tego programu z pewnością ułatwi rozliczania kosztów produkcji. Dane zbierane i analizowane przez program do rozliczania produkcji będą przechowywane w zabezpieczonej chmurze. Ich automatyczna analiza pozytywnie wpłynie na cykl produkcji oraz pomoże ograniczyć ponoszone straty. Ogromną zaletą korzystania z Factory Plus jest oszczędność czasu, ponieważ wprowadzanie danych do programu, który sam zajmie się obliczeniami i prognozowaniem przebiega znacznie szybciej niż samodzielne dokonywanie analiz i rachunków. 

Podsumujmy to sobie. Koszty produkcji i jej wydajność sprawdzisz wchodząc w zakładkę Raport Produkcji:

Wygenerujesz szczegółowe informację dotyczące każdego procesu produkcji. Sprawdzisz wartość zużycia materiałów, czas pracy (porównasz go z planowanym wcześniej czasem), wydajność i koszty pracy. Jednym kliknięciem wyeksportujesz dane do Excela:

Od razu zobaczysz też podsumowanie:

• liczby zleceń
• ilości
• czasu pracy
• kosztów pracy
• braków

Raporty Factory Plus – łatwiejsze rozliczanie produkcji! 

Factory Plus generuje na bieżąco raporty na podstawie danych wprowadzanych przez Ciebie i Twoją ekipę. Błyskawicznie zyskasz dostęp do tego ile zajmują przestoje i wydajna praca. Dowiesz się ile czasu zajmują przestoje spowodowane awarią maszyny, brakiem materiałów lub koniecznością przezbrojenia sprzętu. Dostępne w programie informacje dadzą Ci dostęp do stanów magazynowych surowców, półproduktów oraz wszystkich przyjętych zleceń. 

Czy program do rozliczania produkcji to dobre rozwiązanie dla małych firm? 

Zdecydowanie tak! Pamiętaj tylko o tym, aby program do rozliczania produkcji był przygotowany do Twoich rzeczywistych potrzeb, a nie oferował obsługę całej firmy i obiecywał wszystko. Taki program jak Factory Plus jest całkowicie wystarczający dla małych i średnich firm produkcyjnych. To niewielka inwestycja (sprawdź cennik), dzięki której możesz tylko zyskać. System zarządzania produkcją to ogromne ułatwienie w prowadzeniu firmy produkcyjnej, w tym oczywiście rozliczania kosztów produkcji. Nie martw się, że możesz sobie z nim nie poradzić. Pracownicy Factory Plus wdrożą system w Twojej firmie i będą dostępni, aby pomóc i odpowiedzieć na nurtujące Cię pytania.

Czytaj również…

• Jakie są najczęstsze problemy właścicieli firm produkcyjnych i jak je rozwiązywać?
• Case Study: wdrożenie systemu do zarządzania produkcją w firmie S-LAB
• Właściciel firmy produkcyjnej na wakacjach — co mierzyć w firmie, żeby spokojnie odpoczywać?
• System MES dla małej firmy produkcyjnej – 6 korzyści
• Masz firmę usługową? Oszczędzaj czas i pieniądze za sprawą FACTORY plus